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[非表示]2021年に税制改正があり、2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されました。ペーパーレス化や改正電子帳簿保存法への対応を進めている企業では、電子帳簿保存法について知りたい担当者も多いのではないでしょうか。この記事では電子帳簿保存法についてわかりやすく解説します。改正電子帳簿保存法へ対応するためにも、ぜひ参考にしてください。
電子帳簿保存法とは？基礎知識をわかりやすく解説
最初に電子帳簿保存法について、基本的な知識を確認しておきましょう。概要とe-文書法との違いを中心に解説します。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法の正式名は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」で、1998年に制定されました。各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿や書類について、電子データによる保存を認めるための法律です。
電子帳簿保存法は制定後も何度か改正され、2022年1月の改正では帳簿や書類を電子データとして保存する際の手続きなどが大幅に見直しされました。要件緩和により電子保存に取り組みやすくなることで、企業におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が期待されています。
電子帳簿保存法とe-文書法との違い
e-文書法は「企業で紙保存されていた文書や書類を電子化することを認めるための法律」であり、各省庁が管轄しています。一方で、電子帳簿保存法は「国税関係帳簿書類のみを対象とした法律」であり管轄は国税庁です。
電子帳簿保存法は2005年に施行されたe-文書法を受けてスキャナ保存制度が制定されました。その後、スマートフォンでの読み取りも可能にするなど随時改正されてきました。
電子帳簿保存法で保存できる対象
電子帳簿保存法にて保存できる対象は、大きく「国税関係帳簿」、「国税関係書類」、「電子取引」に分けられます。それぞれ解説します。
国税関係帳簿
対象となる帳簿はたとえば以下の通りです。
・仕訳帳
・総勘定元帳
・現金出納帳
・売上帳
・仕入帳
・売掛金元帳（取引先元帳）
・買掛金元帳（仕入先元帳）
・固定資産台帳
事業の取引やお金の流れを把握するうえで、帳簿は大切なものです。後述する決算関係書類の作成も、帳簿なしではできません。
国税関係書類
国税関係書類は、「決算関係書類」と「取引関係書類」に分類されます。
決算関係書類は、決算時に作成する書類です。
・貸借対照表
・損益計算書
・棚卸表
企業の財政状態や営業成績を表した貸借対照表や損益計算書、棚卸商品が把握できる棚卸表など、決算時に作成される書類です。
取引関係書類には、以下のようなものがあります。
・契約書
・発注書
・見積書
・請求書
・領収書など
主に日常的な取引で作成される書類のうち、特に税務に関連する情報が記載されているものが電子帳簿保存法で対象になります。
電子取引
電子取引は、メールなどの電子的な方法で送受信された取引情報を指します。
・メール
・EDI
・電子契約など
電子帳簿保存法の3つの区分とは
電子帳簿保存法において、電子データの保存は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つの種類に区分されています。正しく電子データを保存するためにも確認しておきましょう。
電子帳簿等保存
パソコンで作成した帳簿や書類をそのまま電子データとして保存する方法です。保存先はパソコンのハードディスクに限らず、DVDやCD、USBメモリなどのメディアに保存することも含まれます。
近年ではインターネット環境を利用して、作成した帳簿や書類をそのままクラウドサーバーに保存する方法も増えてきました。電子帳簿等保存の対象は総勘定元帳などの国税関係帳簿や貸借対照表などの決算関係書類、請求書などの取引関係書類です。
スキャナ保存
スキャナ保存はスキャナを用いて紙で受領または作成した書類を電子データに変換し、保存する方法です。スキャナ保存制度はe-文書法が施行された2005年に制定されましたが、その後に複数回に渡り要件が緩和され、2016年からはスマートフォンによる読み取りも可能になりました。
対象となるのは請求書や契約書、見積書などの取引関係書類です。
電子取引
さまざまな分野でペーパーレス化が進み、取引関係書類を紙ではなく、電子メールなどで送信・受信するケースも増えてきました。電子取引に該当するのは電子メールのほか、クラウドサービスやEDI取引などで受け取った書類も含まれます。
従来は電子取引で受け取った書類を、プリントアウトして保存することも認められていました。しかし、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法により、プリントアウトによる紙保存を認める措置は廃止されました。
