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[非表示]納品書を企業に送りたいと考えているけど、「信書に該当しているのではないか」「適切な送付方法は何か」分からないと悩む方も多いでしょう。「信書」は送付方法が限定されるため、事前にトラブル回避のために詳細を知っておきたいところです。
本記事では納品書が信書に当たるのか、信書を送付するのであれば、どんな方法があるのかを解説します。納品書を送付する方はぜひ参考にしてみてください。
納品書は信書に当たるのか？
ここでは、納品書は信書にあたるのか、納品書以外に信書に該当するものなどを詳しく解説します。
納品書は信書として取り扱う
信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と、郵便法及び信書便法によって定義が定められています。
この定義に則ると、簡単に言えば個人の宛名が書かれた書類は、すべて信書に該当するということになります。納品書も個人宛名が記載された書類ですので、信書という扱いです。
また、信書は宅配便などの手段で送ることができない書類と定められています。そのため、納品書も宅配便などの手段を使って送付することは基本的にできません。
納品書以外に信書に該当するもの
納品書以外に信書に該当するもの、つまり、宅配便で送れない書類は以下の通りです。
・書状、請求書の類（納品書、領収書、見積書、申込書、契約書など）
・会議招集通知の類（結婚式等の招待状、業務を報告する文書）
・許可書の類（免許証、認定書、表彰状など）
・証明書の類（印鑑証明書、健康保険証、履歴書、健康診断結果通知書など）
納品書を信書として送付するタイミングとは？
納品書を送付するタイミングは商品の納品後に送付する、もしくは商品と一緒に送付することとなります。
しかし、宅配便で信書は送付できないため、商品と一緒に送付するのは難しいのではないかと考える方もいらっしゃるでしょう。そちらに関しては特例措置が用意されており、次項目で詳しく解説します。
納品書を信書として送る方法
納品書はどのように送付すれば良いのでしょうか。ここでは送付する4つの方法について詳しく解説します。
納品したあとに信書に対応している郵送方法で納品書を送る
1つ目は商品を納品した後に信書に対応している手段で郵送する方法です。具体的には第一種、第二種郵便、レターパック、スマートレターなどで送付することが可能です。
ちなみに、各宅配業者には信書宅配を取り扱うサービスも用意されています。例えば、佐川急便の「飛脚特定信書便」などを利用すれば信書を送付できます。
納品後にFAXで納品書を送る
2つ目は商品を納品した後にFAXで送付する方法です。こちらは相手がFAXを使っている場合に利用できる方法です。
この際、商品が到着したことを確認してからFAXを送ることに注意しましょう。商品が届いていないのにも関わらずFAXを送るとトラブルの原因となってしまいます。
納品書をPDFに変換してメールで送る
3つ目は納品書をPDF変換してメールで送るという方法です。Webからの注文などの場合には、メールを使って納品書を送付するケースもあるでしょう。その際に利用できる方法となります。
こちらもFAXと同様に商品が到着したことを確認してから送ることを徹底することが大切です。また、メールを送る際には納品書が添付されていることを説明する文面を用意し、相手にわかりやすくすることが大切です。
商品と一緒に納品書を宅配便で送る
3つ目は商品と一緒に宅配便で納品書を送るという方法です。本来は信書である納品書は宅配便で送れませんが、無封の封筒やクリアファイルなどに入れれば商品と一緒に送付が可能です。
この方法は法律でも認められているため、一般的にはこちらの方法が手軽に納品書を送付できる手段となります。
ただし、郵送法に抵触しないよう、注意が必要です。
納品書を信書として送付する際のポイント
納品書を信書として送付する際にはどのようなポイントに気をつければ良いでしょうか。ここでは送付する際のポイントを5つ紹介します。
納品書＋送付文のセットで送付する
納品書だけでなく、送付文も一緒に送付することが大切です。送付文をつけることで丁寧な対応になり、相手から信頼を得られるためです。
納品書のみの送付だと、処理が業務的だと感じられてしまうため、あらかじめ送付文も作成しておきましょう。
送付した納品書を追跡ができるサービスを利用すると安心
納品書が無事に届いたことを確認できる追跡サービスを利用すると安心です。納品書が紛失するなどのリスクが減らせるため、受取手にとっても発送側にとってもメリットがあります。
具体的にはレターパックなどで送付すれば状況を追跡可能です。
納品書にミスがあったなら送付前に再発行する
納品書の記載内容にミスがあった場合、訂正ではなく再発行しましょう。訂正でも問題はないのですが、雑なイメージを与えてしまう可能性があるためです。
今後の取引を円滑に進めるためにも正式な納品書を送付しましょう。
納品書はA4サイズの紙を三つ折りで送付する
納品書のサイズは、指定がなければA4サイズの用紙を使います。その際には、長型3号封筒に三つ折りで入れるのが一般的です。
三つ折りの際には無駄な折り目がつかないように、以下の方法できれいに折り畳みましょう。
1.A4用紙を別で用意する
2.納品書の上辺に横置きでくっつける
3.A4別紙の下辺に合わせて納品書を折る
4.折った部分に合わせるように上部も折る
また「納品書」のタイトルが開いた時真っ先に見えるように折ることもビジネスマナーとなっています。
信書の送り方を間違えると罰則もあり得るので注意
信書の送り方を誤ると郵送法に抵触する可能性があります。罰金が科されるケースもあり、十分に注意する必要があります。
トラブルを避けるため、信書の送付方法については十分に理解しておくべきです。まずは該当する書類を把握し、誤って送付していないかを確認することが大切です。
まとめ
本記事では納品書が信書に当たるのか、信書を送付するのならどのような方法があるのかを解説してきました。納品書は信書にあたります。そのため、適切な方法で書類を送付しなければ郵送法に抵触する可能性があります。
納品書を送付する場合には基本的にレターパックを使用するのがおすすめです。全国どこでも料金が一律で、信書の送付も問題なくできます。また、追跡機能があるため、正しく納品書が送られたかを確認することも可能です。
もしくは商品と一緒に無封の封筒やクリアファイルに入った納品書を送付するのがスタンダードとなっています。納品書の送付は慎重に行うべきです。
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