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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
毎月の請求書郵送を手間に感じたことはないでしょうか。近年は、メールで請求書を受領する企業も増えてきています。メールで請求書を送ることができれば、業務の効率化につながります。この記事では、メールによる請求書送付の方法や注意点について解説します。切り替えに最適なタイミングも解説しているので、参考にしてください。
請求書はメールで送付しても大丈夫？
「請求書は紙で発行しなければならない」という法律はないため、請求書はメールで送付することができます。請求書とは、取引内容や金額、振込期日などを記載し、代金の支払いを依頼するための書類です。書面かメール送付かは問われず、どちらの方法でも法律上の問題はありません。
事前に取引先の承諾を得る
請求書をメールで送付する際は、事前に取引先の承諾を得ることが必要です。実際に請求書をメールで送付できるかどうかは、企業のルールやポリシーによります。現状は、請求書の原本のみを取引の証明としている企業も少なくありません。あらかじめ相手の企業にメールで請求書を送付しても問題ないか確認しましょう。
押印形式を確認する
請求書をメールで送る際は、押印形式の確認も必要です。請求書は法的に発行が義務付けられた書類ではないため、書面やメールに関わらず、押印なしの請求書も有効です。しかし、取引の証拠書類としては、押印があったほうが有効性が高まるため、押印が求められるケースもあります。
請求書に押印する場合は、「電子印鑑」を利用する方法がおすすめです。電子印鑑をあらかじめ作っておけば、プリントアウトすることなくPDFのファイル上に印鑑を押せます。
メール以外の請求書の送付方法
メール以外の請求書の送付方法として、郵送とFAXがあげられます。ここでは、それぞれの送付方法について解説します。
郵送
請求書は信書にあたるため、郵送する際は封書やレターパックで送ります。郵送のメリットは原本を送るため、改ざんが難しく、不正を防止できることです。長年の慣習から、郵送を希望する企業も少なくありません。デメリットは手間や送料がかかり、発送から受け取りまでに時間を要することです。
FAX
FAXはコピーを送る事になるため、急ぐ場合や、取引先から指示があった場合など、特別な事情のあるときのみ利用したい送付方法です。送信エラーや紛失の可能性もあるため、後日郵送すると丁寧です。即時に送付できることがメリットですが、文字がかすれたり、一部が消えたりするリスクはデメリットといえます。
請求書をメールで送る場合の件名・例文は？
請求書をメールで送付する際の件名・本文の書き方はビジネスメールのマナーとして身に付けておきましょう。また、ファイルの添付方法にもマナーがあります。
以下でも、件名・本文・添付ファイルについてそれぞれお話します。メールで送る一般的な請求書のフォーマットはこちらをご確認ください。
1.件名の例
ビジネスメールでは「何のメールなのか」を件名で明確に伝える必要があります。請求書の送付メールも例外ではありません。
「請求書を添付していること」と「何の（いつの）請求書なのか」と件名で簡潔に伝えましょう。
例）
「〇月分請求書送付のご案内」
「△△△△に関する請求書送付について」
「請求書送付の件【■■■■株式会社】」
2.原本を郵送しない場合のメール本文の例文
メールの本文についてもビジネスメールのマナーに沿って、簡潔な内容を目指します。
送付先の企業名、部署、担当者名、こちらの企業名や氏名を明記する点は一般的なビジネスメールと同じです。
請求書を添付している事実に触れ、何の請求書なのかを記載します。
添付したファイルについては本文の中で紹介してください。
複数のファイルがある場合はまとめて記載しましょう。ファイルの名前を記載するのが一般的です。
ファイルを開けばわかることではありますが、請求金額を本文で明記しておくと好印象を与えるでしょう。
同様に、振込期限についても明記しておくと親切です。
ファイルが開けない場合、不明点がある場合は連絡してほしい旨記載し、「よろしくお願い申し上げます。」といった文言で締めます。
例）
□□□□株式会社 △△部
山田 太郎様
お世話になっております。
◯◯◯◯株式会社 鈴木です。
12月の請求書を添付ファイルにて
