目次
[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
Web請求書システムを取り入れている企業は、年々増加しています。請求書は紙で郵送することが当たり前でしたが、Web請求書の利用で効率的なやりとりが可能になっています。この記事では、経営者や経理担当者に向け、Web請求書について解説します。Web請求書システムの導入方法や、選ぶポイントも解説しているので、参考にしてください。
Web請求書とは
Web請求書の基本情報について、普及した背景や法律上の有効性とともに解説します。
概要
Web請求書とは、Web上で発行し、送付する請求書のことです。専用のツールを利用して請求書を作成し、メールなどで取引先に送付します。従来、紙の請求書を送付する場合は、印刷・封入・発送といった手作業により、請求件数によっては大きな負荷がかかる作業でした。Web請求書は一連の請求業務を効率化し、業務の効率化やコスト削減を実現することができます。
Web請求書が普及した背景
Web請求書の普及には、さまざまなビジネス書類の電子化が影響しています。紙媒体で取引を続けることは、印刷や発送といった経理の事務負担が大きいことが指摘されています。新型コロナウイルスによりテレワークが拡大し、政府主導で脱ハンコが進められたことも、普及の追い風になりました。
法律上の有効性
Web請求書を送付することは、法律的に問題はありません。請求書以外にも、見積書・納品書・領収書といった書類も電子発行が可能です。ただし法律の要件に沿った保存が必要になる点には注意しましょう。
Web請求書システムとは
Web請求書システムとは、Web上で請求書のやりとりを行うことができるシステムです。Web請求書システムでは請求書や納品書をクラウド上で作成・閲覧・保管ができる上、簡単に電子送付することが可能です。
導入することで書類の作成・発送における煩雑な作業を短縮できるなど、様々なメリットを得られるため、導入している企業も多いです。昨今はテレワークによって会社に行くことが難しくなった企業が、場所を問わず請求書にアクセスできるツールとして用いられます。
Web請求書システムのタイプ
Web請求書システムは、導入目的によって最適なタイプが分かれます。ここでは、3つのケースに分けて解説します。
請求書の作成・管理を効率化したい場合
請求書の作成・管理を効率化したい場合は、テンプレートに沿って請求書を作成し、作成した書類をクラウド上で管理できるような、一般的な請求管理が行えるシステムがおすすめです。取引内容や金額、数量といった必要な項目を入力するだけで、簡単に請求書を作成できます。取引先が数十社程度で、ボリュームが比較的少ない場合に最適です。
請求書の送付作業を効率化したい場合
請求書の送付作業を効率化したい場合には、郵送作業の代行や電子メール送信など、送付作業の効率化が実現できるシステムがおすすめです。請求情報を設定しておけば、請求先ごとに最適な方法で届けられます。一連の作業をシステム上で完結できるため、請求書の印刷や切手貼り、封入作業が負担になっている場合に最適です。
請求後の業務を効率化したい場合
請求書作成・発送後に発生する、請求後の業務を効率化したい場合には、入金確認や消込を効率化できるシステムがおすすめです。金融機関と連携し、入金データを自動で取得するため、入金消込業務の効率化が図れます。請求書の作成から発送、入金に至るまで、一連の請求業務を効率化したい場合に最適です。
Web請求書システムを選ぶ際のポイント
Web請求書システムを選ぶ際、どのような点に留意すれば良いのでしょうか。ここでは選ぶ際の3つのポイントを紹介します。
自社に必要な機能が備わっているか
まずは、自社に必要な機能が備わっているかを確認することが大切です。機能は提供している企業によって異なり、システムの利用を通じて実現できることには違いがあります。
例えば、基本的な請求書や納品書の作成・発送機能に加えて、入金管理をサポートしてくれるものもあります。また、機能が増えれば利便性は高くなりますが、その分料金も高くなる傾向にあります。自社の経理業務において、必要な機能が搭載されているものを選ぶのが大切です。
セキュリティレベルが高いか
クラウドのサービスを利用する場合には、セキュリティ面も確認しておく必要があります。無料で利用できるツールを使えばコストを抑えられますが、セキュリティのレベルが低いケースがあります。
信頼できる企業のツールを利用しなければ、自社の機密情報が気づかないうちに漏れてしまうこともあります。そのため、暗号化や監視体制が整っているものを選ぶことが大切です。
サポート対応が優れているか
サポート対応が優れているかという点も、システムを選ぶ際には重要となります。特に導入時には「自社の業務や取引先の状況に合わせてどのようなシステムを利用すべきかわからない」「外部のシステムと連携したい」といった悩み、要望が出てくる場合があります。
サポート体制が整っていれば、すぐに相談できて、そこにかかる時間的コストを削減できます。サポートが充実しているという理由だけでツールを選ぶのはおすすめできませんが、機能面を見た上でサポート体制も整っているものを選ぶことが大切です。
Web請求書システムのメリット
Web請求書システムは、請求書を紙で送付するよりもメリットがあると考えられます。実際のところ、どのような点にメリットがあるのでしょうか。ここでは、Web請求書システムのメリットを6つ紹介します。
郵送費や印刷コストがかからない
紙の請求書を作成・送付する場合、印刷代や郵送費などのコストが発生します。1通ごとの費用は少額で、コストが掛かっている印象はありませんが、取引が多くなるにつれ負担が大きくなります。
