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[非表示]取引の際にはさまざまな書類を発行しますが、その中に「検収書」があります。
重要な役割を持つ検収書ですが、どのような役割があるのか、受領書との違いなどが曖昧な方もいるかもしれません。この記事では、検収書の概要や検収書の必要性、受領書との違い、検収書の作成方法や押印の必要性などを解説するので、ぜひ参考にしてください。
検収とは
検収とは、取引相手に発注した商品が発注したとおりに納品されているのかどうか、検査することを指します。たとえば、発注した商品のとおりに納品されているか、数量や種類に間違いはないか、破損や劣化など品質に問題がないかなど、発注書と納品書を照らし合わせながら確認します。
検収書とは、検収を行ったことを取引相手に報告するための書類です。納品された商品が、発注した内容と合致していたことや数量、品質に問題がなかったことを伝えるために発行されます。基本的には、発注した側が検収書を発行することになります。
検収書と受領書の違い
検収書と混同されがちな書類として、受領書があります。検収書は前述したとおり、納品された商品に間違いや問題がなかったかを検査したことを証明する書類です。一方、受領書は商品が納品されたことを証明するための書類となっています。
受領したことの証明です。商品に間違いや問題がなかったことを示すものではありません。受領書も検収書と同様に、発注した側が発行し、納品した側に提出します。発行するタイミングが似ているため、同じようなものだと思ってしまいがちですが、受領書はあくまで商品が納品されたことの証明です。
検収書の発行や押印は義務ではない
検収書は、必ずしも発行しなければいけない書類ではありません。法律的な義務はないため、発行しなくても特に問題はありませんが、取引をスムーズかつ明確に進めるための商習慣として、検収書の発行が行われているケースが多いようです。
法律で義務付けられている書類ではないため、検収書には決まった形式がありません。比較的自由に作成することができるため、自社が作成しやすい形でよいでしょう。ただし、契約内容と同じであることが必要です。契約内容と異なる内容が記載されていた場合、契約とは異なる商品やサービスが納品された可能性があるため、確認が必要です。
検収書が重要とされる理由
検収書は、納品された商品などの内容が、契約どおりであったことを証明するための書類です。商品の種類や数量、品質などに問題がなかったことを検査してから発行する書類となるため、原則として検収書を納品した側に提出した時点で、納品された商品やサービスにクレームを申し立てることはできなくなります。
そのため、検収書を発行することで、クレームやトラブルなどの防止につながるとして、重視する傾向が強いようです。
また、売上計上のタイミングは企業によって異なりますが、特にサービスなどを提供・販売した場合には、取引先の検収状況を確認して検収後に売上を計上する場合が多いです。検収日＝売上日として、売上を計上する際の基準にしている企業も少なくありません。
検収書に記載する内容
前述したとおり、検収書には法的に決まった形式がないため、自由に作成できます。しかし、基本的な項目は不備なく記載する必要があります。検収書に記載すべき内容は以下のとおりです。
・検収日
・タイトル
・宛先
・発注側情報
・件名(発注した商品名など)
・納品日
・検収内容
・検収者情報
・検収印
検収書には押印するのが一般的
検収書への押印の義務はありません。そのため、押印しなくても問題ありませんが、企業が発行した正式な書類であることを示すために、押印することがビジネス慣習上一般的です。基本的には、検収書には角印(会社印)と検収者の押印をすることが多いでしょう。
どちらか一方のみを押印するケースもありますが、確かに検収を行ったということを示すために、検収者も押印するケースが多いようです。
検収書の押印ルール
検収書に押印する義務はなく、押印する際にも特にルールなどはありません。そのため、検収者の押印はシャチハタでも可能です。シャチハタとは、インクが内蔵されたタイプの印鑑で、インク台がいらないため、手軽に押印できます。しかし、会社として対応する、正式な書類として発行するという意味では、認印のほうがよいとされるケースもあるようです。
そのため、特別こだわりがないのなら、認印を押印したほうが無難でしょう。また、会社によってもルールは異なります。認印でなければ不可、シャチハタで問題なしなど、会社によっては押印について規定されているケースもあるため、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。
検収書の保存義務と発送方法
検収書は、請求書などとは異なり保存義務がありません。請求書などは保存義務があり、7年間という保存期間が定められています。しかし、検収書には保存義務がないため期間も定められていません。ただし、企業や業種によっては検収書を重視しており、独自に保存期間を定めているケースもあるため、確認しておくとよいでしょう。
また、検収書は領収書などのような、課税文書ではありません。そのため、発行する際に収入印紙などを貼り付ける必要もないため、そのまま発行・発送しましょう。発送方法にも制限はなく、手渡しや郵送のほか、メールで送信しても問題はないため、自社や取引先に合った方法で発送しましょう。
メールで検収書を送るメリット・デメリット
検収書を手渡しや郵送ではなく、メールで送信するケースも少なくありません。メールで検収書を送るメリットは多くあります。しかし、デメリットもあるため、メリットとデメリット双方を把握して、自社に合った方法を選ぶことが重要です。ここでは、メールで検収書を送るメリットとデメリットを解説するため、参考にしてください。
メリット
メールで検収書を送るメリットとしては、用紙や封筒、切手代などを必要としないことが挙げられます。紙にプリントする必要がないため、用紙代や切手代などの経費削減にもつながります。
また、郵送準備などの業務が減り、担当者の負担が減る点もメリットです。郵送する際には、検収書の作成からプリント、宛名書きや切手の用意など、手間がかかります。しかし、メールなら検収書をデータ化してそのまま相手に送信できるため、郵送準備にかける時間を省けます。
送信履歴を残すこともできるため、検収書を送った、送っていないというトラブルの防止にもつながります。
デメリット
検収書をメールで送信する場合には、インターネット環境が必要になります。ただし、現在ではほとんどの企業でインターネット環境が整っているでしょう。新しくインターネット環境を整備する必要がある企業は少ないため、大きなデメリットではありません。
検収書をメールで送信する際には、検収書のデータ化が必要です。データ化するのに多少手間がかかってしまう点はデメリットでしょう。また、送信先を間違えるなどの人的ミスにより、情報漏えいにつながる可能性もあります。
まとめ
検収書とは、納品された商品やサービスに間違いや問題がないか検収したことを証明するための書類です。しかし、エクセルで検収書などを作成する場合はミスが起こりやすいため、ツールを活用した作成業務の効率化がおすすめです。
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