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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
「口座振替」は便利な決済方法として、広く利用されています。しかし、利用するメリットがあることは理解していても、詳細まで理解していない方が多いでしょう。
また、利用にかかる手数料のことを懸念する方も少なくありません。本記事では、口座振替を導入するメリットや導入に必要な手順、利用する代行会社の選び方を紹介します。
口座振替とは
そもそも口座振替とは、顧客が事前に登録した口座から、毎月自動で引き落とす仕組みのことを指します。
顧客としては、毎月の手数料やサービスの利用料を振り込みに行く必要がないという点で、非常に利用しやすい決済手段となっていることが特徴です。
事業者にもメリットが多く、例えば料金未払いを防げるなどの効果が期待できます。
その結果、BtoCだけでなくBtoBでの取引にも利用されることが増え、今では多くの企業が採用している決済方法です。
口座振替にかかる手数料
口座振替は利便性の高い決済方法ですが、利用の際には手数料が発生します。そのため口座振替を使うのであれば、事前に手数料分のコストは見込んでおく必要があるでしょう。
基本的には初期費用、月額基本料、振替手数料などが、口座振替の利用時には必要です。各種手数料は利用する会社によっても異なりますが、振替手数料は「1件◯円〜」といった形での料金設定が一般的となっています。
事前に口座振替の利用にかかる手数料を計算し、コストを把握しておくことがポイントです。また、振替依頼を伝送するためには、別途メニューが用意されているケースもあります。
口座振替を導入するメリット
口座振替の導入にあたっては、様々なメリットがあります。以下からは、メリットについての詳細を解説するので参考にしてください。
代金未回収のリスクが減る
口座振替の導入には、代金が未回収になるリスクが減少するというメリットがあります。1度登録すればその後は自動引き落としになるため、顧客の支払い忘れがなくなり、未回収になる可能性を減らせるのです。
また、自動引き落としによって顧客は「料金を支払っている」という感覚が薄くなり、チャーンレート(解約率)の低減に効果があることもメリットになります。商品・サービスの購入が継続しやすくなるため、利益率のアップなどにも期待できるでしょう。
サービスの利用料が安い
口座振替は、サービスの利用料として手数料がかかりますが、基本的にその価格は安めになっています。
集金代行に依頼した場合、その他の決済方法と比較しても、安い利用料に分類されるため、低コストで利用できる点がメリットです。
また、入金遅れや入金不足に対する連絡業務も少なく、コストカットできる点も魅力になります。一方で、一般的に支払い側に振込手数料の負担が発生するので、対銀行振込との比較においては回収側の負担が増加する可能性がある点に注意が必要です。
手厚いサポートが受けられる
口座振替は、代行会社を利用することで様々な手厚いサポートを受けられる点もメリットになっています。
代行会社は口座振替の導入サポート以外にも、様々な決済サービスを展開していることが多いです。
展開しているサービス内容の中から、自社に最適な決済方法を探してくれるため、効率良く回収手段を見直せます。また、導入時や利用開始後に不安が生じた際にも、メールや電話1本でスムーズに対応してくれるため安心して利用が可能です。
口座振替を導入するデメリット
口座振替には多くのメリットがありますが、同時にデメリットもあります。
以下を参考に、デメリットについても確認しておきましょう。
入金まで数日かかることがある
口座振替は、入金まで数日程度の時間がかかる点がデメリットです。
実際に口座から振替後、入金が行われるまでには約10日程度かかるケースもあります。
「振替日＝入金日」ではないため、事前に注意が必要となります。特にキャッシュフローの観点で問題が生じることが多く、必要に応じて入金日が来る前に対策が求められます。
現金が足りないという事態にならないように、口座振替を前提としたキャッシュフローは見直すことも必要です。
手続きが煩雑になりがち
口座振込を導入する際には、様々な手続きによる工数が発生します。そのため手続きが煩雑になりやすく、慣れていない場合には結果的に時間と手間が多くかかる点がデメリットです。
特に新規顧客を獲得した際には、顧客に口座振替の依頼書への情報の記入と押印をしてもらう必要があります。万が一ミスがあれば再度手続きを行わなければならないため、特に再提出の原因になりやすい届出印・認印などは入念なチェックが必要となるでしょう。
もしミスがあった場合には、改めて顧客に情報の記入と押印を依頼することになるため、口座振替を利用するまでにさらに時間がかかります。
口座振替を導入する手順
口座振替を導入する際には、いくつかの手順を必要とします。
以下からは、具体的な手順についての詳細を解説するので参考にしてください。
金融機関や代行会社に申し込む
まずは金融機関や代行会社に対して、口座振替の利用を申請します。
口座振替の導入時には、個別で金融機関ごとに申し込む方法と、代行会社にまとめて依頼する方法のどちらかを選ぶことになるでしょう。
金融機関に個別に依頼する場合は、その分の工数がかかってしまいますが、コスト面で安く抑えられる点が魅力です。
一方で、代行会社に依頼する場合は、一括で申請と管理が行えるため、手間を最小限にして導入できます。
どちらか片方が明確に良いと言えるものではありませんが、例えば、地元の顧客が多いような場合であれば、地元の地銀/信金系の口座振替を選択すると、支払い側の負担が少なく、また手数料も安く抑えられる可能性があります。自社にとってよりメリットの大きいサービスを選ぶことが大切です。
