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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
通常、請求書は1枚で完結することが多いですが、ときには請求書が複数枚に渡ることもあるでしょう。複数枚に渡る請求書の作成方法に、頭を悩ませている担当者も少なくないでしょう。
本記事では、請求書が複数枚になった時の作成方法や、合計金額の書き方について詳しく解説します。イレギュラーな経理作業で悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。
複数枚ある場合の請求書の作成方法
請求書が複数枚ある場合、作成方法を工夫することで分かりやすくなるでしょう。複数枚ある場合の請求書を作成する方法について、解説します。
複数枚の請求書番号の付け方
請求書番号をつける場合、どれが最初なのかがわかるように工夫することが大切です。
例：1枚目が2022年9月29日に作成した「2022092901」なら、2枚目は「2022092902」とすることでわかりやすくなります。
請求書が1枚目とつながっていることを示すと、関係性が分かりやすくなるため相手に親切です。
複数枚の備考欄の使い方
請求書の備考欄に補足事項を記入しておくこともおすすめです。
たとえば備考欄に「〇枚目」と記入したり、「合計枚数〇/〇」と記入したりすることで何枚目かが分かります。現在何枚目か、合計何枚かを同時に把握できる書き方がいいでしょう。
相手に誤った情報が伝わらないように、分かりやすい請求書にすべきです。
送付状に請求書が複数枚の旨を記載する
請求書を送付する際、送付状も同時に送ることがあります。
その際、内訳に請求書が複数枚あることを記載しておくと親切です。
たとえば送付状に「請求書が◯枚です。請求書番号は△△～□□となっております。」など明記すると、相手も一目で分かります。
複数枚をまとめておく
請求書が複数枚になる場合は、ステープラなどでまとめておくと分かりやすいです。
請求書の関係性も分かりやすく、散らばることもありません。
取引先がバラバラに保存することも考えて、クリップでつけておくこともおすすめです。
請求書が複数枚になる場合の合計金額の書き方
請求書が複数枚になる場合、合計金額をどう記入するか迷う方も多いです。そこで複数枚の請求書で、どう合計金額を書くか解説します。
合計金額はどれに記入しても良い
請求書が複数枚に渡る場合、どこに合計金額を記入しても問題ありません。
いずれか1枚のみに記入してもいいですし、場合によっては合計金額を全てに記入しても問題ありません。
ただし全ての請求書に合計金額を記載する場合、全請求書に合計金額を記載した旨を備考欄に記載する必要があります。
明確なルールは決まっていませんが、全請求書に記載する、1枚目のみに記載する、最終ページのみに記載する、などのパターンが多いです。
両方に「小計」を記入しておく
合計金額を複数枚に渡って記入する必要はありませんが、「小計」は全ての書類に記入しておくのがおすすめです。
全ての請求書に小計があると、相手にとって金額の内訳が分かりやすく、見落としも防げます。
小計のあとには、内税・外税の記載も忘れないようにしましょう。
複数の請求書では特に、小計・税金の項目に一貫性を持たせることが大切です。
メールや送付状で形式を相手に伝えておく
請求書が複数枚になる場合、相手にその旨を伝えておくことがおすすめです。
送付状を添付する場合、送付状に「複数枚に渡る」と記載します。
送付状がない場合、メールで「複数枚あり」と書いておくと相手は理解しやすいです。
相手にとってより分かりやすい書き方で書類を送付することが、重要になります。
請求書が複数枚になっても基本的な記載事項は同じ
請求書が複数枚にわたっても、基本的な記載事項は同じです。請求書作成時に記載すべき事項について、紹介します。
①作成者の情報
会社情報や担当者名を、相手に分かりやすいように記載しましょう。
