目次
[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
領収書には、「単票式」と「複写式」の2種類が存在します。複写式の領収書を使うことで、お客様に渡す領収書の控えを保存できるなど、さまざまなメリットを得られます。この記事では、複写式の領収書の特徴と基本的な書き方や保存方法について解説します。ぜひ参考にしてみてください。
複写式の領収書とは
まずは、複写式の領収書の特徴について見ていきましょう。
カーボン紙で簡単に転記ができる領収書のこと
複写式の領収書とは、裏面に貼られたカーボンで簡単に転記ができる領収書のことです。カーボン紙を敷くことで、上の紙に記載された部分の筆圧によって下の紙にコピーされます。非常にアナログな方法ですが、普段通りに領収書を書くだけで、転記による控えが作成できるメリットがあります。
複写式の領収書と単票式の領収書の違い
また、複写式の領収書は単票式の領収書とどのように違うのでしょうか？ここでは、複写式と単票式の違いについて見ていきます。
控えを残せるかが大きな違い
複写式と単票式の最も大きな違いは、控えを残せることでしょう。単票式の場合は、記載した領収書を切り離して相手に渡します。そのため、領収書が渡ったら自分のもとには控えが残りません。控えがあれば売上管理の際に売上があった証拠となるため、管理を行う際には複写式のほうが便利です。利用においては、そこまでコストが変わるものではないため、可能な限り複写式領収書を使ったほうが良いでしょう。
複写式の領収書を活用するメリット
次に、複写式の領収書を活用することで得られるメリットについてみていきます。
領収書の控えを簡単に残せる
複写式の最も大きなメリットは、領収書の控えを簡単に残せることです。控えが手元にあれば、後から簡単に確認できますし、「渡した、渡さなかった」というトラブルの対策にもなります。また、取引先から金額の間違えなどの申し立てがあった際に、控えがなければ事実確認を行えない場合もあります。単票式の場合は、控えがなく不利益を被ることもあるため、この点でも複写式のほうが良いでしょう。
領収書の基本的な書き方
次に、領収書の基本的な書き方についてみていきます。
領収書を発行した日付を記載する
領収書は金銭の授受を証明する書類であり、実際に金銭の授受が行われた日付を明記する必要があります。例えば、商品の引き渡しと同時に現金が支払われた場合は、その日付を記載します。また、商品の引き渡しは先行し、後日に代金が支払われた場合は、支払いが行われた日付を領収書に記載します。和暦や西暦での表記方法についても略さずに明確に記載することで相互の認識の違いがなくなります。
発行先を正式名称で記載する
発行先を正式名称で記載することも重要なポイントです。発行先の会社名を簡略化して表記することは避け、会社名や個人名を明確に記入しましょう。これにより、領収書の発行先が明確化され、金銭授受の事実関係が明確になります。
商品・サービスの金額を記載する
金額の記載には以下の決まりを守るのがおすすめです。まず、金額の先頭に「￥」や「金」をつけ、末尾に「-」や「也」をつけます。3桁ごとに「,」を使って桁区切りをし、手書きの場合には明瞭に書くようにします。そうすることで、金額を改ざんすることができなくなり、領収書の信頼性が高まります。
支払い内容を明確に記載する
具体的な支払い内容を記入することで、取引の内容が明確になります。但し書きとして「品代」ではなく、「書籍代」「PC代」など、具体的な支払い内容を記入しましょう。これにより、受け取った領収書の内容が一目で理解できるようになります。
入金の形態を記載する
入金がどのような形態で行われたのかを明確に記入することで、取引の詳細が把握できます。例えば、現金、クレジットカード、銀行振込、小切手、手形、相殺など、具体的な入金方法を記載しましょう。
金額が50,000円以上の場合には領収書に収入印紙を貼る
50,000円以下の場合は非課税ですが、50,000円以上の場合は、領収書に収入印紙を貼る必要があります。収入印紙の金額は、受け取り金額に応じて異なりますので、適切な額の印紙を貼り、消印を押すようにしましょう。これにより、法的な要件を満たし、領収書が有効なものとなります。
領収書には収入印紙貼るスペースがある
領収書には収入印紙貼るスペースが設けられているため、金額が50,000円以上の場合にはそこに貼り付けましょう。
収入印紙を貼ったら「消印」をする
