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[非表示]ビジネスで発送される封筒には、封入されている書類に応じて「添え書き」が記載されています。請求書を送る場合、「請求書在中」と記載するのが一般的です。
こちらでは、ビジネスマナーとして知っておいていただきたい「請求書在中」の記載ルールについてお話しします。
「請求書在中」と記載する理由は？
「請求書在中」と記載するのは、受取先の取引企業が一目で請求書入りの封筒を判別できるようにするためです。
企業にはキャンペーンDMを含め、直接業務に影響せず、緊急性が高くない郵便物も多数届きます。「請求書在中」の記載は、そうした多数の封筒・書類の中から、重要性が高い請求書入り封筒を見つけやすくするための措置です。
「請求書在中」をはじめ、「親展」「見積書在中」といった添え書きは、記載しなければならないルールが定められているわけではありませんが、添え書きがあると郵便物の仕分けスピードが大幅にアップします。あくまでビジネスマナーとして、慣例的に記載されています。
ただし、請求書に関しては、締め日の関係から急ぎで開封しなければならないケースがあるため、「請求書在中」と記載しておいたほうがビジネス上好ましいでしょう。
「請求書在中」と書く前に知っておきたい5つのビジネスルール
「請求書在中」と封筒に記載する際、ならびに請求書を送付する際に知っておいていただきたいビジネスルールを5つご紹介します。
1. 請求書の送付に使用する封筒のサイズ
請求書送付に使用する封筒は主に「長形3号（長3）」「角形2号（角2）」の2種類です。
長形3号（長3）120mm×235mm
A4サイズの書類であれば、三つ折りで入れることができます。請求書をはじめ、納品書、見積書などビジネス上の書類送付で広く使われている封筒です。定形郵便物として取り扱われ、総重量が25g以下であれば82円切手、50g以下であれば92円切手で送れます。
角形2号（角2）240mm×332mm
A4サイズの書類を折らずに入れられる封筒です。書類に折り目がつかないことから、比較的重要なビジネス書類である履歴書や、契約書などを送付する際に使われます。定形外郵便に区分されるため、総重量が50g以下の場合は120円切手、100g以下であれば140円切手の貼り付けが求められます。
※切手の価格は2019年6月末時点
2. 「請求書在中」と表記する正しい位置
「請求書在中」の記載位置は封筒の記載が縦書きか横書きかによって慣例的に決まります。封筒が縦書きであれば表面の左下に縦書きで、封筒が横書きであれば表面の右下に横書きで記載するのが一般的です。
3. 選ぶべき最適な文字色
記載そのものがルール化されているわけではないため、「請求書在中」の色についても決まりはありません。一般的に使用されているのは黒、赤、青です。
この中であればどれを使用しても問題はありませんが、黒だと目立たず、赤は「赤字」を連想させるという声もあります。それほど意識する必要はないかもしれませんが、青を使用するのが無難と言えるでしょう。
4. スタンプor手書き どちらが正解？
すでに印刷または宛名書きの終わった封筒に「請求書在中」を記載する方法には、スタンプと手書きの2種類があります。重要なのは「請求書の存在」を知らせることであるため、手書きかスタンプかは大きな問題ではありません。
ただし、複数枚の請求書を郵送する場合は、スタンプのほうが効率的です。字体もスタンプのほうが安定しており、書き損じを防ぐこともできます。スタンプがなく手書きで記載する場合は、「請求書在中」の周りを四角い枠で囲って目立たせることを忘れないようにしましょう。
5. 英語表記の場合は？
「請求書在中」の慣例は日本だけにとどまりません。海外に請求書を発送する場合も、封筒の表面に請求書が入っていることを明記します。「請求書在中」の英語表記は「INVOICE ENCLOSED」です。
航空郵便（エアメール）で送る封筒には、「INVOICE ENCLOSED」と記載しましょう。
「請求書在中」を封筒に直接プリントするには？
取引先が多い企業であれば、「請求書在中」とあらかじめプリントされた封筒を大量に用意しておいたほうが効率的かもしれません。
近年のプリンター、複合機の多くは封筒の印刷に対応しています。ワードやエクセルで作成したデータがあれば、封筒に印刷が可能です。テキストボックスで「請求書在中」と入力したデータを作成すれば、簡単に添え書き付きの封筒を印刷できます。
テキストボックスで入力する際は、背景色を「なし」に設定しましょう。文字色や枠線の色は任意に選べます。位置の細かな調整も可能です。
テキストボックスを画像として保存しておけば、データ上でスタンプのように利用できます。また、「請求書在中」のテキストボックスが入力されたデータをテンプレートとして保存しておき、毎回宛名を変えてプリントするのも効率的です。
あるいは、印刷業者や郵送代行サービスを利用するのもおすすめです。
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、封筒への添え書き記入から、書類の封入・投函までを行う郵送代行サービスを提供しています。手間のかかる作業を一括でお引き受けしますので、請求書発送が多い企業様におすすめです。まずは無料のサービス紹介資料からご覧ください。
まとめ
「請求書在中」の書き方についてご紹介しました。必須ではないものの、記載があったほうが取引先への心証はよくなります。
また、ビジネスマナーで表記の方法はある程度決まっているため、慣例にならって記載するのが無難です。請求書を発送する際は、今回ご紹介したようなポイントを意識してみてください。
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