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[非表示]毎月の請求書や年賀状、暑中見舞いなどの宛名を手書きする際、同じ業務の繰り返しを簡易化しようと考え、宛名印刷ソフトの利用を検討する方は多いのではないでしょうか。しかし、宛名印刷ソフトと一言で言っても種類が複数あり、それぞれによってメリット、デメリットが異なります。
この記事では、宛名印刷ソフトを選ぶうえで重要な比較ポイントを紹介するとともに、機能に応じたソフトの値段を紹介します。また、おすすめの宛名印刷ソフトも解説しますので、今後の業務にぜひお役立てください。
宛名印刷ソフトとは？
宛名印刷ソフトとは、住所を登録することで宛名が印刷できるソフトのことで、手書きで行っていた作業をソフトで自動化できます。そのため、請求書を作成する際に役立つことはもちろん、年賀状や暑中見舞いなど、多忙な季節における繰り返しの業務を簡易化できるためおすすめです。
宛名印刷ソフトには複数の種類があり、特定のパソコンにのみ対応しているものから、はがきや様々な書類に合わせたデザインを選択できる機能が付いているソフトまであります。また、無料のソフトと有料のソフトに分かれており、当然ながら使用できる機能が異なるため、事前によく検討してから利用するソフトを選ぶことが大切です
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宛名印刷ソフトを選ぶ上で重要な比較ポイント
上述したように、宛名印刷ソフトは種類が複数ありますので、選ぶ際に重要なポイントを理解する必要があります。
まず、ソフトを使う場面や、パソコンスキルを想定することが大切です。たとえば、毎月の請求書作成業務を楽にしたいという目的であれば、はがきや年賀状などに使用する、デザインを変えられる機能は必要ないかもしれません。また、デザインを変えられる機能が付いた宛名印刷ソフトは有料のものが多いため、請求書などの書類を作成する際にのみ利用するのであれば、無料のソフトでも十分です。
加えて、宛名印刷ソフトがお使いのOSに対応しているかどうかも、ソフトを選ぶうえでの最低条件となります。
これらを踏まえたうえで、下記5つのポイントを確認するようにしましょう。
- 宛名印刷ソフトの値段・費用
- 操作が簡単で使いやすいか
- 機能性の高さ
- 対応している用紙の豊富さ
- WindowsやMacなどのOS環境
ここからは、それぞれのポイントを順番にご説明します。
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宛名印刷ソフトの値段・費用
まずは、宛名印刷ソフトの値段や費用を確認しましょう。無料と有料のソフトが存在するため、作成する請求書やはがきに使用できるフォントや書体のデザイン、サポートの充実度を鑑みて選ぶことが大切です。
無料ソフトの場合、無料でソフトを利用できるメリットがある一方で、操作が難しいといったデメリットがあります。また、専用のサポートセンターなどが用意されているケースはほとんど無いため、わからないことがあっても解決できず、時間だけが過ぎてしまう恐れもあります。
有料ソフトの場合、初心者の方でも使いやすい機能が搭載され、登録できるデータ数も多いです。また、使い方や機能でわからないことがあった際はメールなどで相談できるものもあり、サポートの充実度は高いと言えます。ただし、有料ソフトの中でも公開から年数が経過しているものは、サポートが終了していることもあるので、事前にサポート内容を確認しておく必要があります。
なお、有料ソフトは購入時に3,000円〜10,000円以上の費用が必要になるため、まずはお試しとして無料のソフトを使ってみて、その後は必要に応じて有料ソフトの購入も検討してみると良いでしょう。
操作が簡単で使いやすいか
次に、ソフトの操作が簡単であるかを確認することも大切です。
使いやすいソフトを選ぶためには、まずはシンプルな機能のみが備わっているソフトを利用し、その次にサポート体制の整った有料のソフトを検討するのがおすすめです。
基本的に、はがきなど住所録に住所や宛名を印刷できるだけのソフトや、作成におけるデザインなどの機能がシンプルなソフトは、操作が簡単であるといった特徴があります。ただし、無料ソフトの場合は、機能が制限されている分、操作が簡単なもののマニュアルが完備されていないこともあるため、それらを踏まえて慎重に検討する必要があります。
その点、有料のソフトは機能も充実しており、マニュアルなども完備されているものが多いため、有料ソフトの方が良いと感じる方もいるかもしれません。一方で、操作が難しいケースも多く、書いたほうが効率的だという結果に陥る可能性も考えられます。
機能性の高さ
