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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
企業や個人事業主などと契約を結ぶ際には、見積書の提出を求めることが多いです。しかし、取引先によっては見積書を発行せず、そのまま契約を締結する方法をとるケースもあります。自社で見積書が必要な場合には、取引先に作成を依頼することがあるでしょう。本記事では見積書の作成を依頼する際の、基本的なポイントを解説します。
そもそも見積書は必要？
そもそも、「見積書は契約時に必要な書類なのか？」という疑問を持つ人も多いです。以下では、契約における見積書の必要性について解説します。
見積書は取引の記録をつけるために必要な書類
見積書は、取引の記録をつけるために必要な書類として浸透しています。取引した金額や数量などが明確になるため、自社のデータとしても今後も活用できる可能性があります。取引をしたことを証明する証憑書類にもなるため、きちんと保存しておく義務のある書類になるケースも多いです。
取引に関する情報を正確に管理するためにも、見積書は重要な書類だといえます。
見積書の発行は義務ではない
見積書の発行は義務ではないため、仮に作成を依頼しても断られる可能性があります。義務ではないことを知っている企業は、依頼されない限り見積書を発行しないケースも考えられます。しかし、見積書は先に解説したように重要な書類であるため、作成と発行の依頼が必要になる可能性は高いです。
見積書の作成を依頼する方法
見積書の作成を依頼する際には、いくつかの方法があります。自社でやりやすい方法を確認し、スムーズに作成を依頼できるように備えるのがポイントです。以下では、見積書の作成を依頼する方法について解説します。
契約時に見積書の作成も同時に依頼する
取引の契約をする際に、見積書の作成も同時に依頼すると、スムーズに話が進みます。口頭やメールで「〇〇日までに見積書の作成を依頼したい」と伝えておけば、基本的にそのまま対応してもらえます。新規で取引をする相手には、見積書の依頼をすることも、流れに含めておくと良いでしょう。
契約後にメールで見積書の作成を依頼する
取引時に見積書の作成を依頼しなかった場合には、見積書が届かない可能性もあります。その場合には契約後にメールで、見積書の作成を依頼すると良いでしょう。メールであれば作成を依頼したことがデータとして残るため、あとから「聞いていない」といった認識の問題に発展する可能性を防げます。
見積書作成の緊急性が低い場合は、電話ではなくメールでの依頼がおすすめです。
見積書の作成依頼メールを送信する際のポイント
メールを使って見積書の作成を依頼する場合、いくつかのポイントを踏まえて文章を作成する必要があります。以下では、見積書の作成依頼時にメールを送信するポイントを解説します。
見積書の作成依頼であることを件名で伝わるようにする
見積書の作成依頼であることを、メールの件名だけで伝わるようにします。件名に「見積書作成のご依頼」などと記載することで、相手に用件をスムーズに伝えられます。分かりやすい件名で内容を伝えることは、見積書の作成依頼のとき以外でも重要なポイントです。
見積書の作成が必要になった経緯や情報を記載する
見積書の作成依頼メールには、見積書の作成が必要になった経緯や情報も併せて記載するのがおすすめです。なぜ見積書が必要なのか伝えることで、忘れずに作成してもらえる可能性が高まります。また、見積書には、商品（サービス）の内容・数量・価格・納期、といった情報を記載してもらう必要があります。
その点をメールに記載し、情報が欠けないように前もってフォローするのもポイントです。
見積書の回答期限を明確にしておく
見積書の作成依頼メールを送信する段階で、回答期限を明確にしておきましょう。いつまで見積書が必要になるのかを明記し、自社で使うタイミングに間に合うように備えます。回答までに短い場合には、「お忙しいところ恐縮ですが」などの言葉を添えると印象が良くなります。
こちらの都合にあわせることが難しい場合には、期限を延ばすなど柔軟な対応をとる必要もあります。
見積書の作成依頼メールの例文
