Excelから統一システムへの変更。データの一元化を実現し、上場後の課題を解決

コスメ・化粧品、健康、美容分野を中心とした広告・マーケティング事業を手がける株式会社ピアラ。KPI保証型の成功報酬プランを導入しクライアント企業の成長をサポートする「マーケティングコミットカンパニー」を掲げ、2018年12月は東京証券取引所マザーズへ上場も果たしている。

そんな急成長中のベンチャー企業である同社は、クライアントのフロント対応を行うコンサルタントと書類を確認・入金対応する管理部の間で、紙の書類や承認押印などによるアナログな対応からの脱却を目指すべく「MakeLeaps」を導入。

大きな費用対効果とともに様々なメリットがあったと言います。そこで今回は管理本部の磯田様と村上様に「MakeLeaps」を導入した背景や導入後の感想を伺った。

書類のExcel作成・管理は自社もクライアントも大変

まずは御社の事業について教えてください。

ビューティ＆ヘルス領域、食品領域に特化したマーケティングコミットカンパニーとして、主に通販事業を展開されているクライアントを支援しています。具体的には、3つソリューションを持っており、Webマーケティング、べルマーケティング（電話）、リアルマーケティング（紙広告など）を駆使し、最適な方法をコンサルティングしています。

例えば、Webマーケティングであれば、Yahoo!やGoogleなどの広告枠にどのくらいの割合でバナーやLP（ランディングページ）を出せばどのくらい効率よく成果を出せるかなどを検証し、一番最適な方法をアドバイスしたり広告制作などのクリエイティブ支援を行なっています。

御社の強みとはどういったところでしょうか？

1つ目が、成果報酬を取り入れている点です。

クライアントの結果にコミットするために、KPIを事前に設定し、施策の策定・予算配分を行い、成果に応じた報酬をご請求する制度を徹底しています。また、それを実現するために適切なKPIを算出することができるAIを搭載した自社開発のDMPなど幅広いソリューションを提供していること。

2つ目に、健康や美容などの専門分野に特化したマーケティングの実績やノウハウを豊富に持ち合わせていることに尽きると思います。

社員構成はいかがでしょうか？

一番人数が多いのはWebコンサルタントですね。その他、自社でLPや広告バナーを制作するクリエイティブ部門もありますし、Web広告運用担当者やITエンジニアもいて、新卒社員も入社し社員数は100名を超えました（2019年10月現在）。

御社は成果報酬を取り入れているので、売上や入金の管理もポイントですよね。

そうですね。そこは私たち管理部が行なっています。クライアントと直接書類のやりとりをするのは営業を担うコンサルタントなので、彼らが受注や発注を担い、管理部がお金の支払いや入金管理全般を行なっています。

そのため今までは、まずはコンサルタントがExcelで発注書や請求書を作成し、それを経理が確認し、承認してから、印刷して郵送したりPDFをメールで送付していました。

毎月請求書を発行するクライアント数は約200社あるので、なかなか骨の折れる作業です。

自社の業務フローにあった導入のアドバイスが心強かった

以前はExcelで書類作成や管理を行なっていたのですね。当時の課題を教えてください。

一番の課題が、とにかく請求書に関わる業務フローが多すぎたことですね。請求書発行業務は事業を行う上では必要ですが、出来る限り効率化したいと考えていました。そのために今回、システム化に踏み込みました。

当社の請求書発行までの主な流れは、お客様にも発注書を記載いただかないと、原則として請求書が発行できません。当社から請求書を発行する場合も、作成してから印刷し、承認印をもらってようやくお客様へ送付できます。ただし、当社は成長期のクライアントも多く、請求書はPDFで送って欲しいということもあります。その場合は、管理部が保管用にコピーしてからPDFにしてコンサルタントに渡すことに。それであれば最初から印刷するのではなく、Webで完結できた方が良いのではと考えていました。

次に、売上データを請求書から読み解けなかったこと。Excelで作成すると各担当ごとに請求書ファイルを保存しますよね。すると情報が点在してしまい、売上データとして集計することができなくなる。すぐに知りたい情報を即座に見れなくなってしまうのです。結果、経理が改めて修正したり集計作業をしていました。

