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[非表示]取引先へ提出する書類の中では、見積書も重要な書類のひとつです。見積書には見積金額を記載する必要がありますが、見積書の作成にはいくつか注意すべきポイントがあります。今回は、見積書の書き方や作成する際の注意点について解説します。
見積金額とは
見積金額とは、見積書に記載されている商品やサービスの費用の合計金額のことを指します。企業、個人問わず、新規の契約や、商品やサービスの内容変更などがあれば、ほぼ間違いなく見積金額の提示が求められます。その際には、見積書を提出するのが一般的です。
見積書とは
見積書とは、商品やサービスなどの金額、数量、納期などを詳細に記載した書類のことです。また、その商品やサービスに対する割引などがあれば、その理由や内訳なども記載します。
見積書が必要なシーン
発注先が契約前に得られる重要な情報が詰まっているのが見積書です。これが求められるシーンとは具体的にどのようなシーンなのかを、以下に解説します。
契約内容を知りたい
発注先は、契約内容が商談で決まったものと同じかどうかや、金額が適正かどうかを確認するために見積書を必要とします。契約前に見積書を確認することで、発注先との認識のズレをなくし、契約後のトラブルを未然に防ぐことが可能です。
価格・内容を比較したい
複数社から見積を取り、価格や内容を比較検討して決定したいと考える発注先は多いでしょう。このことは、相見積もりと呼ばれ、「あいみつ」という略称も用いられます。あいみつは、とくに金額が大きくなる見込みがある取引で使用されます。1社からのみの見積だと、その金額や納期などが適正なのか判断がつきにくいことが大きな理由です。
見積書を作るために必要なもの
見積書作成には、一般的に見積書に適した用紙、封筒、切手、封筒に押印する見積書在中スタンプなどが必要です。見積書は、ほとんどの場合A4用紙で作成されます。見積書の郵送を求められることが多い場合、封筒に見積書在中スタンプを押印することで、発注先が一目で判別できるようになるため、用意することが望ましいです。
また、紙ではなく電子ファイルをメールで送信する方法も一般的です。メールであれば即日送付が可能で、切手代もかかりません。この時、ファイル形式は改変されにくいPDFを用いるのが一般的です。
見積書の書き方を解説
見積書は、必要な情報を簡潔かつ的確に記載しつつ、ビジネスマナーにも配慮して作成することが重要です。ここでは、見積書の書き方を解説します。
見積書のタイトルをつける
まずは、表題に大きく見積書のタイトルを記載しましょう。特段、用語が決まっているわけではありませんが、「見積書」「見積もり書」「御見積書」「お見積書」など、見積書であることが分かれば問題ありません。
発注側の情報を書く
依頼主の所属や氏名などを明確にして、見積書に記載する必要があります。依頼主が企業の場合は、担当者の氏名や部署などを詳細に記載しましょう。また、「御中」や「様」などの敬称の重複使用にも注意しなければなりません。以下に宛先ごとの正しい記載例を列挙します。
担当者宛の場合：○○○株式会社 ○○部 ○○○○様
代理宛の場合：○○○株式会社 支店長代理 ○○○○様
会社宛の場合：○○○株式会社 御中
社長宛の場合：○○○株式会社 代表取締役 ○○○○様
見積書の発行日
見積書には、必ず発行日を記載すべきです。見積書の内容は、商談の進行具合、商品、サービスの変更、競合他社の状況などで変動します。どの時点の見積なのかをはっきりしておくことで、契約までのトラブルを回避できるでしょう。
見積書の番号
「社内管理用」「管理用」などと記載し、見積書に何らかの番号を振っておきましょう。さらに、顧客管理に用いているコードやナンバーがあれば、それとリンクさせておくと、社内での参照もしやすくなります。
受注側の情報
見積書発行側の情報も、見積書に明記しておくことが必要です。社名、住所、電話番号、氏名などを簡潔に記載し、問合せ先を明確にしておくと、双方にとって問い合わせがしやすくなります。
受注側の社印
社印は、その企業が公式に発行した書類であることを担保するという役割があります。見積書に社印を押さなければならないという規定はありませんが、社印を押印することで、発注先への信用度が高まります。押印の位置は、社名や住所と被るように押印するのが一般的です。
有効期限
見積書に、有効期限を記載するのは商談におけるテクニックのひとつです。有効期限内であれば、この内容を担保するという意味をもつことから、発注先へ早期の判断を促すことにもつながります。また、商品やサービスの価格が変動しやすいものの場合は、有効期限を定めておくことで価格変動によるトラブルの発生リスクを低減できます。
納期の目安
実際に発注されてから、何日もしくは何ヶ月以内に納品できるかの目安を記載することも大切です。記入例としては以下のような文言があります。