宛名印刷ソフトの機能性も選ぶ際に重要なポイントです。住所録への宛名印刷に限らず、デザインまで作成できるかどうかなども考慮する必要があるでしょう。無料ソフトでも、デザインを作成できる機能が備わったものはありますが、はがきや年賀状などのサイズに対応していない場合や、希望するデザインに変更できない場合もありますので、作成したい書類や内容に合わせて機能を確認することをおすすめします。
企業のロゴを掲載したり、送り先の企業によってフォントを変えたり、年賀状やはがきのデザインに合わせてテンプレートを変えたりすることを考えると、テンプレートやフォントが充実しているかも確認する必要があります。
また、1つのソフトで同時に利用できるパソコンの台数も確認することが大切です。特に、複数人で同時に作業を進めたい場合は、作業可能台数が人数分備わっているソフトを選ぶ必要があります。
さらに、最新の情報に対応しているソフトかどうか確認する事も重要です。郵便番号や地名などの住所は合併などにより変更されていることもあるので、古い情報のソフトでは間違った情報で先方に送られてしまうことになり、失礼にあたりますので注意が必要です。
対応している用紙の豊富さ
宛名印刷ソフトによって、対応している用紙のサイズが異なります。サイズが異なることで、住所録から宛名を印刷することはできたとしても、対応しているデザインやフォントの豊富さも変わってきます。そのため、対応している用紙も確認するようにしましょう。
請求書などの書類、年賀状やはがきなどに対応しているかはもちろん、封筒などの宛名印刷にも使えるかどうかを確認しておくことで、イベントなどの通常業務以外の様々な場面でもソフトが利用できます。
WindowsやMacなどのOS環境
最後に、ソフトを利用する際に対応可能なOS環境を確認しておく必要があります。ソフトによって、対応できるOSが異なり、Windowsであれば、多くのソフトが対応してはいますが、MacやiOS、Androidが対応しているソフトは限られます。
作成したい書類に合わせた機能が搭載されているか確認する事はもちろんですが、購入を検討している商品を今のパソコンで利用できるかを事前に確認することも重要です。
おすすめの宛名印刷ソフト
ここでは、おすすめの宛名印刷ソフトを、無料の商品と有料の商品に分けて解説します。ソフトを利用する目的に応じて検討してみてください。
無料ソフト①：二刀流宛名印刷
二刀流宛名印刷は、はがきと封筒の印刷に対応している無料ソフトです。ビジネス用とプライベート用に分けて住所データを管理することができ、無料版でありながらも機能が豊富なためおすすめです。
また、宛名を書いた際のパソコンのプレビュー画面や、印刷までの設定などが非常にわかりやすいため、初心者の方でも利用しやすい宛名印刷ソフトだと言えます。
無料ソフト②：はがき作家Free
はがき作家Freeは、テンプレートやデザインが豊富な無料ソフトです。暑中見舞いや喪中はがき、住所移転などのテンプレートが用意されているため、これ1つあれば1年間通して利用できます。
また、はがき作家Freeには「Professional版」も用意されており、無料版を使ってみて使い勝手が良ければ、そのまま有料版に移行することもできます。有料版にすることで印刷位置の微調整などができるようになるため、状況に応じてアップグレードする事が可能です。
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有料ソフト①：筆王Ver.25
筆王Ver.25は、作成する書類に合わせて、豊富なフォントを選択できる有料ソフトです。実際にフォントを手書きで作ることもできますし、オリジナルで作ったフォントを自動で保存できる機能も備わっています。
また、住所録の送受信記録をデータとして残しておけるため、ビジネスシーンで気をつけたい「送り忘れ」などを防ぐこともできます。
有料ソフト②：筆まめVer.31 オールシーズン
筆まめVer.31 オールシーズンは、はがきや年賀状などのデザインテンプレートが豊富に備わっている有料ソフトです。1つのソフトで同時に5台まで利用できるため、複数人での同時作業も対応可能です。
また、住所や宛名が記載されていない場合は、その旨を通知してくれる機能が搭載されています。さらに、初心者の方が利用する際に役立つガイドムービーも用意されているため、まず初めに利用を検討したい有料ソフトだと言えます。
宛名印刷ソフトの概要や選び方、おすすめのソフトを解説しました。宛名印刷ソフトを選ぶうえでは、ソフトの値段や機能性、対応OSなどを確認することが大切です。また、初めて利用する方はサポートが充実であるかも確認するようにしましょう。
まずは、使い勝手を確認する上でも、利用しているパソコンや目的に合わせて、無料のソフトを利用することから検討してみてはいかがでしょうか。
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