電子帳簿保存法のメリット・デメリット
電子帳簿保存法の要件に則り、電子化・ペーパーレス化を進めていく際にはメリットだけではなく、デメリットも存在します。実際、自社でどのように対応するのかを考えるうえで特徴を把握しておきましょう。
電子保存を進めるメリット
紙の帳簿や書類は、物理的な保存スペースが必要です。電子データにすることで保存場所を確保するためのコストや、運搬にかかるコストも削減できます。手違いで紛失するリスクもなくせるほか、文字が判別しにくくなったり、火事などで消失したりするのも防げます。
また、紙の帳簿や書類は後日探そうと思うと、手間や時間がかかります。電子データ化されていれば検索しやすく、業務の効率化にもつながるでしょう。
電子保存を進めるデメリット
適切な電子保存をするためのソフトウェアやクラウドシステムを導入する際、社内にITの知識をもった人材がいないといった点が課題になり得るでしょう。また、適切に管理できるように、担当者教育や業務手順の見直しをしなければならないケースもあるでしょう。
2022年の改正電子帳簿保存法のポイントをわかりやすく紹介
2022年1月施行の改正電子帳簿保存法における改正ポイントを解説します。
税務署長の事前承認が不要
従来は電子帳簿等保存やスキャナ保存を実施する場合、事前に税務署長の承認が必要でしたが、2022年1月以降は事前承認が不要になりました。電子帳簿保存法の適用を受ける前に、申請書や添付書類をそろえて提出する必要がなくなりました。
タイムスタンプ要件が緩和
スキャナ保存や電子取引において、タイムスタンプの付与期限が最長2カ月＋7営業日以内と緩和されました。またスキャナ保存においては、必要な要件を満たすクラウドシステムを利用すれば、タイムスタンプが必須でなくなったことも大きなポイントです。
検索要件の緩和
スキャナ保存や電子取引における検索要件も緩和されました。従来は書類によって異なる検索項目が要求されていましたが、改正後は「取引年月日」と「取引金額」、「取引先」の3項目だけになりました。
適正事務処理要件の廃止
スキャナ保存を行う場合、従来の電子帳簿保存法では相互けん制や定期的な検査、再発防止策など、社内で規定を策定しておかなければなりませんでした。改正後は適正事務処理要件が廃止されたことで、仕組みを構築するハードルが下がり、電子保存に取り組みやすくなりました。
電子取引における紙保存の廃止
電子取引にかかるデータは、プリントアウトした紙での保存が認められなくなりました。原則として、電子データをそのまま保存しなければなりません。
当該義務化の措置については、社内システムの整備等、新たな要件への対応が必要な事業者への配慮として、宥恕（ゆうじょ）措置が追加されています。電子取引データの電子保存については、2023年12月31日までの2年間、一定の条件下において、従来通り電子取引データを紙で保存することも認める措置です。具体的には、「やむを得ない事情があると認められる」「電子取引データを印刷して適切に保存している」といった場合に限り、税務署長の判断により宥恕するか否かが判断されます。そのため、必ずしも特定の条件を満たせば宥恕が保証されるとは限りません。
2年間の宥恕措置が追加されたものの、原則2022年1月から電子取引データの電子保存が求められていることには変わりがないため、必要な準備を進めておきましょう。
厳罰化の措置
2022年1月施行の改正電子帳簿保存法では、さまざまな点で条件が緩和されています。その分、スキャナ保存や電子取引が行いやすくなり、担当者の負担も減るでしょう。一方で罰則が強化された点にも注意が必要です。もし要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合、通常の重加算税よりもさらに10％加重されます。
電子帳簿保存法に対応するなら「Makeleaps」
さまざまな分野でペーパーレス化が進んだことで、メールなどを使って請求書を送付する電子取引が増えています。電子取引をしている場合は2022年1月施行の改正電子帳簿保存法に沿った対応が求められ、要件を満たすシステムを利用する必要があります。
2022年1月以降は電子取引で送受信したものは、保存も電子データで行うことが義務化され、紙での保存は認められなくなりました。前述の通り2年間の宥恕措置が追加されましたが、原則2022年1月から電子取引データの電子保存が求められていることには変わりがないため、必要な準備を進めておく必要があります。
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まとめ
2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されたことで、ペーパーレス化を推進する企業は帳簿や書類を電子帳簿保存法の定める要件に則った適切な管理が求められています。改正電子帳簿保存法はさまざまな要件の緩和が実現している一方、不正に対しては罰則が強化されています。
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