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[非表示]書類の電子化やペーパーレス化が推進されており、電子印鑑を導入する企業も増えてきました。この記事では、請求書の作成に電子印鑑を活用したいと考えている方に向けて、電子印鑑の概要や法的効力などについて解説します。電子印鑑を正しく使いこなすために、ぜひ参考にしてください。
請求書に押印する印鑑
企業が扱う印鑑としては複数の種類があります。それぞれについて解説します。
角印
角印とは、社印のことです。会社が発行した書類であると証明する必要がある場合に押印します。社印の形に決まりはないものの、四角い形をしている場合が多いため角印とよばれています。角印を使用する場合、特別な届出は必要ありません。認印として幅広いシーンで扱えるため、請求書にも使用されています。
丸印
丸印とは、実印のことです。法務局で法人登記を行う際に使用する印鑑です。実印としての効力があるため、不動産の売買や株式の発行をはじめとする重要な場面で使用されます。丸印は企業にとって最も重要な印鑑です。そのため、請求書のように日常的に発行する書類へ押印されるケースはあまりありません。
銀行印
銀行印は、金融機関で口座を開設する際に使用する印鑑です。金融機関と取引する際も銀行印が必要になります。トラブルを防止するには角印や丸印とは別の印鑑を銀行印にし、適切に管理することが大切です。金融機関との重要な取引に使用するため、金融機関との取引に関係ない請求書には押印しないほうがいいでしょう。
請求書に印鑑が必要な理由
請求書にはなぜ印鑑が必要なのでしょうか。ここでは、その理由を具体的に解説します。
スムーズなやり取りを実現するため
請求書への押印について、法的な義務は定められていません。しかし、昔から請求書には印鑑が押されてきたため、慣習として押印している企業がほとんどです。そのため、実際の取引においては、押印がないと受理できないケースもあります。請求書をスムーズにやり取りするためには、請求書へ押印したほうが確実です。
請求書の改ざんを防止するため
請求書に印鑑がない場合、複製や改ざんがしやすくなります。しかし、印鑑のデザインは企業や個人によってそれぞれ異なるため、印鑑が押されている請求書を真似するのは簡単ではありません。また、押印されている文書を偽造した場合、印鑑がない文書を偽造した場合よりも重い罰則が課されます。請求書に押印すれば、それだけで複製や改ざんに対する抑止力を期待できます。
請求書に使用できる電子印鑑とは？
請求書には電子印鑑を使用できます。ここでは、電子印鑑の概要や通常の印鑑との違いなどについて解説します。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、パソコンやタブレットなどを操作して電子文書に捺印するための印鑑です。データ化されているデジタルの印鑑であり、作成した文書をわざわざ印刷しなくても押印できます。書類の電子化が進んでおり、電子印鑑を活用できる場面も増えています。通常の印鑑を使用する場合と比較すると、手間やコストも削減可能です。
通常の印鑑と電子印鑑の違い
通常の印鑑は紙の書類に押印します。そのため、パソコンやタブレットで作成した電子文書に押印するには、紙にデータを印刷しなければなりません。電子文書として使用する場合は、押印後にスキャンして再びデータ化する必要があります。一方、電子印鑑は、パソコンやタブレットで作成した電子文書に対し、画面上で直接押印できます。
電子印鑑が必要な理由
近年、電子印鑑が使用される場面が急激に増えてきました。電子印鑑が必要なのは、インターネットやパソコンが普及したためです。PDFなどの電子文書を扱う機会が増え、印刷せずにデータをそのままやり取りするケースも多くなりました。
たとえば、確定申告や年末調整などの手続きも電子化が進んでいます。それに伴って請求書の電子化も進んでおり、請求書に押印する電子印鑑の必要性が増しています。
請求書に押印する電子印鑑の法的効力
2005年に施行されたe-文書法により、請求書の電子化が認められました。電子印鑑は、基本的に認印と同じ法的効力をもつとされています。また、書類が改ざんされていないことなどを証明するための手段として、電子署名や電子証明書などを付与して事実を証明する方法があります。
請求書に電子印鑑で押印するメリット・デメリット
請求書に電子印鑑で押印すれば、さまざまなメリット・デメリットがあります。ここでは、具体的なメリット・デメリットを解説します。
メリット
請求書に電子印鑑を使用すると、書類をわざわざ印刷して押印する手間がかかりません。また、押印のミスによるやり直しも発生しないため、大幅な業務効率化を期待できます。書類を印刷しなくて済み、それまでかかっていたコストの削減にもつながります。具体的には、インク代や用紙代などがかからなくなるでしょう。
デメリット
電子印鑑を使用する際は、セキュリティに配慮することが大切です。セキュリティが十分でないと、電子印鑑が複製されて悪用されるリスクがあります。電子印鑑のセキュリティを強化するには、コストもかけなければなりません。その点も考慮したうえで、電子印鑑を導入する必要があります。
請求書へ電子印鑑を押印する方法
請求書に電子印鑑を押印する方法は複数あります。ここでは、具体的な方法について解説します。
印影を画像にして使用する
印影をスキャンして画像化すれば、画像データとして電子文書に貼り付けられます。まずはスキャナを用意し、印影を画像として取り込みましょう。そのうえで画像編集ソフトを使用し、電子文書に貼り付けられるよう調整してください。
印影を画像にして使用するには、スキャナや画像編集ソフトがあればすぐに実践できます。ただし、印影を画像として保存するため、複製が簡単である点に注意が必要です。
フリーソフトやオンラインツールを活用する
フリーソフトやオンラインツールを活用して印影を作成し、電子印鑑として請求書に押印する方法もあります。既存のパターンから印影を作成できるため、簡単に電子印鑑を作成できます。手間をかけずに電子印鑑を活用できるでしょう。ただし、簡単で手間がかからない分、複製もされやすいためセキュリティへの配慮が必要です。
識別情報を含む電子印鑑を作成する
より安全に電子印鑑を使用するため、識別情報を含む電子印鑑を作成できるサービスも存在します。単に電子印鑑の印影を作成できるだけでなく、電子印鑑の証拠能力を高めることが可能です。識別情報には、押印を行った人物の情報も含まれます。より安全に電子印鑑を活用できるため、安心感があります。
請求書に電子印鑑を使用する際の注意点
電子印鑑の作成方法は複数あり、それぞれ特徴が異なります。状況にあわせて使い分けるといいでしょう。ただし、電子印鑑が複製された場合、不正利用につながって重大な問題が発生するリスクがあります。重要な書類に対する押印については特に注意が必要です。
また、請求書へ電子印鑑を使用する際は、事前に取引先に確認をとっておきましょう。取引先によっては電子印鑑を認めていない可能性もあります。請求書をスムーズにやり取りするためには、取引先への配慮も必要です。
まとめ
請求書に電子印鑑を使用するとさまざまなメリットがあります。ただし、電子印鑑を使用する際はセキュリティに配慮し、安全にやり取りできるようにしましょう。
請求書を始めさまざまな書類の作成業務は、アナログな方法で行ってしまうと、本業の時間を圧迫してしまいがちです。特に表計算ソフトを利用して請求書を作成すると、人的ミス等も発生しやすくなります。その場合は、クラウド型請求管理サービスを利用することも選択肢でしょう。
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