早急な連絡が必要になった場合に、スムーズに対応できるようにするために作成者情報が必要になります。
住所や電話番号、担当者名、メールアドレスなどの情報を網羅的に記載することがおすすめです。
所属部門まで記入しておくと、より親切でしょう。
②取引年月日
いつ行った取引かを明確にするため、請求書発行日もしくは請求日を記載しましょう。
西暦・和暦について決まりはありませんが、年月日は省略せずに記載します。
取引が複数回あり、まとめて請求している場合は、月の締め日を記載することが多いです。
発行日のルールに関して、請求先と事前に確認しておくと齟齬が生じずに済みます。
③取引内容
取引があった商品や数量、単価などを分かりやすく記載しましょう。
取引の内訳を書くことで、請求内容に間違いがないかをお互いに確認できます。
ちなみに商品の内容については、商品名やサービス名、商品の説明など、わかりやすく記載しましょう。単価は税抜価格で記載することが、一般的です。また数量を記載する際、数量と単位を記載します。
④取引金額（税込み）
税込みの取引金額も記入しましょう。請求書の受け取り側が合計金額を一目で理解することができます。
税金の小数点以下を切り捨て・切り上げのどちらにするのか、請求先と事前に決めておくとスムーズに取引が進むでしょう。
また消費税は、軽減税率がかかる場合があります。軽減税率対象品と税率10%の品目がどちらも含まれる際は、税率ごとに区分して税込額を記載しましょう。
⑤書類送付先事業者の氏名と名称
書類送付先事業者の名称と、担当者の氏名、送付先住所を記載しましょう。
規模の大きな企業の場合は、部署名を入れておくと親切です。
宛名につける敬称は、担当者など個人宛には「様」で、会社・部門宛には「御中」とつけます。
また会社名は前株・後株などパターンが複数あるため、発行時に必ず確認しましょう。
書類送付先の住所は、郵便番号から記載します。
⑥請求書番号
分かりやすい請求書番号を記入しておくと、請求書管理が楽になります。
ルール化されていないと経理業務が煩雑になるため、注意すべき項目です。
請求書番号は基本的に重複してはいけないため、一定のルールを設けると管理しやすくなります。取引先ごとに固有の数字をつけ、何月何日に取引が行われたかを記載するなどの方法が一般的です。
⑦小計と消費税
商品の合計金額と消費税、小計を分けて、別の項目として記載しましょう。
こちらを分けて記載することで、合計金額に違いがないかを確認できます。
消費税は軽減税率（8%）・標準税率（10%）の2種類があるため、それぞれが含まれる請求書では税率ごとに分けて記載してください。
消費税の切り上げ・切り捨てなどのルールは、請求先と事前に確認しましょう。
⑧備考
特別に何かを知らせる必要がある場合は、備考欄へ記載します。
請求書が複数枚になった場合は、複数枚になった旨や合計枚数を記載すると分かりやすいです。
その他にも支払い期限の変更・イレギュラーな支払い方法・商品内容の変更・振り込み手数料の負担依頼など、特記事項や特別なお知らせにも備考欄は使われます。
⑨振込先と振り込み手数料
金融機関名・口座番号・支店名など、振込先の銀行口座情報を正確に記載しましょう。
また振り込み手数料を相手企業に負担してもらう場合は、そちらの旨も記載することが大切です。
明確に決めておくことで、どちらが負担するのかなどのトラブルに発展しないようにできます。
また特別な支払い方法などを指定する場合についても、記載しましょう。
⑩支払い期限
支払い期限は、事前に取引先と相談しておくことが大切です。
事前に明確なルールを設けていれば、トラブルに発展しづらいでしょう（月末締め・翌月末払い、など）。
年月日の記載方法は特に決まってはいないため、西暦・和暦のどちらでも問題ありませんが、取引年月日と統一しましょう。
まとめ
この記事では、請求書が複数枚ある場合の作成方法について解説しました。
請求書が複数枚ある場合、請求書番号の付け方を工夫したり備考欄に複数枚ある旨を記載したり相手に分かりやすいようにしましょう。
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