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[非表示]納品書を作成するときは、金額を記載しないほうが都合のいい場合もあります。とはいえ、そもそも金額を記載しなくても問題ないのか気になっている人もいるでしょう。この記事では、金額なしの納品書を作成したい人に向けて、納品書の基本的な作成方法や金額に関する考え方を解説します。適切な納品書を作成するためにぜひ参考にしてください。
そもそも納品書とは？
そもそも納品書とはどのようなものなのでしょうか。ここでは、納品書の概要を解説します。
納品書の役割
納品書は、納品された商品に間違いがないか確認するために発行する書類です。納品書の発行により、商品の納品を証明します。納品書の発行は義務ではないものの、経理上の処理を正しく進める目的により発行されています。そのため、実務においては納品書を発行して取引するのが一般的です。
納品書が発行される場面
納品書は、商品が納品されるときに同時に発行されます。基本的に商品そのものに同封し、商品を受け取った人がその場で確認できるようにします。ただし、現物が存在しない商品については、納品書のみを別途送付します。商品の納品にあわせて確実に相手の手元へ届くようにしましょう。
納品書の取り扱い
納品書は証憑書類に該当します。会社法上、証憑書類を保存すべき期間は10年です。一方、法人税法においては、証憑書類について7年の保存義務が定められています。よって、法人は納品書を10年間適切に保存して、いつでも確認できるように保管する必要があります。
納品書と間違えやすい書類
納品書に似ている書類は複数あります。ここでは、それぞれの書類の概要を解説します。
見積書
見積書は、商品やサービスをどの程度の金額で提供できるか記した書類です。契約前に詳細を確認してもらうため、商品やサービスを提供する側が作成します。商品やサービスの購入を検討する側は、見積書の内容を確認して実際に契約を結ぶかどうか判断します。どのような商品やサービスをいくらで提供するのか、具体的に記載しなければなりません。
注文書・注文請書
注文書は、発注者が作成する書類です。注文を出すため、希望する商品やサービスの種類や数量を記載して発行します。一方、注文請書は、受注者が作成する書類です。注文書を受け取り、その内容をもとに作成します。注文請書の発行により、契約の成立を証明します。
検収書
検収書は、商品やサービスを受け取った側が発行する書類です。納品された商品やサービスを確認し、問題がないと判断したら検収書を発行します。検収書を発行すれば商品やサービスに問題がないという証明になるため、基本的にその後はクレームや返品などの申し出は難しくなります。
請求書
請求書は、受注者が発注者に対して商品やサービスの代金を請求する目的で発行する書類です。請求書を発行すると、その内容に従って受注者が支払いの手続きを進めます。なお、請求書は、納品書をもとに作成する場合が多いです。適切な請求書を作成するには、納品書にあらかじめ正しい情報を記載しておく必要があります。
納品書とほかの書類の違い
納品書は、商品を納品したという事実を証明するための書類です。ほかの目的があるなら、状況にあわせてそれぞれ別の書類を作成しなければなりません。たとえば、商品を提案する場合は見積書の発行が必要です。実際に取引する際は、発注者が注文書、受注者が注文請書を作成します。
さらに、納品された商品に問題がないことを示すときは、検収書を発行します。取引先に代金を請求するには請求書を発行しなければなりません。
納品書が必要なケースは？
納品書はどのようなときに必要なのでしょうか。ここでは、納品書が必要なケースと必要ないケースについて解説します。
納品書を作成すべきケース
注文者が納品書の発行を希望している場合、依頼に沿って納品書を発行すべきです。納品書を発行すれば、よりスムーズに取引を進められます。
また、提供する商品の種類や数量が多い場合も、納品書を作成するのが望ましいでしょう。納品書があると商品の種類や数量を確認できるため、ミスなく納品しやすくなります。
納品書を作成しなくてもいいケース
注文者から納品書は必要ないと言われたなら、無理に納品書を作成しなくても構いません。
また、紙で納品書を作成すると、紙代や印刷代がかかります。納品書の発行は必須ではないため、コスト削減したい場合は作成しなくてもいいでしょう。ただし、コスト削減が目的なら、納品書を電子化してペーパーレス化するのもひとつの方法です。
納品書の作成方法
納品書を作成する際はさまざまな情報を記載する必要があります。ここでは、納品書の作成方法を解説します。
日付・番号
納品書には、商品が到着する日付を記載しましょう。日付は出荷日でも構いませんが、自社が発行する納品書においては統一することが大切です。また、納品書に番号をつけておくと、管理しやすくなります。連番にすれば枚数が多くなっても管理しやすいです。
納品先の情報
納品書には商品の納品先の情報も記載します。取引先の企業名、部署名、担当者名などを確認し、間違いなく記入しましょう。企業名や部署名には「御中」、担当者名には「様」をつけ、失礼がないようにしてください。着実に納品先へ納品書を届けるためにも、正確な情報を記載しなければなりません。
自社の連絡先
誰が納品書を発行したかわかるよう、自社の連絡先も記載します。自社の企業名、住所、電話番号などを記載し、発行者を明確に示します。パソコンで納品書を作成する場合は、フォーマットにより自動的に自社の連絡先が挿入されるケースも多いです。また、自社の連絡先が刻まれている印鑑を捺印する場合もあります。
商品名
どのような商品を納品したのか正確に記載します。具体的な商品名を記載し、誤解が生じないようにしましょう。なお、商品名は、ほかの書類の記載とそろえることが大切です。見積書や注文請書などに記載している商品名を確認し、同じ内容になるようにしてください。
数量
納品書に記載している商品名の横に数量を記します。納品書において数量は特に重要な情報であるため、よく確認して記載しましょう。誤りがあると混乱を招く恐れがあるため、注意が必要です。見積書や注文請書などを改めて見返し、正しく記載できているか入念にチェックしましょう。
納品書は金額なしでも問題ないか？
基本的には、納品書には金額を記載するのが望ましいです。商品に関する情報をくわしく記載したほうがわかりやすく、取引先もスムーズに確認できるでしょう。
ただし、納品書への金額の記載は義務ではありません。金額を記載しないほうが都合のいい場合は、無理に記載しなくても大丈夫です。たとえば、贈り物に同封する納品書には、あえて金額を記載しないケースもあります。状況にあわせて臨機応変に対応しましょう。
まとめ
納品書の発行は義務ではないですが、スムーズな取引を実現するために役立ちます。ほかの書類との違いを理解し、状況にあわせて最適な納品書を作成しましょう。手入力で納品書を作成するとミスが発生しやすく手間もかかるため、システムを活用するのがおすすめです。
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