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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
kintone（キントーン）とは、アプリ構築クラウドサービスです。異なる業務を一元化し、ビジネスにおけるさまざまな課題を解決できるサービスとして、多くの会社で導入されています。この記事では、kintoneでできることやできないこと、導入事例を紹介します。業務効率化を進めたい担当者の人をはじめ、興味を持った人はぜひ役立ててください。
kintone（キントーン）とは
kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供しているクラウド型の業務改善プラットフォームです。現在では、3万社以上の企業がkintoneを導入しており、業務効率の改善や売上向上の実現に成功しています。kintoneの最大の特徴は、プログラム開発の知識がなくても業務アプリを作成できる点です。
日報やスケジュール管理、お問い合わせ管理など、業務をする上で必要なさまざまなアプリを作成できます。操作方法はシンプルで、ドラッグ&ドロップで直感的に操作するだけです。現在利用中のExcelも、読み込むだけでアプリ化ができます。
kintone（キントーン）でできること・メリット
kintoneでは、自社のニーズにマッチした業務アプリを作成して、さまざまなことができます。ここでは、具体的にkintoneで何ができるのか解説します。
Excelファイルなどをアプリ化できる
kintoneは、ExcelやCSVなどのファイルを読み込むだけでアプリを作成できます。そのため、アプリを制作した経験がない人でも、簡単に業務用アプリを制作できるでしょう。アプリの制作と同時にExcelデータを取り込めるため、ルックアップ機能を使用すれば、簡単に他のデータと連携できます。
テンプレートを選んでアプリを作成できる
アプリを作成するためのテンプレートがすでに用意されている点も、kintoneの特徴です。テンプレートを使用せず、ゼロからアプリを作り上げるのは初心者はもちろん、アプリ制作の経験者でも難しい場合があるでしょう。kintoneにはアプリテンプレートが200種類以上存在しており、製造業や医療、福祉など、さまざまな業種や業務に対応できます。
テンプレートはすでに登録済みのテンプレートのみならず、ファイルを読み込めば新しいテンプレートの追加や使用もできます。企業によっては無償でテンプレートを配布しているケースもあるため、積極的に利用してみましょう。
カスタマイズは「ドラッグ＆ドロップ」でできる
アプリのパーツは、ドラッグ＆ドロップで追加や削除が簡単に実施できます。通常、アプリをカスタマイズするためには、プログラミングの知識やスキルが求められるでしょう。kintoneであれば、シンプルな操作のみで、自社の業務にマッチしたアプリにカスタマイズできます。
現在kintoneで利用できる項目は、リッチテキストやチェックボックスなど、全部で28種類です。業務内容に合わせて、必要なものを取り入れましょう。
アクセス制限の設定ができる
kintoneで制作したアプリは、外部からの不正アクセスや不正操作を防止するアクセス制限の設定ができます。アプリ単位やデータ単位、フィールド単位など、細かくかつ広く設定ができることが特徴の1つです。閲覧および編集の権限に関しても設定の自由度が高く、閲覧は許可するが編集は不可のような設定にも、対応しています。
膨大な量のデータを一元管理できる
大量のデータを一元管理できる点も、kintoneを利用する利点です。kintoneでは、ExcelやWord、PowerPointなどのデータや、個々のシステムで管理されていたデータの一括管理ができます。そのため、フリーワード検索をすれば、そのとき必要なデータをすぐに取り出せるでしょう。
アプリ間でデータの共有もできるため、顧客管理アプリに登録されている顧客情報を請求書発行アプリにコピーするなども推奨されています。
コミュニケーションツールとして活用できる
コミュニケーションツールとして活用できる点も、kintoneの魅力です。kintoneのスペース機能では、チーム内でのデータや資料の共有、掲示板作成ができます。社外の人と一時的に会話ができるゲストスペースもあるため、情報漏洩をはじめとするセキュリティリスクも下げられるでしょう。
コミュニケーションスペース以外にも、各レコードにコメントが残せます。宛先を指定すれば相手にも通知が届くため、データの内容を確認するときにも役立つでしょう。
スマートフォンからでもアクセスできる
kintoneは、スマートフォンやタブレットなど、マルチデバイスに対応しているサービスです。自宅のパソコンからでもアクセスできるため、リモートワーク中の人にも推奨されています。サービスを利用する際の時間や場所を選ばないため、社外での活動が多い営業職や技術職などの業務も効率化できるでしょう。
外部サービスとの連携に対応している
