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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
「請求書を送りたいけど、どの用紙のサイズにすればいいの？」「郵送で送る必要があるけど、どんな封筒にどうやって入れればいいの？」と疑問を持つ人も多くいるでしょう。
近年はメールやクラウド上で請求書の受け渡しをするケースも多く、郵送が必要な際にどのように送付するのか戸惑う企業も少なくないでしょう。
本記事では、請求書を印刷するサイズや封筒のサイズについて詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。
一般的な請求書のサイズとは？
一般的に使われている請求書のサイズについて解説します。
主流はA4サイズ
請求書は、A4サイズが一般的です。
企業が発行する請求書・Excelなどのテンプレート・一般販売されている紙の請求書など、さまざまなところでA4サイズが見られます。
自社で特にこだわりがないのであれば、多くのテンプレートが用意されているA4サイズのものを選ぶのがいいでしょう。
またA4サイズに揃えておくことで、取引先企業が請求書を管理しやすいというメリットがあります。
ただし、特に決まりは設けられていない
請求書の主流はA4サイズとはいえ、請求書のサイズに関して特に決まりはありません。
自社の用紙サイズにこだわりがあるなら、そのサイズを基準に作成することも可能です。
A4の半分の大きさであるA5サイズや、ひとまわり大きいB4サイズを使用しても問題はありません。
また請求書の印刷用紙についても特にルールはないため、一般的なコピー用紙や再生用紙などで十分です。
請求書サイズ・用紙選びに迷ってしまったり不安があったりする場合は、他社がよく使う用紙を参考にするといいでしょう。
請求書の封筒のサイズは？
請求書を送付するための封筒にも、サイズなどルールがあるのでしょうか。封筒サイズについて、詳しく解説します。
三つ折りでの封入が一般的
請求書の原本を送付する際、A4用紙を内側へ3つ折りするのが一般的です。
三つ折りの方法は、次の通り行いましょう。
- A4用紙2枚を縦と横に重ねる
- はみ出てしまった部分を折り返し、3分の1を折った状態にする
- 残りの部分を内側に織り込めば、三つ折りの完成
ちなみに請求書の上部が最上部になるように三つ折りすると、相手にとって請求書だと分かりやすいです。
また文字が書いてある面を内側に折り込むと、開けた時に表題部分が見えます。
封筒のサイズは「長形３号」
封筒サイズは長形3号（120×235mm）を使用しましょう。長形3号は、A4サイズの請求書が3つ折りでちょうど収まるサイズです。
A4用紙4枚以内で重量25g以内の条件を満たせば、84円切手で送付できます。50gまでの場合、94円切手が必要です。
長形3号の場合は、一般的に宛名は縦書きにします。
また長形3号以外にも、角形2号（240×332mm）も使われることが多いです。A4サイズの請求書がそのまま入るため、三つ折りせずに送付できます。
請求書のサイズ以外に知っておきたいルールについて
請求書のサイズには規定がありませんが、いくつかルールがあります。請求書のルールについて解説するため、参考にしてください。
請求書の記載項目
請求書としての役割を果たすために、主に以下のような情報を記載する必要があります。
- 「請求書」という表題
- 宛先情報
- 請求者情報
- 請求日
- 請求番号
- 支払い期限
- 品目名
- 消費税
- 数量
- 合計金額
- 振込先情報
法的に決まった形がないため、慣習的に必要な情報を記載すれば問題ありません。
また国税庁のWebサイトによると、請求者の氏名や名称・請求日・取引内容・税込の合計金額・宛先情報の記載が推奨されています。最低限、国税庁の推奨項目は記載しましょう。
封筒に赤書きする
多くの封筒が届く企業においては、中身を見ずに誤って処分してしまうリスクもあります。広告やDMだと勘違いされないためにも、封筒に赤書きで「請求書在中」と記載するのがおすすめです。
