請求書の送付状の書き方、ルールやマナーを解説！

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。

請求書を送る際、「送付状」を添付するのが一般的です。請求書の送付状に関するルールやマナーなど、送付状の書き方についてお話しします。

請求書の送付状とは？

請求書の送付状とは、請求書に同封する請求の概要や挨拶を記載した書類です。送付状には「請求書送付の挨拶」という側面もあるため、礼儀正しい文言を使うことも大切です。

請求書に送付状が必要な3つの理由

請求書に送付状が必要な理由は、主に3つあります。ここでは、請求書に送付状が必要な3つの理由について解説します。

1.ビジネスマナーである

ビジネスにおいて、文書・郵便物などを送付する際には、送付状を同封するのがマナーです。送付状を添えることで、「この取引先はビジネスマナーがよい」と好印象を与えられ、会社の信用度もアップするでしょう。

2.間違い・漏れがないか確認できる

請求書を発行する際のプロセスで起こるミスを防げる点も、請求書に送付状が必要な理由の1つです。送付状には送付する内容を明記するため、内容や枚数に間違いや漏れがないかの確認ができます。

3.補足説明ができる

補足説明ができる点も、請求書に送付状が必要な理由として挙げられます。送付状は、送付する請求書や書類に対して、補足説明をしたい場合に役立ちます。送付状に補足説明をすることで、認識の違いを未然に防止でき、トラブルを回避できるでしょう。

請求書の送付状に書くべき５項目【便利なテンプレート付き】

請求書の送付状には一般的に以下の項目を記載します。それぞれ書き方や内容にはマナーがあるため、注意が必要です。送付上に記載する代表的な５つの項目についてお話しします。

送付状内容①宛先

送付状の最上部に宛先を記載します。宛先には送付状を受け取る会社名を省略せずに記載するのが基本です。会社・部署宛に送付する場合は、「御中」を忘れずに付け加えてください。

担当者がわかっている場合は、会社名・部署名に続き役職・個人名まで記載します。個人名はフルネームで書くのが基本です。下の名前が不明な場合は、苗字のみを記載します。

送付状内容②送付日

書類を投函する日の日付を上部に記載します。書類作成日の日付を記載する場合もあります。

送付状内容③差出人情報

送付状作成を担当した人の情報を記載します。送付日の真下に記載するのが一般的です。個人名だけでは企業が発行する送付状として不十分なため、会社名や部署名、会社の所在地、連絡先電話番号などを記載しましょう。個人事業主の場合は、個人名のほか屋号を記載します。

差出人情報の欄には、会社の角印（個人事業主であれば屋号の角印か個人印）を押印するとベターです。本来、請求書や送付状への押印は義務ではありません。一方で、押印しておくとその書類の正当性が高まり、不正やトラブルが起きにくくなります。

送付状内容④本文

書類のタイトルに始まり、挨拶や内容確認など送付状の本部を記載します。

タイトルは「書類送付のご案内」「請求書送付のご案内」などが一般的です。

本文の内容に特に決まりはありませんが、多くの場合は挨拶を告げる「前文」、請求書送付を案内する「主文」、まとめとして記載する「末文」で構成されます。

また、他のビジネス文書にならい「拝啓/敬具」など、頭語と結語を用います。事務的な印象をやわらげるために季節の話題に触れる「時候の挨拶」は、請求書の送付状ではあまり登場しません。

送付状内容⑤書類内容と部数、枚数

同封している書類の内容と枚数を記載します。ここに記載されている内容と、実際に送られている書類内容、枚数に違いがあれば、先方がこちらのミスに気づきやすくなります。

※こちらから送付状のWordテンプレートをダウンロード可能です。各項目を記載する場所については、こちらのテンプレートを参考にしてみてください。

請求書の送付状に使用できる前文（挨拶文）の具体例

請求書の送付状に使用できる前文（挨拶文）を2つ紹介します。

一般的に使う前文（挨拶文）

日頃より付き合いがある取引先で頻繁にやり取りしている場合、一般的に使う前文は以下の通りです。

・いつもお世話になっております。
・平素より大変お世話になっております。
・日頃より大変お世話になっております。

上記よりかしこまった挨拶にする場合は、以下の前文を用いましょう。

・時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
・平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

