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[非表示]取引先から請求書が送付されないことで入金などの手続きが滞ってしまい、悩みを抱えている企業の担当者もいらっしゃるかもしれません。スムーズな取引を行うためには、事前に取引先に対して送付依頼をメールで送信しておくのがよいでしょう。この記事では、請求書の依頼メールの送り方や文例について紹介します。ぜひ参考にしてください。
請求書とは
請求書とは、商品の納品やサービスの提供後に代金を請求するための書面です。請求書には、請求先の会社名や請求金額、振込先の情報などを記載します。また、支払いの期限を守ってもらうために、契約の際に取り決めた支払期日も記載したうえで発行するのが一般的です。契約前に発行する見積書や商品の納品時に発行する納品書とは明確な違いがあります。
見積書は取引前に提供する商品やサービスの金額を示すための書面で、請求書は取引後に確定した請求金額を提示するための書面です。納品書は商品やサービスの納品時に発行する書面で、納品先や商品の種類、数量などの誤りを防ぐ目的で発行されています。
請求書の重要性とは？
請求書は、取引の事実を正確に証明するために重要な役割があります。
たとえば、税務調査が行われる際に、請求書は外注費と給与を区別するための証明に用いられることがあります。なぜなら、請負契約を交わしたものの、請求書を発行せずに時給で計算した報酬を受け取った場合は、税務上では雇用関係とみなされてしまうためです。
取引先に請求書送付を依頼する方法
支払期日までに振込業務をスムーズに行うためには、取引先に請求書送付の依頼を行いましょう。請求書送付の依頼方法は、主にメールの送信と書面の郵送の2種類です。ただし、郵送する方法は書面の印刷・郵送などの手間やコストがかかるうえに、届くまでに時間がかかります。急ぎの場合は、メールによる送付が有効です。
取引先に請求書送付の依頼メールを送る際のポイント
メールで請求書送付を依頼する場合は、請求書送付の希望日と依頼内容を明記することが重要です。一般的に、企業では締め日と支払日を設定しているため、請求書の送付が支払日に間に合わないと振込業務が遅れる可能性があります。
請求書送付の依頼メールを送る際は、いつまでに請求書が送付されないと支払日に間に合わないリスクがあることを、取引先に伝えるようにしましょう。事前にリスクを伝えることで、取引先に請求書送付を促せます。
取引先に請求書送付の依頼メールを送る際の注意点
請求書送付を依頼するメールを送信する際は、丁寧な姿勢を心がけるだけでなく、メールの文面に用いる言い回しも工夫しましょう。請求書送付を急いでほしい場合でも、取引先にネガティブな印象を与えるような内容を送るのは避けた方がよいです。取引先に失礼な態度をとれば、信頼関係を失う可能性があります。
今後も良好な関係を続けていくためには、取引先にも配慮した文面になるように意識しましょう。また、メールと行き違いで請求書が送付されてくるケースも考えられます。メールには、「本メールと行き違いの場合はご容赦願います」など、取引先への配慮を忘れないことも大切です。
取引先に請求書送付を依頼する際のメール文例
請求書送付の依頼をメールで送信する際は、以下で紹介する文例を参考にしてみてください。
メールの場合の文例1
タイトル：請求書のご送付に関するお願い
本文：
株式会社〇〇
営業部 △△様
お世話になっております。
株式会社××の□□です。
早速で恐縮ですが、当社が注文いたしましたNo.98765の請求書のご送付をお願いしたく、連絡させていただきました。
当社の締め日は毎月〇日となっており、締め日までに届いた請求書に関しましては翌月末までの支払いが可能です。
締め日を過ぎた場合は、支払いが遅れる可能性がございます旨をご了承ください。
本メールと行き違いですでに請求書をご送付されている場合は、ご容赦の程お願い申し上げます。
メールの場合の文例2
タイトル：請求書（No.98765）ご送付のお願い
本文：
株式会社〇〇
営業部 △△様
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月□日現在、〇月△日の納品分の請求書を受領していないため、連絡させていただきました。