「請求書在中」の印字は一般的に、縦型の封筒は表面の下部・横型の封筒は表面下部または右下部分に記載します。
手書きでも問題ありませんが、封筒に印刷するか、スタンプを購入して作業の手間を簡略化するのがおすすめです。
また色に決まりはありませんが、赤色が分かりやすいためよく使われます。
請求書の印鑑
法的には、請求書に印鑑はなくても問題ありません。
ただし慣例にならって押印する企業が多く、可能であれば印鑑を押しておくといいでしょう。
とはいえ作業に手間がかかるのであれば、押印されているような画像データを印刷時に添付しておいても問題ありません。
また印鑑を押しておくことで、企業が発行した請求書であることの証明や偽造リスクの低減にもつながるでしょう。
そのため法的な強制力がなくても、一般的な慣例として押印する企業が多いです。
請求書の送り方
多くの場合、郵送で送付することになりますが、メールやFAXを使用した送付でも問題ありません。
ただしメールやFAXを使用する場合は、別途原本を送付しなければならないケースもあります。
郵送で原本を送付する場合、請求書を三つ折りにして封筒で送付することが一般的です。郵便物の重さに合った切手を貼り、料金の不足が生じないようにしましょう。
自分で印刷・郵送したくない場合は、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の郵送代行のご利用ををご検討ください。
請求書を印刷する際に注意すべきポイント
請求書を印刷する際、注意すべきポイントについて詳しく解説します。請求書を紙で渡したり、原本送付したりする方は参考にしてください。
薄い用紙は使用しない
請求書の保管期間は、7年間と決められています。
そのため薄くヨレやすい書類・すぐに破れてしまう書類を使用すると、相手の保存に悪影響を及ぼす可能性があるため注意が必要です。
用紙を選ぶ際にコストを重視することが一般的ですが、社外文書ではコストだけでなく保管に適しているか、耐久性をチェックしましょう。
一般的な印刷用紙の坪量は64～68g/㎡と言われているため、それを基準に紙を選ぶことがおすすめです。
プリンターに適した用紙を選択する
一般的に使用される用紙として「普通紙」「上質紙」「再生紙」などがあります。
さまざまな企業でよく使用されている用紙を使用することで、相手も保存がしやすいです。
それぞれの用紙には、以下のような特徴があります。
- 普通紙：コストが抑えられる
- 上質紙：印刷の仕上がりが良い
- 再生紙：環境に配慮している印象が与えられる
上記の用紙以外にも、表面にツヤ加工を施したことで発色がいい「光沢紙」があります。
請求書を印刷するのにおすすめのプリンター
請求書を印刷するのにおすすめのプリンターを紹介するため、プリンター選びの参考にしてください。
インクジェットプリンター
インクジェットプリンターはインクの微粒子を紙に噴射し、印刷するプリンターです。
印刷にかかる時間が長いですが、きれいに画像を印刷したい際に役立ちます。
毎月発行する請求書の数が少ない場合は、インクジェットプリンターでも問題はないでしょう。
ただしインク代が高くなる可能性があるため、請求書などの白黒印刷が多い場合には次に紹介するレーザープリンターがおすすめです。
レーザープリンター
レーザープリンターは感光体（ドラム）に粉末（トナー）を付着させ、紙に押し付けて印刷するプリンターです。
文字が滲みにくく、鮮明に印刷できるため、請求書などの書類に適した印刷方法といえます。
印刷コストも抑えられる上、印刷スピードも早いため、大量に印刷する場合に役立つでしょう。
ただし画像などきれいに印刷する必要がある場合にはあまり向きません。メリット・デメリットを検討し、自社に合ったプリンターを選びましょう。
まとめ
本記事では、請求書や封筒、用紙等の基本情報について解説しました。
請求書や請求書を入れる封筒に規定はありませんが、一般的にはA4サイズの請求書を三つ折りにし長形3号の封筒に入れることが多いです。また請求書の作成時には、記載項目が決まっています。
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