しかし、Web請求書の場合は上記のような費用が一切かかりません。Web請求書システムには利用料などが発生しますが、それを踏まえてもWeb請求書の方がコスト削減できる可能性が高いでしょう。
業務効率化が進められる
Web請求書システムを利用すれば、紙を印刷した後に押印し、さらに紙折りして封入を行い、投函するといった作業が不要となります。仮に1件の請求書業務を行うのに3分かかった場合、100件で5時間かかる計算です。実際に、月間100件の請求書を作成することも少なくないでしょう。
Web請求書では、作成までの作業は同じですが、郵送のためのコストや時間は一切発生しません。大幅な作業時間短縮につながるでしょう。
セキュリティに強い
請求書を送付する場合、セキュリティ面のリスクがあります。これは発送方法に関わらず、郵送・電子（メールなど）どちらにしろ、情報漏洩の危険性があります。
しかし、Web請求書システムの場合は高いセキュリティレベルを確保しているものもあり、請求書送付のセキュリティレベルを高められます。
請求書を一元管理できる
Web請求書システムを導入すれば、請求書データの管理が煩雑になりません。システムを利用しない場合、データの保管場所を決める必要があることや、社員間で必要な共有ができていないことがあります。
しかし、Webの場合はクラウド上で一元管理されているため、条件を入力するだけで請求書を簡単に検索できます。また社員間の共有も円滑に行うことができ、スムーズな連携が可能です。
人的ミスを減らせる
郵送や手動でメールを送るといった場合、少なからずミスが発生してしまう可能性があります。そこには情報漏洩のリスクが存在しています。しかし、Web請求書システムであれば、事前登録したデータを選択するだけでミスなく送付できます。
このような人的ミスによる情報漏洩を減らせるのはWeb請求書のメリットでしょう。
社外からの利用も可能となる
Web請求書システムには社外からアクセス可能です。例えば、スマホやタブレットからも簡単にアクセス可能となります。わざわざ出社して請求書の承認や発行をする必要がないため、テレワークにも相性が良いのがWeb請求書システムです。
Web請求書を受け取る側のメリット
Web請求書を利用すると、受け取る側にもメリットがあります。ここでは、受け取る側のメリットについて解説します。
タイムラグが発生しない
Web請求書をメールで受け取ると、発行から受け取りまでにタイムラグが発生せず、即日対応が可能です。郵送の場合は、取引先が発行してから手元に届くまでに、最低でも数日が必要になります。Web請求書は内容の誤りに気づいて修正や再発行を依頼する場合にも、時間のロスを最小限に抑えられます。
過去の請求書を探しやすい
紙の請求書に比べて、過去の請求書を探しやすくなることもメリットです。紙の請求書の場合は、保存場所に行き、取引先や年度ごとに分かれたファイルから探す必要がありました。Web請求書の場合は、メールや電子データ検索により簡単に請求書を確認でき、管理面にも大きなメリットがあります。
Web請求書を導入する際の注意点
Web請求書を導入する際は、取引先への事前通知と改ざんできない方法の採用に注意しましょう。
取引先に事前に周知する
Web請求書を導入する旨を取引先に事前周知し、Web請求書に対応できるかを確認しましょう。請求書は紙で保存する、郵送のみ受け付けるといったルールを定める企業もあります。Web請求書と紙の請求書の両方を運用することを前提に、紙の請求書を求められる場合は、個別に対応しましょう。
改ざんできない方法を採用する
PDF形式の改ざんできないフォーマットで送付することも重要です。ExcelやWordなどで作成した請求書を送付すると、取引先で額面や名目を簡単に編集できてしまいます。また法律への対応も必要となります。電子帳簿保存法に対応したWeb請求書システムを利用すれば、電子帳簿保存法に則った方法で取引書類の発行・保存が可能です。
簡単に利用できるWeb請求書システム
初心者でも簡単に利用できるWeb請求書システムとして、当ブログを運営しているメイクリープスが提供しているシステムを紹介します。
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」
「MakeLeaps（メイクリープス）」は見積書から納品書、請求書までクラウド上で簡単に作成・共有ができるWeb請求書システムです。また、作成した書類はワンクリックで電子送付が可能です。さらに、紙の請求書送付が必要な場合も、印刷・封入・投函まで全てを委託できる郵送代行機能を搭載しており、電子による請求書や納品書の受領に対応できない取引先があっても安心です。
そのほかにも、推測機能で入金消込を効率化できることや、時間や場所を問わずオンライン上で承認が可能となる機能など、請求書作成・発送を効率化することに特化した機能が多数含まれています。
まとめ
Web請求書とは、Web上で発行・送付する請求書です。Web請求書システムを導入することで、請求書作成・発送にかかる業務を効率化できます。請求書などを1通ずつ紙に印刷し、広いスペースで保管する必要もありません。
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、見積書から請求書までクラウド上で作成・共有できるシステムです。作成した書類はワンクリックで印刷・封入・投函まで完了し、入金消込の効率化も可能です。Web請求書の導入を検討している場合は、まずは無料の製品紹介資料をご覧ください。
