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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
経理管理の業務にはさまざまな課題があり、効率化を検討している企業も多いのではないでしょうか。この記事では、経営者、経理担当者、営業担当者などに向けて、経理管理を効率化する方法について解説します。効率化の目的やメリットとともに、注意点についても解説するため、ぜひ参考にしてください。
経理管理の具体的な内容
経理管理とは、企業のお金や取引の流れを記録し、管理する役割を果たす職種です。具体的な業務内容は、日々の売上や仕入れの管理、従業員の給与計算、決算書の作成など幅広いです。経営陣は、経理管理の担当者が可視化した資料を活用し、経営状態を把握します。そして、事業目標の達成に向けてさまざまな施策に取り組みます。
経理管理の業務には4つの課題がある
ここでは、経理管理の業務が抱える4つの課題について解説します。
1.専門知識が求められる
経理管理の担当者には、経理の専門知識やスキルが必要です。そのため、経理管理に対応できる人材は限られています。よって、担当者の不在時に業務が停滞したり、退職に伴う引き継ぎが困難になったりするケースがあります。属人化しがちな点は、経理管理の業務の大きな課題の1つです。
2.業務量に比べて経理管理者が少ない
経理管理の業務内容は幅が広く、業務量も膨大です。日々の請求処理、従業員の給与計算、決算書類の作成など、さまざまな業務をこなす必要があります。しかし、経理管理は企業の利益を直接生み出す職種ではないため、配置する人員を最小限に抑えている企業もあるでしょう。すでに述べたとおり、経理管理には専門知識が必要であり、対応できる人材は多くありません。経理管理の担当者が少ない状況では1人あたりの負担が増え、残業時間や退職率も増加する恐れがあります。
3.プレッシャーが大きい
経理管理はお金を扱う仕事であり、ミスが許されません。小さなミスでも企業に大きな損失を与える可能性があり、プレッシャーがあります。慎重に作業やチェックをするほど、作業にかかる時間も多くなるでしょう。作業の効率を低下させないためには、担当者のプレッシャーを軽減する必要があります。
4.ムダが発生する
経理管理の業務はペーパーレス化が進んでいないこともあります。請求書や納品書などを紙で発行している場合、印刷のために時間、手間、コストがかかります。紙は紛失や破損のリスクが高く、保存場所の確保も必要です。紙の使用により発生しているムダをなくすには、ペーパーレス化を積極的に推進しなければなりません。
経理管理を効率化する目的
経理管理は細かい作業が多く、煩雑になりがちです。煩雑な業務を効率化すれば業務にかかる時間や手間の削減になり、担当者の負担を軽減できます。また、効率化により労働環境を整備すると、企業のイメージアップにもつながります。その結果、人材が集まりやすくなり、必要な人員を確保しやすくなるでしょう。
経理管理の効率化は可能なのか
経理管理の業務は、効率化できる可能性が高いです。経理管理の日々の業務はほとんどが社内で完結でき、ある程度ルーティーン化されているからです。ソフトや設備を導入してデジタル化すれば、経理管理の効率化につながります。
経理管理を効率化することで生まれるメリット
経理管理を効率化すると、さまざまなメリットに期待できます。以下で具体的なメリットについて解説します。
担当者の負担が軽減する
経理管理の業務量が膨大であり、担当者の負担も大きい傾向があります。毎月同様の作業も多く、手入力が中心であれば手間や時間も多くかかります。そのような作業をソフトやツールの導入により効率化すると、作業時間や担当者の負担を軽減できる可能性が高いです。職場環境の改善にもなるため、従業員の満足度や求人率の向上も期待できます。
ヒューマンエラーの減少が期待できる
人の手で行われる作業については、ヒューマンエラーも少なからず発生します。ミスを防ぐにはダブルチェックをはじめとする対策が必要です。しかし、ソフトやツールを導入すれば、ヒューマンエラーを減らせます。また、ダブルチェックも必要なくなり、作業時間を短縮できるでしょう。
さまざまなコストが削減できる
経理管理を効率化する場合、デジタル化する方法が中心となります。デジタル化すれば紙代や印刷代が不要になるうえに、印刷の手間もかかりません。残業時間の減少や、インフラコストや備品コストなどの削減にもつながります。
経理業務を効率化する方法5選
ここでは、経理業務を効率よく進めるための方法を5つ解説します。