外部サービスとの連携に対応している点も、kintoneの特徴です。連携APIやプラグインなどが豊富に提供されており、自社で解決したい課題に合わせて自由に機能をカスタマイズできます。kintoneが連携できる外部サービスとしては、GmailやMicrosoft Office、Slackなどがあります。外部サービスと連携したい場合は、月額1,500円のスタンダードコースを利用しましょう。
「MakeLeaps（メイクリープス）」と「kintone」の連携でできること
クラウド型請求管理サービスである「MakeLeaps（メイクリープス）」をkintoneと連携すれば、さらに利便性が向上し、業務の大幅な効率化が望めます。以下、「メイクリープス」とkintoneの連携でできることについて解説します。
ワンクリックで書類を作成できる
「メイクリープス」をkintoneと連携すると、kintoneの画面上からワンクリックで書類が作成できるようになります。作成できる書類は、見積書、発注書、注文請書、作業報告書、納品書、検収書、請求書、領収書の9種類です。kintoneから自分たちが作成し、発行した書類の履歴も確認できるため、書類管理も手間も省けます。対応できる書類は使用するプランで異なるため、事前に利用するプランの内容を確認しておきましょう。
郵送代行で作業工数を削減できる
kintoneの連携先である「メイクリープス」では、書類の郵送代行を実施しています。現在でも紙書類を扱っている企業は複数存在しており、紙書類を希望する取引先も少なくありません。そんなとき、「メイクリープス」ならワンクリックで書類の郵送代行ができます。
郵送のみならず、書類の印刷や封入、切手貼付、ポスト投函などの作業をすべて代行してくれるため、業務の効率化が望めます。手作業工程も減り、ヒューマンエラーの防止も期待できるでしょう。
入金管理もクラウド上で完結できる
情報の一元管理が可能になるkintoneですが、外部サービスと連携することによって入金管理をクラウド上で完結できます。請求書の発行後には、入金管理業務も必要です。その際、人間の手作業で入金管理のデータを扱うと、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすいでしょう。
クラウド上なら、銀行口座の通帳やWeb明細からデータを入力、管理する必要はなく、銀行の入金データを直接取り込めます。面倒な入金消し込み作業も半自動化できるため、作業効率も向上するでしょう。
kintone（キントーン）でできないこと・デメリット
導入によってさまざまなメリットが享受できるkintoneですが、デメリットも存在します。以下、kintoneの具体的な欠点について解説します。
専門性の高い基幹システムとの置き換えは難しい
kintoneにはさまざまな機能が搭載されていますが、請求書の作成や処理などは得意分野とはいえません。特に請求管理や勤怠管理など、専門性の高い基幹システムとの置き換えは、避ける方が好ましいとされます。置き換えではなく、基幹システムとの連携利用で利便性を高めるものとして考えましょう。
機能拡張に伴うリスクがある
kintoneは、プラグインや外部サービスとの連携など、機能を拡張して利用するケースが多くなっています。選択肢が多くあるゆえに、将来的にトラブルに見舞われ、負の遺産を抱えるリスクも想定しておきましょう。たとえば、保証のない無料プラグインを入れてしまい、突然動かなくなる、データが消えるなどのトラブルに見舞われる可能性も否定できません。
機能拡張の際は、適切な機能か、また信頼できる提供先か考慮しましょう。簡単にアプリを作成した結果、アプリが増えすぎてしまい使わないアプリが出てくることも負の遺産の1つといえます。適切な管理をして、負の技術遺産を残さないようにしましょう。
kintone（キントーン）の導入事例
最後に実際のkintoneの導入事例について紹介します。導入前と後の企業の様子についても解説するため、ぜひ参考にしてください。
「MakeLeaps」と「kintone」を連携して請求業務の作業時間が約3分の1に
株式会社高知林業様も、業務にkintoneを導入している企業の1つです。株式会社高知林業様では、案件を管理するためのITツールとしてkintoneを導入しました。
kintoneの導入後は外部サービスである「MakeLeaps」と連携し、書類作業を約1/3に削減することに成功しています。外出先での業務も可能になったため、顧客対応のスピードや品質も向上し、競争優位性も高まりました。
まとめ
kintoneを導入すれば、ファイルを読み込むだけで簡単に業務アプリが作成できるため、業務効率化やコスト削減が期待できます。その際、各種外部サービスと連携すれば、より業務効率を向上できるでしょう。
kintoneとの連携には、見積書から請求書までクラウド上で作成ができる、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」がおすすめです。請求日から入金予定日まで可視化でき、作成した書類はワンクリックで印刷、封入、投函まで完了します。興味を持った人は、ぜひ下記紹介資料をご覧ください。
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