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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
見積書を取引先に対して発行する際には、「鏡（かがみ）」と呼ばれる添付書類を同時に作成するのが一般的なマナーとされています。しかし、鏡（かがみ）の詳細を把握している従業員ばかりではないため、何を記載すればいいのか分からずに困るケースも珍しくありません。
本記事では見積書に添付する鏡（かがみ）の書き方と、作成を効率化する方法を解説します。
見積書の基本について
そもそも「見積書」にはどんな役割があり、どのようなシーンで使用するのか正確に理解する必要があります。以下では、見積書の基本について解説します。
見積書とは契約した場合に発生する費用を記載した書類
見積書とは、契約した場合にかかる費用の詳細を記載した書類を指します。契約する前に取引先に向けて発行し、見積書の内容を参考にして契約するかどうかを検討してもらうために活用されます。
必要に応じて見積書の内容を変更して交渉するなど、契約に向けて取引先と話し合うケースもあります。したがって見積書は、契約に向けて重要な役割を果たす書類として位置付けられます。
見積書と請求書の違いについて
見積書と同様に取引先に発行する書類に、「請求書」があります。請求書とは、契約後に実際に支払ってもらう金額を記載した書類のことです。
取引先から契約における支払いを受けるために、請求書の発行が必要となります。
見積書は必ず発行が必要？
見積書の発行は、取引における義務ではありません。しかし、後のトラブル発生を回避するため、また取引先からの信頼を損ねるリスクを下げるためにも、事前に見積書を作成しておくのが基本です。
見積書には契約に関する詳細な情報が記載されているため、後から「想定していた内容と違う」といった認識の違いによるトラブルを防ぐことがが可能になります。また、見積書をきちんと発行することで、信頼のおける企業であると判断してもらえます。
見積書には鏡（かがみ）を添えるのがマナー
見積書を発行する際には、同時に鏡（かがみ）を添えるのがビジネスマナーとなっています。以下では、見積書と一緒に発行する鏡（かがみ）について解説します。
見積書の鏡（かがみ）とは何か？
見積書の鏡（かがみ）とは、書類の送付時に同封する文書のことを指します。見積書の表紙のような形で添付し、取引先に内容を分かりやすく伝えるのが鏡（かがみ）の主な役割です。
鏡（かがみ）を添えることで取引先に見積書の内容をスムーズに伝えつつ、丁寧な印象を与えることができます。鏡（かがみ）は「鑑」と書くこともありますが、意味は変わりません。
見積書に鏡（かがみ）を添付する目的
見積書に鏡（かがみ）を添付することには、以下の目的があります。
・見積書の内容を簡潔に伝える
・ビジネスマナーとして、挨拶文などを記載することで丁寧な印象を与える
など
見積書の鏡（かがみ）を作成する際には、上記の目的を踏まえて文書を構成します。逆に上記の目的を果たせる構成になっていない鏡（かがみ）は、見積書に添付しても本来の効果に期待できない可能性があります。
見積書の鏡（かがみ）に記載する内容
見積書の鏡（かがみ）には、いくつか記載すべき内容があります。以下を参考に、見積書の鏡（かがみ）に何を記載すべきか確認してみてください。
見積書の鏡（かがみ）に記載する内容①日付
見積書の鏡（かがみ）には、日付を記載します。見積書は発送日と発行日が異なるケースも多いため、基本的には発送日を記載するように統一します。
見積書の鏡（かがみ）には書類を管理しやすくするために、日付に加えて管理番号も付けておくと良いでしょう。
見積書の鏡（かがみ）に記載する内容②宛名
見積書の鏡（かがみ）には、書類を送付する相手企業の名称や担当者の氏名を記載します。その際には会社の名称は省略せず正式名称で記載し、担当者の氏名もフルネームで書くのが基本です。
担当者の部署が判明している場合には、部署名も記載します。
見積書の鏡（かがみ）に記載する内容③タイトル
見積書の鏡（かがみ）には、簡単なタイトルも記載すると丁寧な印象になります。何の見積書なのか分かるように、「〇〇についての見積書」など具体的に記載すると良いでしょう。
見積書の鏡（かがみ）に記載する内容④前文
見積書の鏡（かがみ）には、前文となる文書を記載するのも一般的です。「拝啓」「敬具」といった頭語や結語を記載するなど、ビジネスマナーに沿って作成します。
同じ取引先に何度も鏡（かがみ）を送付する機会があり、前文の内容を変えたい場合は、あらかじめいくつかのパターンを作成しておくのがおすすめです。取引先企業ごとに、送付した鏡（かがみ）のパターンを管理しておくことで、使用頻度などがわかりやすくなるでしょう。