そして、添付した領収書には消印を押す必要があります。領収書の押印は割り印で行い、因子と書類の両方に印影がつく形で押印することが大切です。忘れたまま放置し、税務調査で判明した場合には、過怠税を納める必要があるため注意しましょう。
領収書の控えに収入印紙は必要ない
ちなみに複写式の領収書で自分が保管している控えには、収入印紙を貼る必要がありません。ただし、収入印紙を貼ったことを確認できるように「印紙貼付済み」などの記載をしておくことをおすすめします。
領収書の発行時に注意すべきポイント
次に、領収書を発行する際の注意点についてみていきましょう。
複写式の領収書は転記された方が「正本」になる
複写式の領収書は、転記された方が「正本」となります。領収書をお客様に渡す場合は正本を渡すことになるため、間違いがないように注意する必要があります。市販の複写式の領収書には「控」と記載されているものもあるため、誤って渡しそうな場合はそういった商品を購入しておくとよいでしょう。
連番を記載して保存に備える
発行した領収書の正本と控えには連番を記載して、確認しやすいように備えておくことが大切です。連番がないと、修正などを依頼された際にスムーズに対応できない可能性があります。また、税務調査が入った際にも連番があれば取引を正しく行っていると判断され、不審に思われない可能性が高まるため、多少工数がかかっても連番を記載しておきましょう。
領収書の保存方法
領収書の控えをどのように保管すればよいか悩む方もいらっしゃるかもしれません。ここでは、領収書の保存方法についてみていきます。
領収書の控えはまとめてファイリングする
一般的には、領収書は取引先ごとや月別にファイリングします。領収書の紛失を防ぐために自分にとってわかりやすいルールを決めておくと良いでしょう。
また、電子データで領収書が送られてきた場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たしていれば、電子データのまま保管しておくこともできます。ちなみに、2024年1月1日以降は電子データの領収書を印刷して保管することが認められなくなると言われているため、注意が必要です。
法人は領収書の控えを7年間保存する必要がある
法人税法によれば、領収書などの保管は7年間行わなければならないとされています。この7年とは、確定申告の提出期限が終わった翌日からとなっているため、処分しないことが大切です。また、白色申告をしている個人事業主は保管期限が5年間となっています。
領収書の控えは電子化して保存がおすすめ
7年分の領収書を紙で保存すると、多くのスペースを必要とするため、電子化してデータとしてまとめることがおすすめです。電子帳簿保存法改正によって電子データでの保存が容易になり、スキャナーで電子化してファイルに格納しておけばよいことになりました。デジタル化によって保管スペースが不必要になるだけでなく、インクコストを削減できるなどのメリットもあるため、ぜひ導入を検討してみてください。
領収書の発行・保存にはクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」がおすすめ
領収書の発行・保存の効率化には、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の活用がおすすめです。ここでは、メイクリープスの特徴について紹介します。
「メイクリープス」なら領収書を含めた9種類の書類を簡単に作成可能
MakeLeapsは、領収書を含めた様々な書類を作成できます。具体的には、以下のような書類を作成可能です。
- 見積書
- 発注書
- 注文請書
- 作業報告書
- 納品書
- 検収書
- 請求書
- 領収書
これらの書類を作成できるだけでなく、その後の管理もすべてクラウド上で行えます。また、作成した書類を郵送する必要がある場合はワンクリックで発送できることも特徴です。基本的には電子で送付し、取引先の事情によっては郵送代行サービスを活用し、郵送業務の手間を削減できるなど、幅広い運用ができる点が魅力です。
まとめ
この記事では、複写式の領収書の特徴と基本的な書き方や保存方法について解説しました。領収書を作成する場合には控えを保管できる複写式がおすすめです。領収書作成が必要になったときは複写式を用意しましょう。
また、領収書の電子化を検討すると、保管スペースが必要なくなり、業務効率化を図れます。「メイクリープス」を導入すれば領収書作成の効率化や電子化が可能です。領収書に関連する業務の効率化をご検討されている方は、まずは無料のサービス紹介資料をご覧ください。
