請求書・見積書の作成時間が短縮されました。
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SF、ML両社のご担当者に導入時のサポートからしっかりと相談にのっていただき、満足のいく形で使えています。今まで月末に集中していた請求書発行作業の時間が短縮されました。見積書や納品書にワンクリックで変更できる機能も助かっています。何よりもExcel等で作成していた頃に比べてのケアレスミスがなくなったのでよかったです。(AppExchangeレビューより)
千葉県を中心に物流・介護・医療関連会社の求人広告を代理店として取り扱い、掲載媒体の選定から採用後のフォローまで、企業の採用活動をトータルにサポートしている株式会社UHB。人材難に課題を抱える業界の求人広告のプロとして支えています。
今回は、そんな株式会社UHBの代表取締役である松本 直子様に、顧客管理システム「Salesforce」や、Salesforceと連携して使用しているクラウド請求管理ソフト「MakeLeaps (MakeLeaps for Salesforce 略称：ML4SF)」についてお話を伺いました。
これらのシステムを導入した背景や、SalesforceとMakeLeapsの連携により、経理や財務の作業においてどのように業務が改善されたのかご紹介します。
「Salesforce」と「MakeLeaps」を導入した理由
まずは御社が顧客管理システム「Salesforce」や、請求管理ソフト「MakeLeaps」を導入した背景について教えてください。
弊社は求人広告の代理店事業を担い、お客様の人事部や総務部になるといった想いでサービスを提供してきました。今までは既存のお客様を手厚くフォローしていくことが中心でしたが、新型コロナウィルス禍の影響もあり、待ちの姿勢ではなく弊社自体も変わっていかなければならないと思ったのです。
今までは従業員数 3名の体制で事業を行ってきましたが、2020年の9月にスタッフを1名採用しました。そのタイミングで社内のITシステムも見直そうと考えたのが 、SalesforceやMakeLeapsを導入したきっかけですね。
背景をもう少しお話しすると、一緒に会社を立ち上げた主人とは普段から頻繁にコミュニケーションをとっていたので、顧客情報や案件の受注などの数字をExcelで管理するだけである程度は把握できていました。しかし、口頭確認だけだと案件の進捗が正確にわからず、今月・来月の売り上げ予測はできても、この先3ヶ月後にどうなるのか見通しを立てにくかったのです。また、顧客リストが整っていないと本来受注できた案件も取りこぼすといった課題もあり、まずは顧客管理システムであるSalesforceをトライアルで使い始めました。
Salesforceの導入で何が変わりましたか？
主に私が財務周りを担当していますが、Salesforceを導入したことにより知りたかった予算管理、予算の達成割合、売上の予測などを営業が入力する数字で見える化することができました。
その次に、今までExcelで行ってきた請求書発行業務を効率化できないかと考えました。毎月30件弱の経理作業を私一人でこなしていることもあって、ケアレスミスを起こす可能性が増え限界が来ていました。その点を、Salesforceの担当者に相談したところ教えていただいのがMakeLeapsです。
MakeLeaps導入前はExcelで請求書の作成や管理をされていたのですね。
はい。実は、MakeLeaps導入前に他の請求書管理サービスをトライアルで使ってみたことがありました。しかし、用意されているフォーマットが弊社で作成したい請求書様式とニーズが合わずに、いまいちフィットしませんでした。そのときはその製品の無料プランの範囲内で使っていたからかもしれませんが、業務効率を向上できそうな感じがしなかったんですよね。
また、Excelを使っていた際は、見積書を元にコピー＆ペーストで請求書・納品書を作成していました。そのため、人的ミスが発生しないよう慎重になり、精神的にも一苦労でした。
このような課題がありSalesforceの担当者に勧められたMakeLeapsをトライアルで始めたところ、書類の複製や変換をワンクリックでできますし、入力に必要な項目も自由に増やせるので、他の請求書管理サービスやExcelに比べて使いやすいと感じて2020年11月に本契約しました。