1.ワークフローを見直す
業務効率化においては、経理管理のワークフローを見直すと効果的です。どの作業をどの程度の工数で進めているか明らかにし、担当者ごとの役割を改めて明確にする必要があります。属人化している作業があればマニュアルを作成し、担当者以外の従業員も対応できるようにすると効率化につながります。作業をすべて書き出し、効率化できる部分を探しましょう。
2.関連書類のフォーマットを統一する
会計の関連書類のフォーマットを統一すれば、確認にかかる作業を効率化できます。よりスムーズに書類の作成や編集ができるようになり、時間の短縮になるからです。フォーマットが統一されていると、ミスの早期発見にも効果的です。部署によって異なるフォーマットを使用している場合は、協力してフォーマットの統一に取り組む必要があります。
3.デジタル化を進める
経理管理をデジタル化するとスムーズに作業を進めやすくなり、業務効率化になります。作業の手間も減らせるため、人手不足の課題解消にもつながります。経理管理をデジタル化するには、経理ソフトや会計ソフトを導入するとよいでしょう。効率化に加え、ミスの防止や安全なデータ管理も実現します。そのような理由からデジタル化を促進する企業が増えています。
4.キャッシュレス化を促進する
経理管理の業務を効率化させるには、キャッシュレス化も有効です。小口現金は便利な反面、紛失や盗難などのリスクや管理の手間があります。キャッシュレス化により小口現金が不要になると、経理管理の業務の効率化につながります。
5.アウトソーシングを利用する
効率化の手段としては、経理管理の業務の一部を外部に委託するアウトソーシングもあります。給与計算や年末調整などの専門業務をプロに任せられるため、品質の向上も期待できます。自社で対応する必要がなくなり、より重要な業務に集中して取り組めるようになるでしょう。アウトソーシングはスポットでの利用もできるため、繁忙期のみ活用する方法もおすすめです。
経理業務を効率化するときのポイント
経理業務の効率化にあたっては、意識したいポイントがあります。以下で詳しく解説します。
業務を「見える化」する
経理管理の業務を効率化するには、業務内容を「見える化」することが大切です。業務内容をすべて書き出すと自社の課題や改善点も把握できます。明らかになった課題や改善点に対し、対策を検討しましょう。ムダや非効率的な作業をなくすには、業務内容を詳細に書き出す必要があります。「見える化」が難しい場合、業務内容を整理してくれる業務棚卸サービスの利用も検討しましょう。
業務のマニュアルを作成する
属人化しがちな経理管理の業務についてマニュアルを作成すれば、効率化に役立ちます。マニュアルがあると担当者以外の従業員も業務について把握でき、担当者の不在時にも代わりに対応できるからです。また、引き継ぎが必要な際も、新しい担当者がスムーズに業務内容を把握できます。
経理業務を効率化するときの注意点
ここでは、経理業務を効率化するうえで、理解しておきたい注意点について解説します。
デジタル化する場合の注意点
ツールやソフトを導入するデジタル化で業務を効率化する場合、気をつけたいことがあります。効率化したい業務内容に対応する機能が搭載されているか、既存のツールと連携できるか、確認しましょう。また、品質の高さや、担当者にとっての使いやすさも重要です。財務情報や機密情報などを扱うため、セキュリティ面についても詳しくチェックする必要があります。
アウトソーシングする場合の注意点
アウトソーシングは便利であるものの、委託先は慎重に選びましょう。自社が求める業務の代行が可能か、コストに見合うパフォーマンスを期待できるかなどを見極める必要があります。また、情報漏洩のリスクを未然に防ぐには、セキュリティ体制にも注意が必要です。委託先を丁寧に選別しなければ失敗する恐れがあるため、気になる点は事前に確認しておきましょう。
まとめ
経理管理の業務を効率化すれば、負担の軽減やヒューマンエラーの減少などさまざまなメリットを期待できます。経理管理の業務におけるさまざまな課題の解消につながるため、効率化を積極的に進めましょう。
特にエクセルによる書類作成はミスが起こりやすいため、注意が必要です。ツールやソフトを活用すれば、業務効率化やコスト削減なども期待できます。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」では、見積書から請求書までをクラウド上で作成・共有できます。書類の確認や承認作業などもWeb上で対応できるため、ぜひ導入を検討してください。