予定納期：発注から○週間（何ヶ月）以内
見積内容
見積内容は、見積書における一番重要なポイントといっても過言ではありません。主な内訳は、品目名、単価、個数、合計です。基本的には、見積書作成前の商談や発注先からの問い合わせの時点で整合した内容を記載すべきです。
ただ、その後に社内会議や上司からの指示などで、内容が変更になる場合もあるでしょう。その際は、変更する旨を事前に発注先に連絡しておくか、変更した部分を見積書送付時に発注先に説明するなどの対応を行いましょう。
見積金額
見積金額も、見積内容と同じく重要なポイントです。小計はもちろんのこと、消費税額もはっきりと明示して、総合計金額を記入することがです。
商品やサービスの名称
品目名の項目では、商品やサービスの名称を記入することになります。この時、略称や俗称などは用いず、多少長い名称だとしても正式名称をきちんと明記するようにしましょう。
備考欄
備考欄を見積書の中に設けておくと、見積内容に対する補足、注意点、連絡事項などを詳細に記載できます。また、仮に空欄でもメモ欄にも転用できるので、発注先、受注先共に使い勝手のよいスペースとなります。
発注書と見積書の違い
発注書は、見積書の内容を受けて、発注先が「申込」という意味合いで発行する書類です。社印の押印については、とくに規定はありません。ただ、見積書と同じく社印の押印があることで、企業が正式に発行した書類という担保ができるので、押印して提出するのが望ましいです。
見積書を作成した方がいい理由
見積書は、必ず作成しなければならないものというわけではありません。しかし、さまざまな理由から、見積書は可能な限り作成したほうがよいです。ここでは、その理由を解説します。
後からのトラブルを防げる
商談や問い合わせの時点では、商品やサービスの大まかな価格は伝えられても、詳細な部分までは伝えきれないことも多々あります。また、商談や問い合わせだけでは、双方の認識のズレによるトラブルも発生しやすいです。見積書があれば、不明瞭だった金額についても詳細に記載でき、手数料や税金がいくらになるかも明確になるので、金額面でのトラブルを減らすことが可能です。
記録として残せる
商談や問い合わせなどでの決定事項は、いわゆる「口約束」となってしまうおそれがあり、記録がない分後々のトラブルを招きやすいです。そこで、見積書があれば記録として残せるので、そういったトラブルを回避できます。また、見積書は原則決算期で換算して7年後の申告期限日まで保存することが義務付けられた証憑書類のひとつです。
取引する自然な流れを作れる
とくに発注先にとっては、見積書があると取引の流れが掴みやすく、最終的な契約の可否の判断の重要な書類となるという側面もあります。基本的な取引の流れとしては、以下のようなものが一般的です。
- 受注側が見積書を作成し、発注先に提出
- 発注先は見積書を精査し、内容に問題がなければ発注書を作成して正式な発注を行う
- 発注書を受け取った受注側は、必要に応じて発注請書を発行して契約成立となる
見積書を作る時の注意点
見積書を作成する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。今後の契約につながる重要な書類なので、間違えず作成しなければなりません。ここでは、そのポイントを紹介します。
質問、確認用の連絡先を記載する
見積書には、内容について確認や質問の問い合わせができる連絡先を記載しましょう。電話番号はもちろんのこと、メールアドレスも記載しておくことが望ましいです。
有効期限を忘れないように
有効期限の記載も非常に重要です。税制、原油価格、輸送費など、価格が変動する社会的要因は数多くあります。仮に無期限にしてしまっていると、このような価格変動に対応できず、赤字になったり、または取引先とトラブルになるおそれがあります。有効期限は具体的な日時を書くようにしましょう。
支払期限、方法を書く
支払いに対する期限、方法、回数なども場合によっては明記すべき事柄です。とくに、長期のプロジェクトとなるような契約のときは、当初から経費がかかります。着手金、内金として請求金額の一部を前払いしてもらう方法もあるので、取引先の了解を得た上で見積書に記載することも可能です。また、支払いが複数回になるときは、回数ごとに支払期限を明記しましょう。
まとめ
見積書は、契約の締結において重要な書類であり、作成には複数の注意すべきポイントがあることを解説してきました。このような見積書の作成は、作成に手間がかかる、またミスが起きやすいと感じる方もいるでしょう。そのような企業や人におすすめなのが、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」です。
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