見積書の作成依頼メールは、頻繁に書くものではないため、「どんな文面にすべきか分からない」というケースも多いです。以下では、見積書の作成依頼メールの例文を記載するので、ぜひ参考にしてみてください。
見積書の作成依頼メールの例文1.初めて取引をする相手の場合
初めて取引をする相手に対してメールを送信する場合、以下のような文面が考えられます。
| 件名：お見積書作成のご依頼 株式会社〇〇 この度、初めてご連絡いたします。 弊社では〇〇様にて〇〇の制作をご依頼したいと考えております。 お見積書の内容は、以下の通りとなります。 ＜見積依頼内容＞ 現在貴社製品の〇〇の導入を本格的に検討しており、予算条件に合えば契約する見込みです。 お見積書は〇〇年〇〇月〇〇日までにご提示いただけますと幸いです。 |
初めてメールを送付したことを記載し、導入を前向きに検討している場合には、その旨を伝えます。これまで取引実績がないことを踏まえて、見積書の内容は細かく記載することがポイントです。
見積書の作成依頼メールの例文2.既存の取引相手の場合
すでに取引実績のある相手に対して送るメールの場合、以下のような文面が参考になります。
| 件名：お見積書作成のご依頼 株式会社〇〇 平素より大変お世話になっております。 現在貴社製品の〇〇の購入を検討しております。 ＜見積依頼内容＞ お見積書は〇〇年〇〇月〇〇日までにご提示いただけますと幸いです。 |
取引実績のある取引先であれば、簡易的な内容で要件を伝えることも可能です。一方で、マナー違反となる言葉遣いや誤字脱字には注意が必要です。
見積書の作成依頼メールの例文3.早急に見積書が必要な場合
急ぎで見積書が必要な場合には、以下の形式でメールを作成する方法がおすすめです。
| 件名：【至急】お見積書作成のご依頼 株式会社〇〇 いつもお世話になっております。 早速ですが、貴社の製品〇〇の売れ行きが好調なため、早くも在庫がつきそうな状況です。つきましては、以下の条件で、至急お見積書をご送付いただけますでしょうか。 ＜見積依頼内容＞ こちらの都合で大変恐縮ですが、〇〇月〇〇日までにご提示をお願いいたします。 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
急ぎで見積書が必要なこと、その背景を伝えた上で、明確に期日を設けるのがポイントです。
見積書の作成依頼メールを送信する際の注意点
見積書の作成依頼メールの作成および送信時には、いくつかの注意点があります。以下では、メールの作成と送付前にチェックすべき注意点を紹介します。
見積書の作成依頼メールは余裕のある時期に送る
見積書の作成依頼メールは、基本的に余裕のある時期に送りましょう。相手側の繁忙期に送信すると、作成に想定より時間がかかる可能性があります。忙しいとメールを確認する余裕がなく、作成依頼に気づいてもらえないケースも考えられます。相手側の都合を考慮して、見積書の作成依頼をする際には、余裕のある期間を設定することが重要です。
メールの確認漏れがないかチェックする
メールの場合、相手側が何らかの理由で確認できていないケースもあります。メールを送信してから数日経っても返事がない場合には、再度確認のメールを送ることも必要です。その際には急かす内容にならないように、文章を調整することがポイントです。
丁寧な言葉遣いで、失礼な文面にならないように注意しましょう。
見積書を適切に保存する環境も必要
見積書を適切に保存する環境も、企業には必要です。複数の会社に見積書を送付または受領していると、管理作業が煩雑になって時間を取られることもあります。この機会に専用のツールを導入して、管理環境を整えることがおすすめです。
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まとめ
見積書の発行は義務ではないため、取引先に作成を依頼するケースもあります。事前に作成依頼の方法を確認し、スムーズに見積書を取得できるように備えるのがおすすめです。まずは見積書の作成依頼の例文を確認し、自社で使用できるテンプレートを作成することから始めてみましょう。
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