封筒の宛先の書き方！ビジネスで使う宛名【様・御中・各位など】の使い分けも

※書類送付に関しては、封筒の書き方に加え、2024年に予定されている郵便料金の値上げおよび値上げへの対応策を解説した以下の記事も参考にしていただけると幸いです。
【2024年】郵便料金の値上げを解説！請求書などの郵送コスト増加を防ぐ方法も紹介

封筒の宛先の書き方は？ビジネスの基本は縦書き

ビジネス文書を郵送する場合、封筒の記載内容は縦書きにするのが基本です。ただし、長辺が横向きの洋封筒などを使う場合は、封筒の向きにならって横書きで記載します。

ビジネスで送ることが多い書類のひとつが請求書です。「請求書の封筒の書き方ガイド（封筒の選び方・請求書の折り方など）」では請求書送付で使う封筒の書き方についてまとめています。また、請求書エクセルテンプレート/フォーマット集ではダウンロードできるエクセルテンプレートをまとめています。ここからは、縦書き封筒の書き方について表面と裏面に分けてご説明します。

縦書き封筒（和封筒）の宛先の書き方1.表面

封筒の表面には宛先の住所を右端から記載します。書き出し位置は郵便番号欄から1文字分程度下げるようにしてください。番地などの数字には漢数字を用い、ビル名やフロア数も省略せず記載します。

住所の左隣には会社名・部署名を記載します。住所の書き出し位置から、さらに1文字分下げた位置で書き始めるのが基本です。会社名にアルファベットが入っている場合も、1文字ずつ縦に書きます。部署名を同じ行に書ききれない場合は行を分けましょう。

封筒の中央には、書類を送る相手の名前を記載します。まず、肩書きを小さな文字で書き、その下に名前を記載するのが一般的です。同じ行に収まらない場合は、名前の右に肩書きを書いても問題ありません。

切手を貼る位置は、封筒表面の左上です。切手と郵便番号欄が横並びになるようにします。

h3：縦書き封筒（和封筒）の書き方2.裏面

封筒の裏面には送り主の情報を記載します。中央に寄せて記載するのが基本的なマナーですが、近年は左側に書く方法も一般的です。

表面と同様、住所から書き始めます。数字を漢数字にする、ビル名・フロア数まで省略しない、といったマナーは封筒の表面の書き方と共通です。住所の左隣には会社名・部署名を記載し、そのさらに左隣に差出人の名前を記載します。

封をしたあとには、のり付けした部分に封締めを記載しましょう。「〆」、もしくは「封」と書くのが一般的です。必要に応じて、左上に封かん日を漢数字で記載します。

封筒の表面に書く「外脇付け」とは？

封筒の表面には必要に応じて「外脇付け」を記載します。「外脇付け」とは、開封前に書類の内容や重要度を知ることができるアナウンスのようなものです。基本的には赤字・赤枠で封筒の左下に記載しますが、青や黒で記載するのも一般的となっています。手書きで書いても構いませんが、スタンプを使ったり、宛名と一緒に外脇付けも印刷したりすると便利です。

代表的な外脇付けが、「本人が開封してください」という意味をあらわす「親展」です。そのほかにも、「至急」「重要」「請求書在中」「履歴書在中」といった外脇付けがあります。

請求書在中については「「請求書在中」封筒への書き方まとめ！スタンプや手書きのルールも解説」でくわしく解説しています。

宛先【様・御中・各位など】の使い分けを解説

宛先の名前には「様」「御中」など敬称をつけます。以下では、これらの敬称の使い分けをご紹介します。

個人宛「様」の使い方

特定の個人に向けて書類を送る場合は「様」を用います。お互いの立場や関係性にかかわらず、個人であれば使用可能です。ビジネスでは漢字の「様」が最も一般的であり、「さま」「サマ」を用いるとカジュアルな印象を与えます。

複数の個人名を宛先に記載する場合は、それぞれに「様」が必要です。「殿」も個人名に使う敬称ですが、目下の人に使う言葉とされているため、ビジネスでは避けたほうが無難でしょう。

団体・組織宛「御中」の使い方

「御中」は、会社や部署、学校、施設など、組織や団体に対して使用する敬称です。ビジネスの書類送付で使用する場合は、社名や部署名の下に記載します。送り先の個人名がわかっている場合は「様」を用い、わからない場合は「御中」と用いるのが一般的です。

「御中」をほかの敬称を一緒に使うことはできません。例として、「〇〇事業部御中　△△□□様」といった記載は間違いです。

複数人宛「各位」の使い方

「各位」は複数の目上、目下にかかわらず個人に対して使用する敬称です。相手を敬うニュアンスが込められています。「～の皆様へ」と言い換えることもできます。

「様」や「御中」と各位を併用することはできません。例えば、「お客様各位」といった記載は本来間違いです。一方で、このような書き方であっても社会通念上許容されてケースも多く、相手と場合によっては必ずしもマナー違反ではありません。

「様方」や「気付」の使い方

「様方」は、送付先住所の世帯主の名字と受け取る個人の名字が違う場合に使う敬称です。「山田様方　鈴木一郎様」のように使用します。

「気付」は送付先企業の送付先の企業・組織に所属していない人に対して、その企業経由で書類を送りたい場合に使う敬称です。最終的な送り先が個人の場合は「様」を、組織の場合は「御中」を「気付」のあとに記載します。

「行」の使い方

「行（ゆき）」は、返信用の宛先として自分に使う言葉です。相手から返信がほしいときや、書類送付を依頼するときに、返信用封筒やハガキの宛先として、会社や部署などの組織名と「行」を記載します。あらかじめ送り先を記載することで、相手の手間を省けます。

