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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
取引先とのトラブルを避けるためには、ミスのない正しい請求書を作ることが大切です。とはいえ、人が作業しているなかでは、どうしてもミスをする可能性があります。この記事では、請求書にミスがあった場合の対処方法を解説します。請求書の具体的な訂正方法についても解説するため、ぜひ参考にしてください。
請求書とは？
請求書とは、自社が提供した商品やサービスの代金を請求するために作成する書類です。請求書があれば請求内容を明確に示せるため、取引先が支払いを忘れる可能性を防止できます。
請求書には、請求金額とともに振り込み先の情報などを記載します。具体的な記載内容をまとめると、以下のとおりです。
・会社名
・氏名
・住所
・請求金額
・商品やサービスの内容
・発行日
請求書の発行が必要な理由
請求書を発行するのは、取引先に請求金額を支払ってもらうためです。請求書を相手に送付すれば、自社が商品やサービスを提供したことを証明するのに役立ちます。商品やサービスを提供した事実を示すためには請求書だけでなく、納品書、受領書、検収書なども発行しておくとよりよいです。商品やサービスの提供を証明できる書類を発行し、取引上のトラブルを未然に防ぎましょう。
請求書で訂正が発生しやすい項目
請求書ではどのような部分に訂正が発生しやすいのでしょうか。ここでは、訂正が発生しやすい項目について解説します。
金額
金額は請求書によってそれぞれ異なるため、特にミスが発生しやすいです。具体的には、桁数、単価、数量などの入力を誤るケースがあります。また、ほかの取引先の請求内容を記載してしまう場合もあります。
注文書や契約書のデータをもとに請求書を作成する場合は、比較的ミスが起こりにくいです。しかし、書類を作成せず口頭やメールで契約を交わしている場合は、双方の認識にすれ違いが生じている可能性もあります。その結果として、金額の記載を誤る可能性もあるでしょう。
請求日
請求書では、請求日にも誤りが生じるケースがあります。入金までの流れは取引先によって異なるため、その点を考慮して余裕をもって請求しなければなりません。
特に、当月に行った取引を月末で取りまとめ、翌月に支払ってもらいたい場合は請求日に注意が必要です。たとえば、11月30日を請求日にすれば12月末に支払われますが、12月1日を請求日にすると支払が1月末になる可能性があります。入金のタイミングをシミュレーションしたうえで、請求日を決めることが重要です。
その他の項目
請求書にはほかにもさまざまなミスが起こる可能性があります。たとえば、支払条件の記載を忘れるケースも多いです。たとえば、相手に振込手数料を負担してもらいたい場合はその旨を請求書に記載しておく必要があります。
また、請求書には押印するのが一般的ですが、押印を忘れる場合もあります。印鑑を別の担当者が管理していると、押印できるまでに時間がかかる可能性もあるため注意が必要です。
請求書のミスは訂正印の対応ではなく再発行する必要がある
請求書の誤りが発覚したときは、訂正印による対応は避けましょう。改めて請求書を作成し、ミスのない請求書を再発行する必要があります。ここでは、請求書にミスがあった場合の対応について、押さえておきたいポイントを解説します。
訂正印や二重線で訂正するのはNG
請求書は証憑書類であるため、ミスがあるなら原則として再発行しなければなりません。書類の訂正方法としては訂正印や二重線を使用して訂正する方法も一般的ですが、請求書においては避けましょう。訂正印や二重線で請求書を訂正すると、相手にマナー違反として捉えられる可能性もあります。
なお、請求書に限らず見積書や納品書のミスが発覚したときも、再発行により訂正する必要があります。
訂正したことがわかるようにしておく
再発行した請求書のタイトルは「請求書（再発行）」などとし、最初に発行した請求書と内容が異なるとわかるようにしましょう。タイトルを工夫すれば、内容が訂正された請求書である旨が相手に伝わりやすくなります。
また、再発行した請求書の請求書番号には、連番をつけておくとよりよいです。もとの請求書とは異なる書類であるとわかりやすくなります。二重請求を防止するためにも、訂正済みだとはっきり示すことが大切です。