見積書の鏡（かがみ）を作成する具体例
見積書の鏡（かがみ）を作成する際には、まず具体例を参考に内容を構成します。以下では、実際に見積書の鏡（かがみ）に使用できる構成の具体例を紹介します。
見積書の鏡（かがみ）の基本的な書き方
見積書の鏡（かがみ）には、まず「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」や「平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます」といった前文を記載します。その後見積書の詳細につなげるために、「下記について送付いたします。ご査収の程よろしくお願いいたします」といった文章を付け加えるのが基本です。
具体的には、以下の構成が鏡の基本になります。
——————————————
日付（右上に記載）
宛名（会社名、部署名、担当者名）
〇〇の見積書送付のお知らせ（タイトルを中心かつ大きめの文字で記載）
拝啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます（または、平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます）。下記について見積書を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願いいたします
見積の詳細を記載
以上（右下に記載）
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見積書の鏡（かがみ）作成に困ったときは、上記を参考にしてください。
見積書の作成を効率化する方法
見積書と鏡（かがみ）は取引において重要な書類であるため、業務上作成する機会が多いです。以下では、見積書の作成を効率化する方法を解説します。
取引先ごとに大まかなテンプレートを作成しておく
見積書と鏡（かがみ）の作成を簡略化するには、取引先ごとに大まかなテンプレートを用意しておくのがポイントです。テンプレートに合わせて、内容を若干変更するだけで鏡（かがみ）を作成できるようにしておけば、スムーズに見積書の送付が行えます。
取引のたびに見積書を一から打ち込んでいると、送付までに時間がかかります。ケアレスミスの可能性も高まるため、あらかじめテンプレートで基本の形を構成しておくのがおすすめです。
見積書を簡単に作成できるサービスを導入する
見積書および鏡（かがみ）の作成を手作業で行っているのなら、専用ツール・サービスへの移行がおすすめです。見積書を簡単に作成・送付できるツール・サービスを導入することで、アナログで実施していた多くの手間を削減できます。
見積書に限らず、納品書や請求書などの各種書類も簡単に作成可能です。書類作成と送付作業全般に時間を取られているのなら、経理部のDX促進のため、専門ツール・サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
見積書の簡単作成ならクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」がおすすめ
見積書の作成業務を簡略化するのなら、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の利用がおすすめです。メイクリープスで作成した見積書は、ワンクリックで印刷・封入・投函まで済ませられます。取引先に素早く見積書を提示でき、取引が進めやすくなります。
メイクリープスは見積書だけでなく、納品書、請求書、領収書など9種類の書類に対応しています。メイクリープスの導入によって、あらゆる書類に関する業務の簡略化・効率化を実現できます。
まとめ
見積書を取引先に送付する際には、「鏡（かがみ）」を添付するのが一般的なビジネスマナーとされています。この機会に見積書の鏡（かがみ）の基本や目的、書き方などを確認してみてください。
見積書をミスなく簡単に作成するには、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の利用がおすすめです。書類作成におけるミスの防止や、発行書類の電子化による業務効率化・コスト削減が実現でき、スムーズに経理業務を進められます。作成した書類は全てクラウド上で管理されるため、最新情報を従業員同士で簡単に共有できるのもメリットです。
この機会にクラウド型請求管理サービス「メイクリープス」を導入して、見積書や納品書、請求書といった各種書類の作成作業を効率化してみてはいかがでしょうか。まずは30日間の無料トライアルでお試しください。
