請求書の振込先に記載する項目は？手数料の負担や作成する際の注意点を解説

請求書とは

そもそも請求書とは何なのでしょうか。ここでは、請求書の役割や請求書を発行するタイミングについて解説します。

請求書の役割

請求書とは、取引先に対して代金の支払いを求めるための書類です。請求内容や金額、支払い期限などを明確にする役割があります。請求書に、どのような商品やサービスに対する支払いなのか、支払う期限などを明記しておくことで、スムーズで安心できる取引につながります。

請求書発行のタイミング

請求書を発行するタイミングは、契約方式によっても異なります。納品時に発行するケースは、「都度方式」と呼ばれています。都度方式では、納品時に請求書を発行するため、短期間で代金を回収できます。一方、月末に一括で発行するケースを「掛売り方式」と呼びます。まとめて発行するため、担当者にかかる請求書発行の負担が軽減されるでしょう。

請求書の振込先に記載する項目

請求書の振込先に記載する項目は、大きく分けて4つです。以下では、4つの項目について解説します。

金融機関名・支店名

振込先の金融機関名と支店名を記載する必要がありますが、金融機関コードと支店コードも付け加えておくことが好ましいです。金融機関コードとは4桁の数字で、各金融機関に割り当てられています。支店コードも3桁の数列で、支店ごとに割り振られています。窓口などでは、振込の際に金融機関コードなどが必要になる場合があるため、記載しておきましょう。

口座番号

相手に代金を振り込んでもらうには、金融機関名やコードだけでは不十分です。振込先の口座番号もしっかりと記載しておきましょう。口座番号は、金融機関によって桁数や形式が異なります。ゆうちょ銀行の場合には、5桁の記号+8桁の番号を記載します。その他の金融機関の場合は、一般的に7桁の番号で表記するケースが多いです。

口座名義

口座名義は「カタカナ」で記載します。少しでも誤りがあれば振り込みできないため、間違いがないように正確に記載することが重要です。インターネットバンキングの場合は名義が自動表示されますが、窓口では手書きで書く必要があるため、間違えて記載しないようにしましょう。

口座の種類

口座には種類があります。「普通口座」か「当座預金口座」、いずれかを記載しましょう。口座の種類が間違っている、口座の種類がわからないということがないように、忘れずに確認しておくことが大切です。

請求書の作成で振込先以外に必要な項目

請求書を作成する際に必要な情報は、振込先だけではありません。ここでは、振込先以外の5項目について解説します。

請求者の氏名

請求書を作った人の氏名を記載しましょう。誰からの請求書なのか、一目でわかるように氏名を記載します。請求者氏名の欄には、社判を押印したり担当者の印鑑や上司の印鑑を押したりするケースもあります。また、請求書にあらかじめ印刷している場合などもあり、企業によっても形式は異なります。

取引年月日

取引年月日を記載して、いつの取引なのか把握できるようにしましょう。年表記は西暦（202〇年など）や、和暦（令和○年など）でも問題ありません。一般的には、取引先の書式と同じように表記するのが好ましいとされています。

取引内容

どのような取引をしたのかも、明確に記載します。商品名や数量など、取引の具体的な内容がわかるようにしましょう。たとえば、「広告費」や「Webサイト制作費」「○○（商品名）　100個」などのように記載します。

ただし、具体的な内容については請求書の備考欄に記載するケースもあるため、企業ごとの形式に合わせましょう。

取引金額

取引金額を記載することで、振り込む金額が明確になります。そのため、請求する金額は忘れずに入れましょう。合計だけでなく、商品ごとの単価と合計金額などを記載します。また、商品の金額をまとめた小計と、消費税額を分けて記載すると内訳が把握しやすいでしょう。

請求書の交付を受ける事業者名

請求書を受け取る側の事業者名も記載しておきましょう。請求書の発行業務は、特定の時期に集中しやすくなっています。そのため、事業者名を記載しないと、送付ミスなどの人的ミスが起こりやすくなるため注意が必要です。

