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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
経理関係の業務を、エクセルで行っている企業は多いのではないでしょうか。経理でエクセルを使う場合は、メリットとデメリットを把握して使うことが大切です。この記事では、経理で使うエクセルの機能やエクセルの限界も交えて特徴を解説します。
経理にエクセルを使うメリット
経理でエクセルを使うことにどのようなメリットがあるのか、以下で解説します。
さまざまなパソコン環境に対応している
エクセルは、パソコン環境に左右されず使用できるソフトです。パソコンの配置を変える、機器を入れ替える際にも、多くの場合でエクセルソフトを活用することができます。
また、経理の部署内だけでなく、他の部署の従業員とのデータ共有がしやすい点もメリットです。経理書類をテンプレート化し、会社で統一すれば、複雑な経理業務をシンプルに管理できます。
導入やランニングのコストが低い
エクセルは多くの法人向けのビジネス用パソコンに、プリインストールされているため導入コストやランニングコストを抑えられます。
マイクロソフト社が提供するエクセルは「買い取り型」と「月額料金制」の2種類です。「買い取り型」はランニングコストを抑えられます。「月額料金制」は定期的なアップデートがあるため、最新機能を利用できる点がメリットです。
業務に合わせてカスタマイズできる
エクセルは関数と数式を組み合わせて、業務に合わせてカスタマイズできます。また、取引先によっては独自のルールにもとづき、エクセルシートを運用しているケースは少なくありません。
作業しやすいようにオリジナルの仕様に変更する、業界や取引先に合わせたルールにするなど工夫すると、最適なビジネス環境で経理業務を円滑に進められるでしょう。
経理に使うエクセルの関数
エクセルで関数を用いると、複雑な処理に対応できます。以下では経理で使う、代表的なエクセルの関数を解説します。
SUM
SUMは数値の合計を算出するエクセルの関数です。たとえば、売上の合計金額を知りたい際や、商品の在庫管理をする際に用います。エクセルのホームボタンタブにある「AUTOSUMボタン」をクリックすると、自動的にSUM関数の数式が入り計算が可能です。
また、あらかじめSUM関数を使ってフォーマットを作成すれば、商品の個数や単価を入力するだけで簡単に書類が完成します。
COUNTIF
COUNTIFは、条件を設定して当てはまるセルを数えるエクセルの関数です。設定する条件は数値だけでなく文字にも使えるため、商品名でも検索できます。
この関数を使えば、多くのデータのなかから、検索条件に合ったセルの数が一瞬でわかります。目視で数えるよりも、正確に設定した条件の個数を数えられる点が特徴です。
VLOOKUP
VLOOKUPは条件に合うデータを取り出す、エクセルの関数です。表内のデータを縦方向に検索し、値が一致した行の指定範囲のデータを返します。セル内の項目にコードを割り振ると、データを抽出しやすくなる点が特徴です。データ入力時に入力漏れがないか確認する際や、在庫管理データで商品金額や在庫数などを検索する際などに活用します。
RANK
RANKは指定した範囲のなかで、順位を表示するエクセルの関数です。ある数値のデータの大きさが全体の何番目か、もしくは小ささが何番目かを示します。関数名は「ランキング」が由来です。RANK関数は、順位を瞬時に表示する際に特に役立ちます。たとえば、従業員別の売上順位や契約件数、売れ筋商品のランキングなどを把握したいときに便利な関数です。
経理に役立つエクセルの機能
エクセルには業務を円滑に進められる、さまざまな機能が備わっています。以下では、経理に役立つ代表的なエクセル機能を解説します。
フィルター機能
エクセルのフィルター機能を使えば、特定の条件に該当する文字列や数値などのデータを絞り込んで抽出できます。抽出したデータ以外は隠すことも可能です。
たとえば、一定以上の値を設定し、データを絞り込んで抽出したり、特定のフレーズやIDなどを指定して項目を表示したりできます。「入力エラー」や「データの過不足」の確認など、条件に応じた検索をしたいときに便利な機能です。
ピボットテーブル
ピボットテーブルとは、大量のデータ集計や分析ができるエクセルの機能です。たとえば、顧客ごとの売上金額や子会社ごとの売上金額など、複数の項目別に集計できます。また、集計項目は適宜、入れ替えることも可能です。