送付が遅れた際の前文（挨拶文）

請求書の送付が遅れた際には、以下のようにお詫びの言葉を簡潔に添えましょう。通常よりも丁寧な文章にすることがポイントです。

・この度は、送付が遅れましたこと、誠に申し訳ございません。
・私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
・書類送付が遅くなり、御迷惑をおかけしております。深くお詫び申し上げます。

請求書と送付状を送る方法

請求書と送付状を送る方法は、主に3つあります。ここでは、3つの方法について解説します。

郵送で送るケース

郵送で送る場合は、基本的には他の書類のサイズに合わせます。A4サイズにするのが一般的です。また、書類の順序は、取引先が封筒を開けた際に初めに送付状が見えるようにしましょう。書類に合わせた封筒を使い、封筒の表紙には「請求書在中」と記載します。

FAXで送るケース

FAXで送るのは、急ぎで請求書を送る必要があるときに限定されます。まずは取引先の了承を得ましょう。FAXで送る際は、送付状を先にして順番に送ります。FAX送信後には、取引先に請求書が到着したかを必ず確認しましょう。後日、原本を送付することも重要です。

メールで送るケース

請求書をメールで送る場合、送付状の作成は必要ありません。送付状の内容と同様の内容をメールに記載します。改ざんリスクを減らすために、請求書はPDF形式で送付しましょう。またメールの場合、宛先の誤りが生じやすいため、CCを含めて慎重に確認することが大切です。

請求書と送付状を送る方法

請求書を郵送で送る場合は、送付状を添える必要があります。送付状は、A4サイズ1枚で作成し、1枚目にくるように入れるのが一般的です。三つ折りの場合は長形3号、折らない場合は角形2号の封筒を用いて、封筒には「請求書在中」と記載しましょう。また、料金不足になって請求書が届かないことがないように、郵送費や切手代の確認は必須です。

請求書の送付状がいらないケース

メールで請求書を送付する際は、送付状を添える必要がありません。ここでは、請求書の送付状がいらないケースについて解説します。

メールで請求書を送付する場合

メールで請求書を送付する場合は、メールの本文に挨拶・送付内容を明記するため、別のメールで送付状を送る必要がありません。件名に「請求書送付について【◯◯◯◯株式会社】」と記載し、請求書が添付されていることを分かるようにするのが基本です。

【メール版】請求書の送り方

メールで請求書を送る場合も、郵送で送付状を送る場合と記載すべき項目は基本的に同じです。

メールで送付する場合の一般的な記載内容を例とともにご紹介します。

メールでは、「拝啓/敬具」といった頭語・結語はメールではあまり用いられません。添付ファイルで請求書を送る性質上、ファイルに問題があった際に連絡してほしいという旨を添えておくと親切です。

ビジネスメールでは送信者情報として署名欄を作成しておくのが一般的です。署名欄を作成している場合、本文中に新たに送信者情報の欄を設ける必要はありません。

請求書の送付状に手書きで一言添えてもよいケース

送付状を添えるのはビジネスマナーの1つでもあるため、ビジネス以外の情報を記載しないのが基本です。しかし、取引先の担当者とある程度の関係性が築けている場合は例外です。手書きで一言添えることで、印象をよくすることが可能です。取引先の担当者と関係性が築けているのであれば、相手への気遣いを伝える一言を添えるようにしましょう。

請求書を発行するなら「MakeLeaps（メイクリープス）」がおすすめ

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まとめ

請求書に添付する送付状の作成方法についてご案内しました。経理処理に直接かかわるわけではありませんが、ビジネスマナーとして覚えておいて損はありません。失礼がなく、わかりやすい内容を心がけましょう。

請求書や送付状は、エクセルなどの表計算ソフトを使って作成することも可能ですが、短時間でミスなく作成するには、まずは無料で試せる便利なクラウドサービスの利用がおすすめです。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、請求書や納品書、見積書などの各種書類をクラウド上でミスなく簡単に作成できるクラウドサービスです。

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