請求書の振込手数料の負担は誰がする？

代金を振り込む際には、振込手数料がかかるケースがあります。振込手数料は誰が負担するのでしょうか。

請求書の振込手数料の概要と注意点

振込手数料とは、金融機関を通じて代金を振り込むときに発生する手数料です。振込手数料はどこの金融機関でも同じ金額ではありません。振込先の金融機関や支店、振込方法によっても異なります。

1回あたりの振込手数料は少額です。しかし、年単位で考えた場合、積み重なってまとまった出費になるでしょう。振込手数料についても、事前に取り決めをしておかなければ、後々トラブルになるケースがあります。トラブルを避ける対策として、誰が振込手数料を負担するのかを契約書などに明記しておくと安心です。

振込手数料の法律上のルールは？

振込手数料については、法律上特に明確なルールは定められていません。そのため、どちらが負担しても構わないといえるでしょう。しかし、原則としては請求書を受け取った側（発注側）が負担するケースが多いです。ただし、この点は企業によって異なるため絶対ではありません。

民法484条、485条「持参債務の原則について」によると、弁済にかかる費用、つまり振り込みなどの手数料は債務者が負担することとなっています。そのため、振込手数料についての取り決めがない場合は、請求書を受け取る側が手数料を支払うケースが多い傾向です。

請求書と他の書類との違い

請求書の他にも、取引で作成する書類はいくつかあります。ここでは、請求書以外の書類について解説します。

領収書とは

領収書とは、代金を受け取った際に発行する書類です。代金を確かに支払ったことを証明するために、領収書を発行します。領収書に記載する項目としては、以下の7つが挙げられます。

・タイトル
・日付
・金額
・発行者氏名
・宛名
・但し書き

また、領収書の発行義務はないため、支払った側から求められない場合は発行しなくても問題はありません。

見積書とは

見積書とは、仕事の依頼や商品の発注依頼などを受けた場合に、取引先に対して発行する書類です。契約の前に、サービスや商品の料金、具体的な内容などを確認してもらうために見積書を発行します。見積書に記載する内容は以下のとおりです。

・宛先
・作成者
・作成日
・見積内容や金額
・見積番号
・納期
・支払い条件や取引方法
・納品場所

発注書とは

発注書とは、取引先に対して発注する意思を伝える書類です。受発注の証拠として発注書を発行します。発注書に記載する内容は以下のとおりです。

・宛先
・作成者
・作成日
・発注内容や金額
・発注番号
・納期
・支払い条件や取引方法
・納品場所

発注書に発行義務はありませんが、間違いなく取引するためにも発行しておくことが望ましいでしょう。

納品書とは

納品書とは、商品が納品されたときに発行する書類です。サービスや商品が確かに納品されたことを証明する証拠として、納品書が発行されます。納品書の記載項目としては、以下が挙げられます。

・作成者
・納品日
・納品内容
・宛先

納品書には、最低でも上記の項目を記載しておくことが望ましいです。

請求書を発行する際の注意点

スムーズな取引を行うために、請求書を発行する際に注意しておきたいポイントがあります。事前に確認しておくと安心です。

押印がない請求書を受け付けないケースも

請求書には、押印することが一般的です。しかし、法律上では、押印をしなくても請求書としての効力は変わりません。したがって、請求書に押印されていないことを理由に、発注側が代金の支払いを拒否することはできません。

しかし、不正や改ざんのリスクを防止するために、押印をすることが推奨されているケースもあります。改ざんのリスクなどを考えて、押印のない請求書は受け付けないという企業もあるため押印をしておくと安心です。

メールでの送信にも押印が求められることがある

最近は、請求書をメールで送信するケースも少なくありません。メールでの送信にも、紙の請求書と同じように押印を求められるケースがあります。メールで送信する請求書の場合には、電子印鑑で対応できます。

電子印鑑の主な種類は、印影を画像データに置き換えた電子印鑑と、タイムスタンプが付与された電子印鑑の2種類です。基本的にはどちらでも問題ありませんが、印影を画像データに置き換えたものは、複製しやすく不正利用などのリスクがあるため注意しましょう。

まとめ

請求書とは、代金の支払いを求めるための書類です。振込先の情報や取引内容、金額、請求者の氏名など、必要な項目を不足なく記載しましょう。しかし、エクセルでの書類作成は手間がかかり、人的ミスも起こりやすくなります。

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