ピボットテーブルを使えば、さまざまな視点から大量のデータを分析できます。何を知りたいか、どう分析をしたいかによって集計項目を変えたり、やり方を変えたりできる機能です。
マクロ
マクロは複数の操作を記録して、自動で呼び出すエクセルの機能です。よく用いる操作手順をセットで登録しておけば、入力作業量が減り、誤操作を防げます。また、複数のファイルをまとめてデータ集計をする際に、ファイル操作の処理が実行できます。
たとえば、四半期ごとに各部門から集まる、予算や売上予測などの複数の情報を1つに集約し、レポート作成までを一気に行う際にマクロは有用です。
経理にエクセルを使うデメリット
経理にエクセルを使った場合、メリットを得られる反面、以下のようなデメリットもあります。
フォーマット作成の手間がある
経理にエクセルを使う際には、帳簿や書類のフォーマットを作らなければなりません。無料のテンプレートを用いることも可能ですが、自社の業務に合わないことがあります。また、総勘定元帳や仕訳帳、見積書や請求書など、経理では多くの帳簿・書類を用います。エクセルで管理する場合は、すべてのフォーマットを用意するため、作成に手間がかかる点がデメリットです。
情報の共有が困難になる
エクセルは複数のデバイスからも、ファイルを同時管理できるソフトです。しかし、仕様の変更のたびに「競合の解決」が必要になります。「競合の解決」とは変更を優先するユーザーを決めることです。
共同でソフトを使う場合、お互いに連絡を取り合って、優先するユーザーを決めなければなりません。このように、情報の共有が困難になる可能性がある点がデメリットです。
法改正に対応しなければならない
電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正にともない、記載項目の追加や変更などが生じています。特にインボイス制度では、法改正によって請求書の様式が大きく変更になりました。
エクセルを使用して管理する場合、このような法改正のたびに、エクセルのフォーマットを変更しなければいけません。会計帳簿の管理には、マクロのスキルや知識が必要なケースが多い点もデメリットです。
データ漏洩の危険性がある
エクセルはファイルのコピーが容易なため、外部への持ち出しの危険性があります。データ漏洩を防ぎ、ファイルを管理するために、セキュリティ対策が必要です。
エクセルでは「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」の2種類のパスワードを設定できます。これらのパスワードを設定すると、情報流出を防ぐ可能性が高まりますが、万全とまでは言い切れません。
経理にエクセルを使う限界
そもそもエクセルは表計算ソフトであり、数字を管理する経理業務に活用をするには限界があります。たとえば、請求書の作成を例に挙げると、消費税率10%と8%の商品が混在するケースがあり、複雑なフォーマットが必要になります。ミスなく複雑な書類を作成するには専用ソフトへの乗り換えを検討しましょう。
経理に専用ソフトがおすすめな理由
企業の経理業務ではエクセルではなく、専用ソフトが適しているといわれています。主な理由を以下で解説します。
初心者でも使いやすい
会社のお金を管理する経理業務は、複雑で作業量が多く正確さも求められます。その点、専用の請求書発行ソフトや会計ソフトは操作性が高く、初心者が扱う際も問題ありません。たとえば、請求書発行ソフトでは、自分で書類フォーマットを作成しなくても、簡単に書類作成できるテンプレートがあらかじめ用意されています。
計算や入力などのミスを軽減できる
専用ソフトを導入すると、計算や入力などのミスを軽減できる可能性が高まります。たとえば、請求書発行ソフトでは、あらかじめ取引先や商品の情報を登録し、その情報を呼び出すことで、手作業での入力によるミスを防止することが可能です。したがって、経理業務に特化した専用ソフトを利用すると、関数やマクロなどの設定時に生じがちなミスがなくなります。
法改正に対応できる
法律が改正されるごとに、自社で対応するのは大変です。しかし、クラウド型の専用ソフトを利用すれば、ソフトを提供している会社が法改正に自動的に対応してくれます。エクセルで作ったフォーマットのように、毎回手作業で修正する手間は発生しません。法改正の都度、保存や復元する必要もないため、スムーズに会計業務を進められます。
まとめ
エクセルはあくまでも表計算ソフトです。請求書発行をはじめ、煩雑な処理が必要な経理業務での活用には限界があります。業務の効率化や人的ミス発生防止のため、この機会に見直してはいかがでしょうか。
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