Salesforceで見積書作成を効率化！導入のメリットと作成の流れについて解説

顧客管理プラットフォームのSalesforceを導入すると、見積書を簡単に作成することが可能です。

この記事では、Salesforceを使った見積書作成の流れや、「MakeLeaps for Salesforce」の連携機能について解説します。

Salesforce導入によって見積書作成はどう変わる？

一般的な方法で見積書を作成する場合、取引先企業や取引内容を確認したり、資料の体裁を整えたりする手間がかかります。

Salesforceを導入すれば、見積書作成に必要なプロセスを自動化し、業務を効率化することが可能です。テンプレートに必要な情報を入力するだけで、見積書を簡単に作成できます。また、見積書の作成から送信まで一貫して作業できることも、Salesforceのメリットです。

Salesforceを活用した見積書作成の流れ

ここからは、Salesforceで見積書を作成する流れを具体的に解説します。

1.商品登録

Salesforce上に商品が登録されていないと、見積書作成の機能が使えません。まだ商品が登録されていない場合、まずは以下の流れで商品オブジェクトを設定しましょう。

画面左上のアイコンをクリックし、「商品」と検索してから選択します。

商品ページ右上の「新規」をクリックします。

新規商品の情報を設定します。「商品名」は必須項目です。「商品コード」や「商品説明」は必要に応じて入力し、「有効」にチェックを入れてください。設定が完了したら、右下の「保存」をクリックします。

追加した商品が画面上に表示されていれば、商品オブジェクトの設定は完了です。

2.見積機能の有効化

次に、見積機能を有効化しましょう。画面右上にある歯車マークのアイコンから、「設定」を選択します。

検索ボックスに「見積設定」と入力し、表示された項目を選択します。

「有効化」と書かれたボタンを選択します。

ボタンの表示が「無効化」に切り替わっていれば、設定は完了です。

3.見積設定

次に、見積の内容を設定していきましょう。まずは、「商談」のタブから見積を作成したい商談名を選択してください。

次に、関連リストのクイックリンクから「見積」を選択します。

画面右上の「新規見積」を選択します。

「見積名」や有効期限などを設定し、「保存」を選択します。

作成された見積を選択します。

見積品目名の右側にある「商品の追加」を選択します。

見積に追加したい商品にチェックを入れ、「次へ」を選択します。

販売価格や数量を入力し、「保存」を選択します。

見積品目名の項目に設定が反映されていれば、見積の作成作業は完了です。

4.見積の同期

取引先から見積内容が承認されたあとは、Salesforceで同期と呼ばれる設定を行いましょう。該当の見積が表示されている画面で、右上の三角マークを選択し、「同期開始」を選択します。

「次へ」を選択します。

「同期中」にチェックが付けば、設定は完了です。

5.テンプレートの作成・選択

Salesforceで作成する見積書の体裁は、テンプレートと呼ばれる機能で設定できます。標準で設定されているテンプレートをもとに、必要に応じて項目のカスタマイズが可能です。

画面右上にある歯車マークのアイコンから、「設定」を選択します。

検索ボックスに「見積テンプレート」と入力し、表示された項目を選択します。

新たにテンプレートを作成したい場合、「新規」を選択します。

元になるテンプレートを選択し、新たに作成するテンプレート名を入力してから保存を選択します。

変更したい項目があれば設定を行い、「保存」を選択します。

作成されたテンプレートの左側にある「有効化」を選択すれば、作業は完了です。

6.PDF保存

作成した見積をPDFで保存したい場合、該当の見積の右上にある三角マークから「PDFの作成」を選択しましょう。

適用したいテンプレートを選択し、「PDFの作成」を選択します。

「見積に保存」を選択すると、見積をPDFで保存することが可能です。

保存された見積は「見積PDF」に表示され、ダウンロードできる状態になります。

7.顧客へメール送信

作成した見積は、Salesforceから直接メールで送信することが可能です。画面右上の三角マークから「見積のメール送信」を選択しましょう。

「いいえ、Salesforceを介して送信します」を選択します。

宛先や件名、本文を入力し、「送信」を選択すると顧客にメールを送ることが可能です。