発行日は変更しない
請求書を再発行する場合も、基本的には発行日は変更する必要はありません。もとの請求書と同じ発行日を記載しましょう。ただし、取引先によっては、発行日の変更を希望する可能性もあります。あらかじめ確認したうえで請求書を再発行すると、再訂正の防止につながります。
再発行できない場合はどうすればいい？
何らかの理由により、どうしても請求書の再発行ができないケースもあるでしょう。原則としては再発行が必要ですが、やむを得ない事情があるときは訂正印と二重線による訂正で対応してください。訂正印と二重線による訂正では、請求書に押印している印鑑を使用します。誤りがある部分を手書きで変更し、正しい内容が相手に伝わるようにしましょう。
ただし、再発行が基本ルールであるため、可能な限り再発行にて対応しましょう。
請求書を取引先が紛失した場合に再発行は必要？
取引先が請求書を紛失した場合も、請求書の再発行が可能です。取引先から依頼があれば、速やかに再発行を行いましょう。
紛失による再発行の際も二重請求にならないよう、タイトルを「請求書（再発行）」としたり請求書番号に連番をつけたりする必要があります。取引先の会社名や案件名などを改めて確認し、間違いがないかチェックしたうえで再発行すると安心です。
請求書の出し忘れがあった場合はどうすればいい？
売掛金の時効は2年であるため、請求書の出し忘れがあった場合でも2年以内なら請求が可能です。ただし、何の連絡もなくいきなり請求書を送付すれば取引先は困惑する恐れがあります。請求書を出し忘れていた場合は、まず取引先へ確認をとりましょう。請求書を出し忘れていた事実を取引先に伝え、お詫びしたうえで、改めて入金を依頼するとスムーズです。
取引先への説明を終えたら、速やかに請求書を発行してください。
ケース別：請求書にミスがあった場合の対処方法
請求書にミスがある場合、状況によっても適切な対処方法は異なります。ケース別に適切な対処方法を解説します。
請求書のミスに自分で気づいたときの対処方法
請求書の送付後にミスがあると自ら気づいた場合は、すぐに取引先へ連絡を入れましょう。請求書のミスは重大な問題であるため、メールではなく電話で連絡を入れるのが最適です。請求書のどの部分にミスがあるのか説明し、請求書を再発行する旨を伝えます。
また、再発行した請求書を送付するときは、同封する案内状に改めて謝罪の言葉を記載してください。また、あわせて最初に発行した請求書の破棄も依頼する必要があります。
取引先から請求書のミスの指摘を受けたときの対処方法
請求書にミスがあると取引先から指摘されたときは、記載内容について改めて確認します。確認したうえで誤りがあると判明した場合は、すぐに取引先へ謝罪しましょう。そのうえで、請求書をすぐに再発行する必要があります。
ミスに自ら気づいたときと同様、謝罪の言葉を記載した案内状とともに再発行した請求書を送付します。最初に発行した請求書の破棄も依頼しましょう。
請求書の作成ミスを防止し訂正・再発行の手間を省くには？
Excelなどで1つずつ手作業で請求書を作成している場合、どうしてもヒューマンエラーによるミスが発生しやすくなります。訂正や再発行の手間を省くには、そのようなミスをなくすことが大切です。
請求書のミスを防止するためには、請求書管理ソフトを活用するといいでしょう。たとえば、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps」にはもともとテンプレートがあるため、請求書を簡単に作成できます。ミスのない請求書を作成しやすく、業務効率化にもつながります。作成した請求書はクラウド上で管理できるため、確認や共有もスムーズです。
まとめ
請求書のミスが発覚したときは、速やかに訂正して請求書を再発行する必要があります。再発行した事実がわかるように工夫しましょう。
請求書の再発行を減らすためには、請求書管理ソフトを活用すると効果的です。Excelなどを利用した管理や請求書作成では、人的ミスも発生しやすくなります。しかし、請求書管理が可能なクラウドサービスを活用することで、管理コスト削減やミス防止、作成作業の効率化が期待できます。
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