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[非表示]請求書払いの導入は、都度払いに比べ請求業務の効率化や売上拡大に効果があります。一方で、貸し倒れリスクや、未払金回収に向けて対策しておく必要があります。この記事では、請求書払いのメリットやデメリットに加え、請求書の作成方法をご紹介します。
請求書払いとは何か？
請求書払いとは、企業はもちろん、個人事業主の取引でもよく用いられている決済方法で、掛け売りの一種です。
たとえば、小売店などで買い物をした場合は、レジで直接代金を支払います。これを「都度払い」と呼びます。一方、請求書払いは、商品やサービスに関する請求書が届いた後に、銀行振込等で支払いを行うものです。
従来は、経理担当者が社内で請求書を作成・送付するのが一般的でした。しかし近年では、クラウドサービスを利用するなどして、請求書の作成・発行をリモートワークで行うこともできます。
在宅勤務での請求書作成については、「在宅(リモート)勤務の請求書作成はオンラインで！気を付けるべきポイントは？」で詳しく解説しています。
請求書払いを利用するための準備・必要なこと
請求書払いは、取引先との信用の下で成立します。そのため、請求書払いを利用するためには、与信審査が重要です。
たとえば、得意先である企業Aが大量の商品をメーカーに注文をしたとします。メーカーは決済前であっても商品を納めますが、その根本には「企業Aは、請求書に従って支払いを滞りなくしてくれる」という信用があります。
一方、はじめての取引となる企業は、信用が未知の状態です。そこでメーカーは独自の基準を定め、新規取引先の信用を調査します。これが与信審査です。
取引の規模が大きくなればなるほど、与信審査の重要性は高まります。請求書払いを導入する場合は、あわせて請求書払いを行う取引先の審査方法や基準を定めましょう。
請求書払いのメリット・デメリットはある？
請求書払いには、請求者側・支払い側の双方にメリットとデメリットがあります。それぞれの視点から、詳しく解説します。
請求側のメリットとデメリット
まずは、請求する側のメリットです。ここでは、都度払いと比較をしながら解説します。
請求作業は、金銭のやり取りに直結する重要な手続きです。そのため、都度払いの回数が多ければ、それだけ業務負担が増加します。請求書払いであれば、締め日を定めることで請求をまとめられ、手続きを効率化できます。業務負荷が減るほか、人為的ミスも少なくなるでしょう。
また、後述しますが、支払う側の手続きも効率化できます。加えて、買い掛けとなるため、購入意欲の活性化にもつながります。結果として、請求する側の売上にも貢献してくれるのです。
一方、デメリットがないわけではありません。とくに大きいのは代金の未回収（貸し倒れ）というリスクです。その回避のためには、十分な与信審査が求められます。そういった審査にかかる時間や労力なども、デメリットのひとつと言えるでしょう。
支払う側のメリットとデメリット
続いて、支払う側のメリットです。都度払いに比べると、請求書払いは支払いを月末などにまとめられるため、経理業務の効率化につながります。また、支払時期を後ろにずらせるため、経営的にもキャッシュフローの改善が期待できるでしょう。
デメリットは比較的少ないのですが、たとえば支払いを失念してしまったり、キャッシュが足りないような事態に陥ったりすると、信用を失い、今後の取引に悪影響を及ぼす可能性があります。
請求書払いが行われないときの対処法
請求書払いを導入した際に注意すべき点は、支払いが行われないリスクの検討です。
請求期日になっても入金が確認できない場合には、はじめに自社側に原因がないかを確認します。請求書の送り先を間違ったり、請求内容に誤りがあったりといったケースも十分に考えられるからです。
自社の請求業務に問題がないのであれば、先方の確認漏れや代金の支払い忘れなどの可能性が疑われます。一方で、貸し倒れによる代金未払といった深刻な事態も考えられます。こうした際には、適切な対応で債権を回収しなくてはなりません。
相手が請求に応じてくれない場合の対処法はある？
相手が請求に応じてくれない場合、まずは電話やメールで、直接催促するのが原則です。経理担当、もしくは経営者に連絡し、新たな支払い期限を設定しましょう。この際は、急ぎである旨を丁寧に伝えると共に、少なくとも2日以内の入金を設定するのが一般的です。
直接の催促で決めた期限内に支払いが確認できなかった場合は、催促状を発行します。文面は「未収金に関して〇月〇日までの確実な支払いをお願い申し上げます」としてください。ここでのポイントは「電話ではない方法で支払いを催促した」という証拠を残すことです。
それでもなお、支払いが行われなかった場合は督促状を発行します。「未収金に関して〇月〇日までに支払いを確認できなかった場合、法的手段に入ります」といった文面を掲載します。また、より強い効力を持たせるために内容証明郵便を用いてください。もしも、これで支払いがされなければ、「再三の注意にも関わらず代金支払いに応じなかった」という事実が作られます。
期日までに入金が確認できなかった場合は、最終手段である法的措置に移ります。以下は、その代表的な手法です。
- 支払い督促の申し立て
- 民事調停の申立
- 強制執行の申し立て
- 少額訴訟
上記手法を用いる場合は、専門の弁護士にご相談ください。
請求書の作成方法
請求書払いを利用するには、請求書の発行が必須です。ここでは、請求書の作成方法について解説します。一般的には、以下の項目の記載が請求書には求められます。
- タイトル…「御請求書」「○月分御請求書」など
- 請求番号…社内での管理番号
- 宛先…請求先の会社名・住所・担当者名
- 発行日…発行日、もしくは締日の日付
- 作成者…会社の角印、会社名、住所など
- 請求明細…商品名・単価・数量・消費税率・消費税額・合計金額・備考など
- 振込先…振込先の口座情報
- 支払期限…支払期限の日付
請求書のより詳しい作成方法は「【請求書の書き方マニュアル】これだけでわかる！個人事業主の方も必見！」でご確認いただけます。
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それぞれの様式の特徴等については「【請求書の様式3パターン】エクセル・ワード・ツールを使った書き方とルールを紹介」をご覧ください。
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