請求書のご発送状況をご確認いただけますと幸いです。
お手数ですが、何卒よろしくお願いいたします。
なお、当社の締め日は〇月〇日で、支払日は翌月〇日となっております。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
本メールと行き違いでご送付いただいていましたら、ご容赦願います。
郵送する場合の文例
株式会社〇〇
経理部 △△様
請求書のご送付に関するお願い
拝啓 貴社におかれましては益々ご隆盛のこととお喜び申し上げます。
さて、先日納品いただいた「〇〇〇（商品名）」の検収が完了いたしました。
お手数ですが、No.98765の請求書をご送付いただきますようお願い申し上げます。
なお、当社の締め日は毎月△日で、支払日は翌月□日となっております。
締め日を過ぎた場合は、お支払いが遅れる可能性がありますことをご了承いただけますと幸いです。
本書と行き違いで、すでに請求書をご送付いただいている場合は何卒ご容赦ください。
敬具
請求書など受発注に関わる書類はクラウド化がおすすめ
請求書や納品書、見積書など取引関係書類の発行・管理は、クラウド請求書管理システムの導入がおすすめです。以下では、クラウド請求書管理システムの概要や活用するメリット、システムを選ぶ際のポイントを解説します
クラウド請求書管理システムとは？
クラウド請求書管理システムとは、請求書や見積書などの取引関係書類を簡単に作成・管理できるツールのことです。システムの導入により、経理業務を効率化できます。クラウド請求書管理システムは請求書や見積書の発行だけでなく、請求データや入金データの可視化なども行える機能があります。
他にも、注文書や納品書、検収書、領収書なども発行できるうえに、請求金額から売上金額を簡単に集計することも可能です。また、システムで管理されているデータはすべて社内でスムーズに共有できます。なかには、請求書の印刷・封入・投函といった書類の郵送業務を丸ごと代行依頼できるシステムもあります。
クラウド請求書管理システムを活用するメリット
クラウド請求書管理システムを導入すれば、請求書などの書類の発行や管理に関わる手間を大幅に削減できるうえに、業務の効率化につなげることも可能です。また、関連データを一元管理することで、請求関連の確認漏れも未然に防げます。たとえば、以下のようなデータを管理できます。
・見積データ
・請求データ
・入金データ など
クラウド請求書管理システムはペーパーレス化にも有効なため、取引先と書面でのやり取りを行っており、これから電子化を進めていきたい企業にもおすすめです。また、クラウド上で上述したデータなどを確認できるため、上長の書類確認・承認作業の時短にもつながります。
クラウド請求書管理システムの選び方
クラウド請求書管理システムを選ぶ際は、導入する目的を明確にしておくことが重要です。自社の目的にあった機能が搭載されているシステムを選ぶようにしましょう。また、機能性の高さだけでなく、操作性の高さを考慮することも大切です。システムを利用する担当者が使いやすいものでなければ、業務の効率化につながりません。
導入時はもちろん導入後に不明点などを気軽に相談できるなど、サポートが充実しているかどうかも確認しておきましょう。ただし、システムの導入には初期費用やランニングコストがかかるため、予算内に収まるかどうかも検討したうえで、自社にあったシステムを選ぶ必要があります。
まとめ
取引先に毎月手作業で請求書を送付するのが面倒、請求業務を効率化して本業に使える時間をもっと増やしたい、と感じている方も多いでしょう。請求業務の効率化や取引先とのスムーズな書類のやりとりのため、クラウド請求書管理システムを導入するのも解決策のひとつです。また、エクセルなどによる請求書作成は、ヒューマンエラー等も引き起こすことがあります。対策として、ミスなく正確に書類作成ができるクラウドサービスの活用がおすすめです。
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、見積書から請求書までクラウド上で簡単に作成・共有できます。作成した書類はクラウド上で管理でき、ワンクリックで印刷・封入・投函までの作業が完了します。まずはぜひ一度、30日間の無料トライアルでお試しください。。
