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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
請求業務をスムーズに進めるためには、請求書の締め日を設けることが大切です。この記事は、請求書の締め日について知りたい企業担当者に向けた記事です。請求書の締め日の定義、締め日を設ける理由、設定方法などを解説します。請求書を送るタイミングについても解説しているので、参考にしてください。
請求書の締め日とは？
請求書の締め日とは、請求処理の区切りとなる日で、発注側と受注側同士の合意のもと決められます。企業によっても異なりますが、多くの場合は、請求書を受け取る側の企業が締め日を設定します。設定した締め日に合わせて、締め日までの取引をまとめて請求します。
以下では、請求書の締め日を設ける理由と、締め日と支払期日との違いについて解説します。
請求書の締め日を設ける理由
請求書の締め日は、請求関連の事務処理を円滑に進めるために設けられています。たとえば、ひと月に複数の取引を行っている場合、締め日を設けないと支払期日をまとめられず、管理が煩雑になるため、大変です。
締め日を設ければ、同一の期間中に生じた取引の支払期日をまとめられるので、管理がしやすくなるでしょう。支払期日に関しては、以下で詳しく解説します。
支払期日との違い
支払期日とは、取引先に請求金額をいつまでに支払ってもらうかを示すものです。締め日は、請求書の事務処理の区切りで、支払期日は商品またはサービスの対価を支払ってもらう日を指すため、意味が異なります。
支払期日は、契約段階で発注側と受注側同士で話し合って決める必要があります。下請けの支払期日は、「下請代金支払遅延等防止」により、商品やサービスが納品・提供された日より60日以内、かつ可能な限り短い期間内に設定するよう定められています。
請求書の締め日の設定方法は？
請求書の締め日の設定方法は、明確な決まりは設けられていません。10日、20日、月末締めなど、会社の状況に合わせて締め日を決めるのが一般的です。月単位で締めると、事務処理がしやすいため、月末締めを採用する会社が多いとされています。
また、請求業務以外にも、従業員の給与計算、支払い業務などの事務手続きが発生するため、繁忙期や他の支払い日と重ならないようにすると、負担を分散させられるでしょう。自社の資金繰りを考慮したうえで、請求書の締め日を設定する場合もあります。
請求書の発行は締め日に合わせるのが基本
請求書の発行は、あらかじめ取り決めた締め日に合わせて発行するのが基本です。
請求書の発行方法としては、取引ごとに発行する「都度方式」という方法があります。また、同月に複数の取引がある場合に、毎月の請求書を一括で発行する「掛売方式」という方法もあります。掛売方式は、請求書払いや後払いとも呼ばれます。
支払側｜請求書の支払期日を過ぎてしまった場合
発注側の立場で、請求書の支払期日を過ぎてしまった場合は、すぐに取引先に連絡を入れましょう。連絡をする際には、支払いを失念していたことに対する謝罪と、いつまでに入金できるのかを伝えることが大切です。信用回復に努めるために、誠意ある対応をするようにしましょう。
万が一、すぐに支払えない場合は、支払期日の延長について相談し、支払いを踏み倒す意思がないこを示すことが大切です。現在支払える金額のみを先に支払い、残りの金額は後日支払うなどの分割払いを提案するのも一つの手です。支払期日を過ぎても支払いがない場合、法的手段をとられる可能性もあるため、注意しましょう。
請求側｜発行した請求書への支払いがない場合
支払期日を定めていても、取引先から入金されないケースがあります。ここでは、請求書の支払いがない場合の対応方法について解説します。
取引先に連絡を入れる
請求書の支払いがない場合は、まずは取引先にメールや電話で連絡を入れましょう。急な対応を要する場合は、電話で連絡することをおすすめします。取引先の経理担当者のミスで入金されていなかった場合は、すぐに入金対応をしてもらえるでしょう。
ただし、納品した商品やサービスに問題があり、意図的に入金されていない場合は、注意が必要です。意図的に入金がされていなかった場合は、何に問題があるのかヒアリングをして、商品の交換やサービス金額の値引きなどの対応が必要になる可能性があります。
また、取引先の資金繰りに問題があって、支払いができていなかった場合は、取引先の状況を踏まえたうえで対応を検討しましょう。
取引先に内容証明を送付し、支払いを督促する
取引先にメールや電話で連絡を入れたもの、連絡がつかない場合は、取引先に内容証明を送り、支払いを督促しましょう。内容証明とは、文書を送付した日付、送付者や受取者などを日本郵便が証明する郵便のことです。
内容証明で請求書を送付しても、取引先から支払いがない場合は、裁判上の手続きをとることになります。
法的手段をとる
取引先に内容証明を送っても支払われない場合、法的手段をとることになります。ただし、法的手段をとる際には、手続きが煩雑で手間がかかる点は、デメリットといえます。
なお、法的手段をとる際には、最終通告として取引先に電話やメールで連絡を入れておくことが大切です。
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まとめ
請求書の締め日とは、請求業務の区切りとなる日のことで、請求関連の事務処理をスムーズに進めるために設けられています。10日、20日、月末締めなど、企業の状況に合わせて締め日を定めるが一般的で、設定方法は明確に定められていません。
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