「ML4SF」を活用して得られたメリット
ML4SFを導入してみて良かった点を教えてください。
いろいろありますが、1つずつお話ししますね。
まずは、営業担当が取引先に提案した内容や受注した見積書をもとに、請求書を作成できることです。Salesforce内の「商談」の箇所に関連する見積書が表示されているので、その書類を請求書に「変換」するだけで書類が作成できるようになりました。そのため、ケアレスミスを防ぐことができ、ミスがないよう確認する手間も省けるようになりました。
現場に出ている営業が、一番お客様の情報を把握しているので、経理とダイレクトにつなげられることで作業が楽になりましたね。
また、特に弊社の場合、経理に使用する銀行口座を複数持っており、取引先に合わせて口座を使い分けています。Excelで書類作成をしていたときは、振込口座を記載したテンプレートをもとに請求書を作成していました。
しかし、現在はお客様に紐付けた口座をSalesforceで予め選択しておけば、MakeLeapsにも自動で反映されるように設定しています。こういった設定ができたことも、手間を省くことができた理由の一つです。
請求書の管理・作成や郵送の手間という点ではどう変わりましたか？
少し前までは請求書の原本ではないと受理してくれない会社が多かったので、PDFのデータで送付できる請求書でも、印刷・押印をして送付していました。
またその印刷した書類を再度スキャンして、PDFファイルを作成し、お客様にメールで送付したり、バックアップファイルとして保管しなければならないのも手間となっていました。
新型コロナウィルス禍によるテレワークの普及により、請求書をデータで受け付けてくれるお客様が以前より増えたことは、MakeLeapsの使い勝手が良いと感じる後押しになりましたし、電子印鑑や郵送代行などにも対応していたので本当に助かりましたね。
さらに、弊社の場合、請求書の出し方が細かく規定されている取引先企業があり、一定金額を超えた発注は見積書、発注書、請求書の金額を分割して同時に出さなくてはなりませんでした。毎月、この作業だけで数時間かかっていたこともありましたが、MakeLeaps導入後は見積書だけ作っていれば、請求書作成は書類を変換するだけのワンクリックで作成できるのでとても楽になりました。また、内容が似ているものに関しては、先月の請求書を複製後、編集できるのも便利ですね。
書類発行をする中でもイレギュラーなケースだったのですが、こんな相談にもチャットサポートの担当者の方に一つ一つきちんと対応してもらい、すぐに解決してもらえたので嬉しかったですね。
経理作業が楽になったようですが、実際の作業時間も減りましたか？
今までは請求書作成や送付だけで月末月初の数日潰れてしまっていたのが、かなり解消できました。MakeLeapsを導入したことで、時間にして3分の1くらいの作業時間に短縮できたのではと思います。
また、Salesforceで作業や数字の見える化ができているので、あれこれ口頭で確認しなくて済むようになりましたね。夫とも事業を行う上での他の話題について時間を割けるようになったと思います。経理に関わる私だけでなく、営業担当も見積書や請求書をお客様に出す手間が短縮化されて、営業活動にもプラスの影響が出ています。Salesforceを導入した際に、テレアポ担当を一人採用した効果も相まって、新規顧客を獲得する攻めの経営に転じられたと思います。
これまで良いところを伺ってきましたが、逆に改善して欲しいところや不明点はありますか？
MakeLeapsへの要望ではなく、弊社の今後の改善点があります。月末の請求書発行業務に集中してしまっていて、本来は可能であるはずの入金作業時の口座連携ができていないところです。まだ着手できていない機能もあるので、今後はもっと活用もしていけたらと思っています。
「MakeLeaps」を積極的に活用いただけているようで良かったです。最後に、御社のビジョンや、目指す先について教えてください。
はい。物流業界はこのコロナ禍でさえも人手不足です。在宅ワークなどで自宅で荷物を受け取る機会は増えていますから、今後もこの業界は積極的な採用が続くと思われます。弊社としては引き続き千葉を拠点に、企業の採用活動をサポートしていければと考えています。
今回はインタビューへのご協力ありがとうございました。
