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[非表示]企業が送付する書類は、信書として取り扱うべきものも多いです。特に請求書を送付するときは、気を付けなければならないポイントが複数あります。
この記事では、請求書の正しい送付方法について知りたいと考えている人に向けて、請求書の送り方や注意点について解説します。そもそも請求書を信書として扱うべきなのかについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
信書とは
信書は特定の相手に対して意思や事実を伝えるための文書です。信書の定義については、郵便法や信書便法で明確に定められています。ここでいう文書とは、文字や記号などによって情報が示されている紙の書類を表しています。そのため、電磁的記録物は信書として認められません。
信書に該当する書類としては、さまざまなものがあります。内容によって信書に該当するか判断する必要があるため、ビジネスで文書を送付する際はよく確認しましょう。
請求書は信書として扱う
請求書は、信書として扱うのが一般的です。請求書は自社から取引先へ送付するため、差出人が特定の受取人に対して金銭を請求する事実を通知するための書類だといえます。よって、信書の条件を満たすと判断されます。
信書は郵便で送付しなければならないと定められているため、請求書を取引先へ送る際は送付方法に注意が必要です。信書の扱い方を正しく把握し、適切に送付の手続きを進めなければなりません。
請求書以外に信書扱いになるもの
請求書以外にも、ビジネスで扱うさまざまな書類が信書として認められています。たとえば、商品の納品について示す納品書や金銭の受け取りを証明する領収書なども信書です。見積書、依頼書、注文書など、ビジネス上の取引でよく発行される書類も信書に該当します。さらに、契約書、照会書、承諾書なども信書であるため、実際に発行する際は取り扱いに注意する必要があります。
ほかの書類についても、条件を満たせば信書に該当する可能性があるためよく確認し、正しく取り扱いましょう。
請求書を信書として送る方法
請求書を信書として送る際は、適切な送付方法を選ばなければなりません。信書の送付が認められているのは、特定信書便事業または一般信書便事業として認可を受けた事業者だけです。
具体的には、日本郵便や佐川急便において信書を取り扱えるサービスが用意されています。日本郵便なら、定形郵便、定形外郵便、レターパック、EMSのいずれかにおいて信書の送付が可能です。佐川急便なら、飛脚特定信書便を選ぶと信書を送付できます。信書に対応している事業者を選び、要件を満たすサービスを利用して適切に書類を送付しましょう。
請求書を信書として宅配便に同封する時の条件
一定の条件を満たせば、信書を宅配便に同封することも可能です。宅配便への信書の同封が認められるのは、荷物と一緒に送る場合です。その荷物が主体となり、信書を付属させるかたちで送付する必要があります。荷物なら何でもいいというわけではなく、信書との関連性が高くなければなりません。また、信書は封をせず荷物に同封する必要があります。
請求書のみを宅配便で送付したりまったく関係ないものに請求書を同封したりする方法は、認められていません。宅配便に請求書を同封したい場合は、条件をしっかり守ることが大切です。
請求書を信書として送らなかった場合のデメリット
請求書は信書であり、信書の扱い方については法律で厳密に定められています。そのため、請求書を信書として送付しなかった場合は、さまざまなデメリットが生じます。請求書をはじめとする信書の扱い方には、十分に注意しましょう。
ここでは、請求書を信書として送らなかった場合のデメリットについて、具体的に解説します。
罰則がある
請求書などの信書を不適切な方法で送付すると、罰則の対象になります。たとえば、請求書のみを宅配便で送付すれば罰則を受ける可能性があるため、注意が必要です。郵便法第76条では、信書を不適切な方法で送付した場合に3年以下の懲役または360万円以下の罰金を課すと定められています。
たとえ信書に関するルールを知らなかったとしても、違反すれば罰則の対象になります。知らぬ間に法律違反を犯さないよう、請求書をはじめとする信書の取り扱いには気をつけましょう。
企業の信頼を失う
信書である請求書の取り扱いに問題があれば、企業としての信頼を失う原因にもなります。請求書を不適切な方法で送付すればコンプライアンス違反となり、取引先や世間からの印象も悪くなるリスクがあります。信頼を得るには日々の業務のなかで適切な対応を続ける必要があり、一度失った信頼を取り戻すのは簡単ではありません。
信頼の低下は企業の業績にも悪影響をもたらすおそれがあります。日常的な信書の送付方法に配慮し、信頼が低下しないように配慮しましょう。
請求書を信書扱いする時の注意点
請求書を信書として扱うときは、いろいろと気をつけるべきことがあります。細かいルールや取り決めもあるため、請求書を送付するときは注意しましょう。ここでは、請求書を信書として扱う際の具体的な注意点について解説します。
法人宛の請求書でも信書扱いになる
受取人が個人と法人のどちらであっても、請求書は信書に該当します。したがって、請求書を送付するときは基本的に信書として扱わなければなりません。個人宛の請求書のみが信書に該当すると勘違いし、法人宛の請求書の扱い方を誤るケースもあるため注意が必要です。
個人宛と法人宛のどちらであっても、請求書を送付する際は信書としての要件を満たせるように配慮してください。
自社内の他部署宛に送付する際も信書扱いになる
場合によっては、社内の他部署に対して請求書を送付することもあるでしょう。社内でのやり取りであっても、請求書は信書として扱わなければなりません。差出人から受取人に対して意思や事実を通知する文書は、すべて信書に該当するためです。
社内でのやり取りは手続きを省略しがちですが、請求書の送付については適切な方法をとる必要があります。
まとめ
請求書は信書に該当するため、適切な送付方法を選ぶ必要があります。請求書の扱いを間違えるとさまざまなデメリットがあるため、注意が必要です。請求書は、作成時だけでなく送付においても適切なフローを意識しなければなりません。
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