そして、請求書のレイアウトが統一されていないこと。規定の請求書フォーマットは会社として用意していましたが、統制が全てきくわけではありません。ちょっとした拍子に表が崩れてしまうケースが発生するなど、課題がありました。

そういった理由もあり「MakeLeaps」を導入したのでしょうか？

そうですね。2018年夏頃から具体的に検討を始めました。上場に向け、審査の際に監査法人に数字の説明をしやすくする必要があったこと。そして一番の目的はシステム化し情報を一元管理したいという要望が社内にあったことです。

あとは、当社の代表が単純作業は外注やシステム化による効率化を積極的に受け入れるべきと考えていることも「MakeLeaps」を導入する後押しになりました。

他にも書類作成・管理システムがある中で「MakeLeaps」を導入した決め手はあったのでしょうか？

MakeLeapsを含め、最終的に3製品で選定を行いましたが、断然メイクリープス社の営業対応がよかったことにつきますね。選定から最終決定まで半年以上かかり、想定よりも長期間かけてしまいましたが、気長に待っていただき、さらには当社の現状の運用フローや課題をコンサルタントのように耳を傾けていただき、実際の運用フローのアドバイスまでいただきました。打ち合わせも様々な部署と毎週のように行なうこともありましたが、いつも同席してくださって、私が出席できない場でも安心してお任せできました。そういった対応の柔軟さから信頼も持てましたし、導入後の具体的なイメージが描けたので導入に踏み切りました。 費用面でも高すぎるというわけでもなく妥当な設定で安心できました。

具体的にはどんなアドバイスがあったのでしょうか？

例えば、クライアントの売上データの保管方法についてです。

今のマーケティングの主軸はWebですし、ウェブ広告の場合はコンバージョン数やクリック数が記載された補足資料や単価が記載されたエビデンス資料も必要となります。

MakeLeapsを導入したらどのように保管しようかと考えた時にもアドバイスをいただきました。

具体的な方法としては、Google ドライブに請求月毎のフォルダを作成し、その中にクライアント名がついたフォルダをさらに作成します。そして、その中に請求に関連する資料を保存する。あとはMakeLeapsで請求書を作成し、承認を依頼するときに社内向けのメモ欄にGoogle ドライブのURLリンクをコピー＆ペーストするだけです。

私たちはこれまでもGoogle ドライブを使っていたので、追加の製品を導入するのではなく、今ある製品を組み合わせてどう解決できるか、という観点でご提案してくれたのは有り難かったです。

また、過去のフォルダは「編集」権限から「閲覧」権限に変更するだけで、改ざんのリスクは減らせますし、監査の時もアカウントを配布すれば、MakeLeapsとGoogle ドライブを見てもらえば良いだけなので手間がかかりません。当社の場合、このように若干特殊な使い方ということと利用ユーザー数も多いことから独自のマニュアルも用意してもらいました。精度も高く満足しています。

通常、ITシステムだと、こういう仕組みだからこれに合わせて使ってくださいという型にはまった提案が多い中、当社の業務特性や今後の運用を理解した上で的確なコンサルティングのようなアドバイスをいただけたので心強かったですね。

MakeLeaps導入後のメリットとは？

実際に「MakeLeaps」導入後の効果を教えてください。

まず、当初の目的は「バックオフィス業務のシステム化」もちろんこれが実現できただけでも効果は絶大でした。さらに、何点か挙げると……。

最後に、今後どのようにMakeLeapsを使っていきたいといった理想があれば教えてください。

会社としては今後のキーワードとして、ペーパーレス化、システム化、それによる効率化を掲げているので、手作業を辞めたり、RPAの導入で自動化なども検討しています。

あとは販売管理システムは自社開発製品を使用していますが、監査面やセキュリティチェックを考えると外部製品の利用も視野に入れています。例えばSFA製品やCRM製品を導入し、売上から経理業務まで一元管理するなども行なっていきたいですね。