顧客に振替依頼書を記入してもらう
金融機関と代行会社のどちらを利用するか決めた後は、顧客へ申請に必要な振替依頼書への記入を依頼する流れになります。
基本的には金融機関・代行会社との契約が終わったら、口座振替依頼書を顧客に送付して必要事項を記入してもらう形になるでしょう。
先ほども解説した通り、振込依頼書にミスがあると引落が正しく行われないため、きちんと記載内容を確認することが重要です。
また、顧客側も口座振替が初めての場合、依頼書への記載方法や注意点が分からないことも考えられます。
万が一顧客が依頼書の作成に不安を感じているようなら、積極的にフォローしていく姿勢が必要です。
振替依頼書を郵送する
顧客によって振替依頼書の記入が完了し、ミスがないことを確認したなら、依頼書の郵送を行います。
振替依頼書の郵送先は、契約した代行会社です。
郵送の際には、「到着期限を確認する」ことと、「依頼書の控えを取る」ことが重要となります。
代行会社は依頼書の作成に期限を設けていることがあるため、到着するまでに時間がかかるとその期限を過ぎてしまう恐れがあるのです。
事前に到着タイミングを確認し、確実に期限内に依頼書が届くように調整する必要があります。
また、口座振替依頼書に記載されている口座情報は、引落依頼をする時に必要となりますので、控えは必ず保管するようにしてください。また、振替依頼書は複写式であることが多いので収納代行会社へ転送する時には忘れず切り離して保管しておきましょう。
引き落とし
上記の手続きを踏んだ後は、引落依頼を行うことが出来ます。引落依頼の締め日が代行業者により毎月指定されていますので、このスケジュールに合わせて引落依頼を行います。
引落依頼を行い、引落日を迎えると、その数日後に振替結果が確認できるようになります。
問題がなければそのまま引き落としが行われますが、何らかの原因によりトラブルが生じた場合には、代行会社に確認することが重要です。
引き落としができない理由としては、届出印の違いや口座情報の間違いなどが考えられます。
また、振替依頼書を収納代行へ転送する際には先に解説した通り期限があるため、遅れた場合には引落依頼は失敗してしまいます。
これから引落データを作成するときには、「きちんと振替依頼書の締め日に間に合っているか」「金融機関から不備返却を受けていいないか」を確認することが大切です。
口座振替を依頼する代行会社の選び方
口座振替のために代行会社を利用する場合、事前に選び方を把握しておくことがポイントです。
以下を参考に、代行会社の選び方をチェックしてください。
問い合わせから導入までをスピーディーに行えるか
代行会社の依頼時には、問い合わせから実際の導入までスピーディーに行えるかを確認するのがポイントです。契約時の審査が厳しいところだと、実際の運用開始まで時間がかかる可能性があります。
特に個人事業者や小規模事業者の場合は、審査が厳しく行われるケースが増えるでしょう。
導入までに時間がかかると、場合によってはビジネスチャンスを逃してしまう原因にもなり得ます。
スピーディーに導入を行えない代行会社の利用は、自社にとってデメリットになる場合もあるのです。
そのため複数の決済手段を比較しながら、自社にとってメリットのある企業を選ぶことが重要となります。
他の決済手段と一元管理できるか
代行会社を選別する際には、他の決済手段と一元管理できるかどうかも確認のポイントです。
銀行振込やクレジットカードなど、多く利用される決済システムにも対応しているか事前に把握しておくことが重要となるでしょう。
また、各種決済手段を一元管理できるシステムを用意している企業もあります。別途で一元管理できるシステムを導入すれば、様々な決済手段の状況把握がスムーズに行えるようになるでしょう。
一元管理できるものを選ぶと、その後の管理全般がやりやすくなるため、管理工数の観点から利用する会社やシステムを選ぶことも重要です。
自動継続システムが利用できるか
代行会社を選ぶ際には、自動継続システムが利用できるかどうかもチェックしておきましょう。
定額にもかかわらず引落のたびに金額の入力が必要なシステムを採用している場合、請求漏れが発生するケースも懸念されます。
毎月定額で発生する支払いがある場合、自動継続システムが利用できると、スムーズな処理が可能となるため利便性が高まるのがメリットです。口座振替およびその代行会社は、今後も長く利用していくサービスになり得るため、なるべく使いやすい形のシステムを最初に選ぶことが重要となるでしょう。
口座情報をデータ化できるか
口座情報をデータ化できるかどうかも、代行会社を選ぶ際のポイントです。
決済に関する連絡で郵送を使用する場合、口座情報がデータ化されていて、かつ共有しやすい状態になっていることが望ましくなります。
また、データ化されていると検索性が優れたシステムになる点も注目です。必要な情報を素早く探し出せるツールもあるため、併用することで顧客からの問い合わせにも素早く対応できるというメリットがあります。
まとめ
口座振替の利用時には、手数料について確認しておくことが必要です。一般的に口座振替は月の振替件数が多くなればなるほど、ディスカウントされる仕組みになっています。そのため導入初期は160円/件～240円/件と高めの設定でも、300件/月を超えるあたりでディスカウントされていくため振替件数を増やすことでコストを下げられるでしょう。
一方で、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」とリコーリース口座振替の料金面は、最初からシステムの連携込みで手数料が安くなっているので、少ないボリューム(300未満/月)のお客様もお得にご利用いただけます。
ぜひこの機会に、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」とリコーリース口座振替の導入をご検討ください。