送付させていただきますのでご査収ください。
万が一、ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければ幸いです。
——
添付ファイル：201812_invoice.pdf
請求金額：150,000円
お振込期日：◯◯◯◯年◯月◯日(◯曜日)
——
ご不明点などがありましたらお気軽にご連絡ください。
よろしくお願い申し上げます。
3.原本を郵送する場合のメール本文の例文
取引先が希望する場合は、請求書をメールで送付した後に、原本を郵送します。原本を郵送する場合の、メール本文の例文は以下のとおりです。
例）
□□□□株式会社 △△部
山田 太郎様
お世話になっております。◯◯株式会社 鈴木です。
12月の請求書を添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。
なお、請求書原本もあわせて郵送いたしました。
本請求書に明記しました振込先へ、◯◯◯◯年◯月◯日までに
お振込下さいますようよろしくお願い申し上げます。
ご不明点やファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただきたく存じます。
よろしくお願い申し上げます。
記
ご請求番号：◯◯◯◯
ご請求金額：150,000円
添付ファイル：202312_invoice.pdf
お支払期日：◯◯◯◯年◯月◯日
請求書をメールで送付する際の注意点
請求書をメールで送付する際には、注意すべき点があります。ここでは2つの注意点を解説します。
請求書はPDFで作成する
請求書のファイルは、PDFで作成するのが一般的です。ExcelやWordで作成できますが、簡単に編集ができてしまいますし、作成者と送付先でバージョンが違うとレイアウトが崩れてしまうこともあります。ただし、先方にファイル形式を指定されている場合は、その指示に従いましょう。
ファイル名はひと目で何の請求書かわかるものにします。例として、以下内容の請求書のファイル名は、「請求書_株式会社△△△御中_2023年3月_サービス利用料_230331.pdf」とするなど、内容がわかりやすいものにしましょう。
・請求月：2023年3月
・取引先：株式会社△△△
・件名：サービス利用料
・発行日：2023年3月31日
PDFにパスワードを設定して保護する
請求書のPDFにはパスワードを設定して保護しましょう。請求書には取引内容や振込先口座といった機密情報が記載されているため、簡単にデータが見られないようにすることで、情報漏洩対策になります。請求書を添付したメールとパスワードを記載したメールは、別々に送る配慮も必要です。
送付状は添付しなくてよい
メールで請求書を送付する場合は、送付状は添付不要です。郵送やFAXのように、送付状を添付する必要はありません。メールでは、件名や本文が送付状の役割を果たすため、「請求書」の文言を入れつつ、取引内容を判別できる情報を入れることが大切です。
送信ミスがないように確認する
請求書を送付する前には、送信ミスがないように確認することも重要です。送信ボタンを押す前に、以下の点を確認しましょう。
・請求書に記載漏れがないか
・請求書に記載した取引先名がメールの宛先と一致しているか
・請求書が添付されているか
・メールの件名が正しいか
電子帳簿保存法改正への対応が必要
2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法に伴い、請求書をメールで送付・受領する際は対応が必要です。
検索機能を用意する
税務署職員に求められた際に、検索できる状態にするために検索機能の用意が必要です。ファイル名は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」を含むものに統一しましょう。
改ざん防止の対策をする
電子取引データの訂正や削除といった、改ざん防止の対策を施すことも重要です。事務処理について社内ルールを設定し、自社の運用に合わせた適切な措置を検討しましょう。
電子取引データの保存場所を決める
保存した電子取引データは、見読性の確保が必要です。見読性とは、いつでも閲覧できる状態、誰でも明確に読める状態です。いつでも内容の参照や印刷ができるように、保存場所を決め、モニターやプリンターといった設備を用意しましょう。
社内ルールを設定する
