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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
見積書のタイトルには、「見積書」のほかに「御見積書」と書かれることがあります。近年増えてきた表現で、どちらかが誤りということはありません。この記事では経営者、経理担当、営業担当の人に向け、御見積書と見積書について解説します。メールで送るときのポイントや例文も解説しているので、参考にしてください。
御見積書は近年増えてきた表現
御見積書や御請求書など、近年は「御」をつける書類が増えています。もともと「御」はつけないことが多かったように思われます。自分自身が作成して提出する書類を丁寧に表現していることから、取引先に見積書や請求書を提出・送付する際に「御」をつけることに違和感を感じる人もいます。
「御」をつける理由
御見積書の「御」は、尊敬語の「御」が書類についたと考えられています。謙虚な気持ちや相手への敬意を表しています。ご紹介・ご挨拶・ご説明などと同じように、丁寧な言い回しとして「お」や「ご」をつけて、御見積書や御請求書と表現する人が増えているようです。
御見積書と見積書はどちらが正しい？
御見積書と見積書は、どちらも誤りではありません。御見積書も一般に使われる表現として浸透してきているため、どちらの表現でも使えます。請求書では、御請求書よりも請求書が多いように思われます。好きな方を使って問題ないものの、使う人が増えればその表現が一般化するため、状況に応じてどちらも対応できた方がよいでしょう。
御見積書をメールで送るときのポイント
メールで御見積書を送る際は、件名や形式に注意しましょう。3つのポイントについて解説します。
わかりやすい件名にする
送る内容が御見積書だと伝わるように、わかりやすい件名にします。送付先の顧客は、件名をみて重要なメールかどうかを判断するためです。「御見積書送付の件」「御見積書をお送りします」と誰でもひと目で理解できる件名をつけましょう。返信を急ぐ場合は「◯月◯日までにご確認ください」と入れると、重要であることが伝わります。
改ざんできない形式で送る
トラブルを未然に防ぐために、改ざんできない形式で保存して送ることも重要です。送付には、閲覧のみができ、編集や追記ができないPDF形式が一般的に使われます。御見積書は金銭が記載された契約に関わる重要な書類です。容易に編集できる形式で送付すると、信頼性が損なわれるため注意しなければなりません。
受注につながる本文作成を心がける
御見積書を提出する段階では取引が成立していないことが多いため、受注につなげるために丁寧な本文を心がけましょう。商品説明やサービスの特徴が伝わる表現を入れることが大切です。また顧客に役立ちそうなオプションがある場合は、あわせて紹介すると効果的です。多忙な顧客の時間を取らないように、要点を絞って簡潔にまとめましょう。
御見積書を郵送するときのポイント
御見積書を郵送するときにも、守るべきビジネスマナーがあります。ここでは、郵送時の5つのポイントを解説します。
信書であるため郵送で送る
御見積書は信書にあたるため、郵便局以外での配達は法律で禁止されています。信書とは御見積書のほか、請求書、納品書などが該当する文書です。信書を郵送以外で送付すると、懲役または罰金が課される可能性があるため注意しなければなりません。通常は普通郵便を使いますが、土日祝日は配達が行われないため、急ぐ場合は速達を使いましょう。
封筒と切手を用意する
封筒のサイズに決まりはありませんが、長形3号（120㎜×235㎜）が一般的なサイズです。A4を3つ折りにして入れられます。切手は送付状と御見積書2通であれば、84円切手で送れます。ただし切手に不足があると、受取人となる取引先が不足分を支払わなければなりません。請求書が複数枚ある場合や、料金に不安がある場合は、郵便局に直接持ち込むと安心です。
宛名はあらかじめ確認しておく
会社宛、経理宛、担当者宛の場合があるため、宛名はあらかじめ確認しましょう。宛先を間違えることはビジネスマナーにおいて失礼にあたるため、あらかじめ確認することが重要です。敬称は会社宛の場合は会社名のあとに「御中」、担当者宛の場合は社名・部署名・名前のあとに「様」をつけます。
必ず送付状を入れる
御見積書を送付する際には、送付状を同封することがビジネスマナーです。送付状があれば、開封した人が書類の概要を確認できます。どの取引の御見積書か、なぜ送られてきたのかといった情報を一目で伝えます。時候の挨拶や相手を気遣う言葉などを入れることが一般的で、簡単な挨拶状としての役割も果たします。
御見積書在中の添え書きを記載する
封筒の表面には「御見積書在中」と添え書きを記載しましょう。縦型封筒の場合は左下隅に、横型封筒の場合は右下隅に記載します。添え書きは必須ではありませんが、封筒を開けなくても重要な書類であることが伝わり、ダイレクトメールに紛れなくなります。添え書きは手書きでも問題ありませんが、専用のスタンプを使うと簡単で便利です。
御見積書メールの例文
メールで送る場合は、メールの本文が送付状の役割を果たします。2つのケースに分けて、例文を紹介します。
一般的な送付メールの場合
この度は、弊社製品の御見積をご依頼いただき誠にありがとうございます。御見積書をPDFファイルにて添付いたしましたので、ご査収いただけますと幸いです。製品カタログもお送りいたしますので、ご検討の際にお役立てくださいませ。
【添付内容】
・御見積書1部
・製品カタログ20ページ
御見積書の有効期限は2023年◯月◯日までとなります。期限内にご検討、お返事をいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
複数のプランを提案する場合
この度は、「〇〇」の御見積をご依頼いただきありがとうございます。PDFファイルにて、御見積書を作成しましたのでご確認ください。御相談内容を考慮しますと、同程度のコストでご利用可能なBプランもおすすめです。Aプランの御見積書とともに、合わせてご覧いただければ幸いです。
【添付内容】
・Aプラン御見積書1部
・Bプラン御見積書1部
・比較資料1部
以上になります。ご確認くださいますよう、よろしくお願いいたします。
御見積書作成にはMakeLeaps（メイクリープス）がおすすめ
御見積書作成は、お金が絡む業務であるためミスの予防が重要です。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は簡単に書類作成が可能です。
9種類の書類を簡単に作成できる
テンプレートに沿ったデータ入力で簡単に書類作成ができます。御見積書のほか、発注書・納品書・請求書・検収書・領収書などに対応しています。他書類への変換もワンクリックで完了するため、転記ミスを防ぐことができます。誰でも使いやすくわかりやすい操作画面で、抵抗なく利用を開始することが可能です。
テンプレートを変更するだけで御見積書・見積書を切り替えられる
メイクリープスは状況に応じて「御見積書」と「見積書」を選べます。見積書作成画面の「見積書テンプレート」を選択する項目で、選択するテンプレートによって以下のように変更できます。
・「スタンダード」を選択すると「見積書」
・「プロフェッショナル」を選択すると「御見積書」
簡単に切り替えられ、すぐに対応できて便利です。
ワンクリックで発送できる
作成した書類を電子メール送付・郵送代行にてワンクリックで発送できます。電子メールは簡単に送付でき、受信側の参照ステータスを確認できます。郵送代行は、御見積書や請求書の印刷から郵送作業までをワンクリックで依頼できます。印刷・三つ折り・封入・投函といった各種作業から解放され、業務効率化にも有効です。
まとめ
見積書を御見積書と呼ぶケースも増えていますが、どちらも間違いではありません。丁寧な気持ちを表す「御」がつけられた御見積書も一般に浸透してきたため、好きな方を使えます。ただし状況に応じて、どちらの場合も対応できた方がよいでしょう。
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