「宛」の使い方

「宛」は、自分をへりくだる表現で、返信用の宛先として自分に使います。「御中」や「様」は敬称にあたり、自分に使用するのはマナー違反になるため注意が必要です。返信用封筒やハガキに、自分の名前と「宛」を記載します。明確な使い分けのルールはありませんが、多くの場合「宛」は個人名、「行」は会社・組織名に対して使われます。

「殿」の使い方

「殿」は、目上の人から目下の人に対して使われる敬称です。ビジネス上で取引先や組織外の人に使うと失礼に当たるため、注意しましょう。一般的には、社内の部下や、学校の生徒といった内部の人に対して使います。「殿」を使う特別な理由がなければ、「様」に代替することをおすすめします。

「先生」の使い方

「先生」は、政治家や医師、弁護士、教授と言った指導する立場や専門知識のある人に使われる敬称です。「先生」と「様」はどちらを使用してもマナー上の問題はないため、相手との関係性によって検討しましょう。ただし、「〇〇先生様」のように、「先生」と「様」を一緒に用いることはできません。二重敬称を避けるため、使う際はどちらか一方にします。

【具体例付き】封筒の宛名書き（敬称）まとめ

具体例とともに、宛名の敬称の書き方をご紹介しましょう。

会社宛・担当部署宛の場合

会社全体を宛名として書くこともできます。この場合の敬称は「御中」です。部署を指定する場合は部署名の下に「御中」を記載し、会社名の下には敬称をつけません。

個人に送る場合

担当者など、企業の個人に向けて書類を送る場合は、個人名の下に「様」を記載します。役職がある場合は、名前の前に記載しましょう。教師などには、「先生」を敬称として使うこともできます。

宛先の書き方で迷いやすいポイント

手紙以外にも、メールやSNS、企画書で宛先を書くケースもあります。ここでは、宛先の書き方で迷いやすいポイントについて解説します。

メールやSNSの宛先の書き方

メールやSNSでも、手紙と同じ書き方を用います。個人向けには「様」、会社・組織向けには「御中」を使い分けましょう。メールやSNSでは、手紙のように名前部分の文字を大きくする必要はなく、本文と同じサイズで入力します。

企画書の宛先の書き方

企画書や資料の宛先には、相手が法人であれば「御中」を使うのが一般的なマナーです。「株式会社〇〇御中」、特定の部署宛であれば「株式会社〇〇商品開発部御中」となります。会社名は正確に記載し、誤字がないか注意しましょう。

宛先の書き方の注意点

宛先を書く際は、注意点があります。ここでは、宛先の書き方の2つの注意点について解説します。

敬称を併用しない

敬称は併用しないのがルールです。「御中」と「様」などの、複数の敬称を同時に使うのは避けましょう。「株式会社◯◯御中」「株式会社◯◯ ご担当者様」のように、どちらか一方の敬称を使います。

連名でも「様」を省略しない

2名以上の相手に送る連名の場合でも、「様」を省略してはなりません。「株式会社〇〇田中様、斉藤様」のように、1人ずつに「様」を記載しましょう。役職が高い人の名前が最初に来るように記載します。

宛先を間違えてしまったときの対処方法

宛先を間違えてしまったときは、適切な対処が必要です。ここでは、郵送の場合とメールの場合に分けて解説します。

郵送の場合

郵送の場合は、新しい封筒に宛先を書き直しましょう。修正液や取消線で直すことは避けます。発送後に間違いに気づいた場合には、速やかに先方に連絡し、お詫びします。

メールの場合

メールの場合は、気づいた段階で迅速にお詫びメールを送りましょう。「先ほどのメールにて、宛名に敬称を表記せず送信しましたこと、心よりお詫び申し上げます」のように、誠意を持って謝罪することが大切です。

会社宛に送る封筒の選び方

宛先の書き方にマナーがあるように、封筒の選び方にもポイントがあります。ここでは、会社宛に送る封筒の選び方について解説します。

一般的なサイズは角形2号を選ぶ

会社宛に郵送物を送る際は、角形2号の封筒を選ぶのが一般的です。角形2号は240mm×332mmのサイズで、A4サイズの書類を折り畳まずに入れられます。少し余裕があるため、重要書類や正式な文書を、クリアファイルに入れて郵送することも可能です。

白色で透けない素材にする

ビジネスシーンにおいて封筒の色に明確な規定はありませんが、目につきやすい白色を選ぶのが無難です。茶色の封筒は、チラシやDMに紛れる恐れがあります。透けると情報漏洩につながるため、中身が透けないように配慮しましょう。

「MakeLeaps（メイクリープス）」は発送業務がワンクリックで可能なサービス

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電子メール送付「セキュア送信」は、Webブラウザーから参照または保存(ダウンロード)できるページのURLが記載されたメールを、より安全・スピーディな形で書類をお届けします。

「郵送代行」は、書類の印刷〜封入〜切手貼付〜ポスト投函まで、ワンクリックで書類郵送ができるサービスです。人の目や手から離すことで、ミス漏れ等のヒューマンエラーを防止や、これまで大幅にかかっていた作業の手間を省いて、担当者の方の負荷軽減に繋がります。

Web上「取引ポータル」は、Webページ上に帳票が保管され、そこから閲覧やダウンロードが可能となります。過去に送付した請求書などの書類や、各種ファイルの一覧もお客様側にてご確認いただけます。

郵便法改正の配達遅延等のリスクを防ぐには、取引ポータルで請求書をすばやく・確実に送付できます。

まとめ

書類送付時の宛先の書き方には、マナーがあります。適切な宛先を使い分け、取引先に失礼のないよう送付しましょう。

発送業務をより効率化したい場合には、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の活用がおすすめです。見積書から請求書までクラウド上で作成共有し、作成した書類は、ワンクリックでメール送付や郵便代行、取引ポータルで処理できます。

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