要件を満たした電子保存を行うには、社内ルールを設定し、適切に運用することも大切です。業務フローを見直し、マニュアルの作成や、システム導入といった準備を進めましょう。
請求書をメールで送付するメリット
請求書をメールで送付すると、コスト削減や迅速な対応が可能になります。ここでは、メリットについて解説します。
郵送にかかるコストを削減できる
郵送にかかる紙やインク、切手代といった郵送コストを削減できます。請求書の送付準備の業務削減もできるため、作業に関わる人件費削減も期待できます。年間に換算すると、大幅なコスト削減につながる可能性もあります。
再発行や修正に迅速に対応できる
請求書の修正や再発行の際も、迅速に対応できることもメリットです。データを修正して送り直すだけで、作業が完了します。郵送と比較して、スムーズな対応が可能です。
トラブルを防止できる
メールでの送付は、手作業や紙媒体で起こるトラブルを防止できる点もメリットです。郵送は宛名・住所の書き間違いによる未着や、切手不足といったミスの可能性があります。一方で、メールの場合は、PDFなどで送付できるため、郵送で発生するミスを防ぎつつ、手間もなく請求書を送れます。
請求書をメールで送付するデメリット
請求書をメールで送付すると、導入・運用コストや情報漏洩のリスクが発生する可能性があります。ここでは、メール送付のデメリットについて解説します。
導入・運用のコストがかかる
請求書を送るためのシステムを導入する場合、導入・運用のコストがかかります。ただし、ペーパーレスによるコスト削減や人件費の節約を考慮すると、トータルではコスト削減につながる可能性があります。
情報漏洩のリスクがある
メールの宛先間違いや、ウイルス感染による情報漏洩のリスクがある点はデメリットの1つです。パソコンやメールのウイルス対策、社内での取り扱いルールを設けるといった、十分な対策を講じましょう。
紙の請求書を希望する取引先もある
紙の請求書を希望する取引先が、一定数あることが想定されるため、完全な電子化が難しい場合があります。メール送付に難色を希望する取引先には、従来通りの請求書の印刷や郵送作業を別途行うといった、柔軟な対応が必要です。
変更に最適なタイミング
請求書の送付をメールに変更するのに、おすすめのタイミングがあります。ここでは、変更に最適なタイミングを解説します。
料金を改定するとき
自社商品・サービスの料金変更のタイミングで、相談・提案するのが切り替えやすいタイミングです。値上げ額は最小限にとどめるように尽力したことを伝えたうえで、請求書の郵送費削減に協力してほしいと申し出ましょう。
業務効率化やペーパーレス化を推進したいとき
業務効率化やペーパーレス化、リモートワークへの切り替えを行うタイミングで、取引先に相談するのも変更に最適なタイミングです。理由を説明し、理解を得られれば、切り替えられます。
請求書作成・メール送付はクラウド型請求管理サービスが便利
請求書作成・メール送付は、「MakeLeaps」がおすすめです。利用するメリットについて解説します。
請求書を簡単に作成できる
テンプレートに沿ったデータ入力で、簡単に請求書を作成できる点が特徴です。請求書だけでなく、見積書、発注書、注文請書、作業報告書、納品書、検収書、領収書の9種類の書類に対応しています。
ワンクリックでメール送付できる
請求書や見積書などの書類は、何枚でもワンクリックでメール送付できます。受取側が書類をいつ参照したかを、システム上で確認することもできる機能も便利です。郵送代行も選択でき、担当者の負担軽減につながります。
インボイス制度・電子帳簿保存法に対応している
個別に法律の要件を確認することなく、安心して導入・運用できる点もメリットです。インボイス制度に対応した請求書は、簡単に作成できます。また、送信した書類の電子取引データは、電子帳簿保存法の要件に沿った保存が可能です。
まとめ
請求書は、メールで送付可能です。メールで請求書を送付できれば、郵送の手間から解放され、コスト削減にも効果的です。専用のクラウドサービスを使うことで、作業がスムーズになり、ミスも防止できます。
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」では、見積書から請求書まで簡単に作成でき、クラウド上でデータを共有できます。ワンクリックでメール送付もできるため、作業を効率化します。最新情報を全部署が確認できて、連携も簡単です。まずは無料のサービス紹介資料をご覧ください。
