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[非表示]請求書を分割して発行するのは違法行為にあたるのか、気になる人も少なくないのではないでしょうか。本記事では、請求書を分割して発行するのは違法行為にあたるか否か、詳しく解説していきます。あわせて領収書を分割して発行するケースの違法性の有無についても触れているので、ぜひ会計処理をする際の参考にしてください。
請求書を分割して発行するのは違法？
実は、請求書を分割して発行するのは違法行為ではありません。企業によっては部署・部門別に請求書を分けるケースもあります。支店をいくつか構えている場合、「東京都支店」、「埼玉支店」といった具合に支店別に請求書を発行する企業も少なくないでしょう。ただし、請求書を分割して発行すべきか否かは取引先により対応が異なるため、事前に確認が必要です。
分割払いでの請求書を発行するケースもある
互いの合意があれば、合計請求金額を分割することも可能です。分割払いの請求書は請求ごとに発行が必要で、２回払いの場合では2回にわたって請求書を発行しなければなりません。
また、分割払いで請求書の発行をする際には、取引明細・分割回数・残請求分を明記する必要があります。分割払いで請求書を発行するなら、二重請求を防ぐためにも、何回に分けていつ頃までに請求するのかしっかりと管理しておくことが大切です。
領収書の分割が違法になるケースがある
1つの商品やサービスに対する領収書を複数枚に分けると、経費清算が別々に行われるという問題が生じます。特に税法上では、取得価額が10万円未満のケースは全額経費計上できると決められています。
万が一、10万円以上の商品を購入した際の領収書を分割すると、本来経費計上できないものを経費にするため違法行為にあたります。他にも、稟議を必要としない額にする目的で領収書を2枚に分ける行為も、問題となる恐れがあるので注意が必要です。
領収書の分割が違法になるパターン
パソコンは償却資産に該当しますが、10万円未満だと消耗品として全額を経費計上できます。
仮に16万円のパソコンを購入した際に、領収書を9万円と7万円に分割すると、2台分のパソコンとして経費計上されるので注意しなければなりません。
領収書は分割ではなく割り勘であれば違法にはならない
単なる割り勘であれば、領収書を複数枚発行しても違法行為にはあたりません。取引先との会食で飲食代を割り勘にする場合、取引先と自社に対して領収書を発行できます。ただし、飲食代を自社内で一人あたり5,000円以下になるよう分割する行為には注意しましょう。
得意先との飲食にかかる費用は一人あたり5,000円以下なら、飲食費として全額経費計上できます。
故意に5,000円以下に分割して経費計上するのは、違法行為としてみなされる可能性があります。
請求書発行・管理を効率化するには？
請求書の発行・管理には、手間も時間もかかります。請求書の発行を効率化させるには、クラウド管理システムの利用がおすすめです。請求書を電子化すれば、印刷や封入などの発送作業が必要なくなり、クラウド上で作成から発行まで完結できます。
請求書発行・管理に使えるクラウド請求管理システムの選び方
ここからは、請求書の発行や管理が楽になるクラウド請求管理システムの選び方について解説します。
業務範囲
クラウド請求管理システムを導入する際は、書類作成や送付、入金管理まで対応しているシステムを選ぶと大幅に作業負担が軽減します。電子メールでの送付だけでなく、郵送代行にも対応しているシステムであれば、紙で請求書を発行している取引先へも対応できます。
また、銀行口座情報を一元管理できるシステムなら、都度記帳しなくともお金の流れが把握しやすくなるでしょう。
案件管理や権限設定
クラウド請求管理システムは、案件ベースで受注する機会が多い会社なら、案件単位で書類の作成・管理ができるシステムを選ぶのがおすすめです。同一取引先で複数案件を抱えている場合も、案件単位で管理できれば混同する心配が少ないでしょう。
また、メンバーごとに操作権限を変えられるシステムだと、権限を与えられた人だけ操作できるようになり、誤送付するリスクを低減できます。
サポート体制
クラウド請求管理システムを選ぶときは、サポート体制が充実しているか否かを確認しましょう。請求書の発行が滞ると、自社の業務に支障が出るだけでなく、取引先まで迷惑を被る羽目になります。問合せやトラブルに即座に対応できるサービスで、かつマニュアルなどが整備されていることも重要です。
システム連携
クラウド請求管理システムは、他のシステムと連携できると作業負担を大幅に軽減できます。他のシステムと連携が図れないと、業務単位でシステムが分断されてしまい、業務効率化が図れないケースがあります。
ところが、自社の既存のCRMシステムや販売管理システムと連携できれば、データを取り込んですぐに請求書を作成できます。顧客・案件情報を管理したシステムと組み合わせて、スムーズな書類作成を実現させましょう。
セキュリティ
情報漏洩のリスクを軽減するためには、クラウド請求管理システムのセキュリティ面を確かめておく必要があります。大事なデータが漏洩しないように、セキュリティ対策を講じているシステムかどうかを確認してください。顧客情報を取り扱うからこそ、高度なセキュリティ対策を講じているシステムだと安心して導入できます。
請求書発行・管理におすすめのクラウド請求管理システム
請求書を発行・管理できるクラウド請求管理システムはたくさんあり、どれを選べば良いかわからないという人は少なくありません。導入するシステムを決めかねている人は、クラウド請求管理システムの「MakeLeaps」がおすすめです。以下で「MakeLeaps」について詳しく説明していきます。
MakeLeapsとは
MakeLeapsとはクラウド型の請求管理ソフトで、請求書や領収書のほか、見積書や納品書といった書類を全部で9種類作成できます。また法令対応の面でも、2023年10月から開始予定のインボイス制度（適格請求書等保存方式）の要件を満たした、請求書の作成が可能です。
また、書類の作成以外にも、書類の送付や入金管理、承認業務にまで対応しています。頻繁に利用する設定・項目は定型パターンとして保存でき、書類作成時に登録内容が反映されるので、入力作業の負担を軽減させられます。
MakeLeapsを活用するメリット
MakeLeapsは、メンバーごとの操作権限を付与できます。部署別にグループを作成でき、どのメンバーに書類の作成・送付・承認を任せるか、個別に権限を与えられます。アクセス権限で細かく権限を決めておけば、操作に慣れていない人にも請求書の作成を任せられるでしょう。
また、MakeLeapsは有料オプション機能を利用すると、kintoneなどのSFAツールと連携が図れます。案件管理アプリケーションから請求データを取り込めるため、ワンクリックで請求書の作成ができ、発行までの作業を効率化が図れます。さらに、セキュリティ対策も充実しているので、情報漏洩のリスクを低減できます。
まとめ
請求書を分割して発行することは違法ではありませんが、領収書の場合は今回解説したように違法になるケースがあるため注意しましょう。また、請求書を発行する際は、請求データをExcelなどで作成・管理していると、人為的なミスが発生しやすくなるため、クラウド請求管理システムを利用するのがおすすめです。
クラウド型請求管理サービスの「MakeLeaps（メイクリープス）」なら、見積書から請求書までクラウド上で簡単に作成・一括管理できるだけでなく、請求日から入金予定日まで可視化できて便利です。また、作成した請求書は電子送付に対応しているのはもちろん、印刷・封入・発送といった郵送作業を丸ごと代行依頼することもできます。ぜひ無料トライアル申込をして使用感を確かめてください。
