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[非表示]2021年度の税制改正のなかで、電子帳簿保存法も改正されました。
ここでは、経営者や経理担当者、営業担当者に向け、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法について詳しく解説しています。業務の効率化とペナルティの回避に向けて、お役立てください。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、一定の要件を満たす国税に関する帳簿や書類について、電子データによる保存を認める法律です。
電子帳簿保存法は、1998年度に初めて施行されました。2022年3月現在にいたるまで、電子帳簿保存法はたびたび改正されています。数回にわたる要件緩和により、企業は、帳簿や書類の電子化に取り組みやすくなりました。
電子帳簿保存の対象となる文書
電子データで保存すると、管理業務の効率化や保存スペースの削減につながります。帳簿や書類を郵送する頻度も減ることが予想されます。電子帳簿保存について正しく理解し、業務の効率化を目指しましょう。
電子帳簿保存の対象となる文書を、以下にまとめました。
国税関係の帳簿 | 仕訳帳・仕入台帳・売上台帳・現金出納帳・売掛金元帳・買掛金元帳・固定資産台帳・総勘定元帳 |
国税関係の決算関係書類 | 賃貸対照表・棚卸表・損益計算書 |
国税関係の取引関係書類 | 請求書・領収書・納品書・見積書・注文書・契約書 |
2021年度の税制改正により電子帳簿保存法が改正された
2021年度の税制改正のタイミングで、電子帳簿保存法も改正されました。法改正の目的は、経理の電子化による生産性の向上と、記帳水準の向上です。2021年度の法改正では、電子化の手続きについて要件緩和が実施されました。
2021年度の法改正は、企業活動に大いに影響します。どの部門でどのような書類を取り扱っているか、既存の業務フローで問題ないかを調べましょう。世の中の流れに乗り遅れないように、デジタル化に向けた社内環境の構築が求められます。
2021年度の税制改正による電子帳簿保存法の変更点
電子帳簿保存法において、電子データの保存は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つの種類に区分されています。それぞれ2021年度の税制改正による電子帳簿保存法の変更点を解説します。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存では、以下の内容が変更されました。
・事前承認の廃止
・過少申告加算税の軽減措置
・最低限の要件を満たす電子帳簿も保存可能
かつて、電子的に作成した帳簿や書類を電子データのまま保存する際には、税務署長に事前に承認をもらわねばなりませんでした。法改正により事前承認が撤廃されたことで、電子化に取り組もうとする企業の負担が軽減されたと考えられます。
過少申告加算税の軽減措置では、優良な電子帳簿で申告漏れが確認された場合、課される過少申告加算税が5％軽減されます。
スキャナ保存
スキャナ保存では、以下の内容が変更されました。
・事前承認の廃止
・タイムスタンプ要件、検索要件の緩和
・適正事務処理要件の廃止
・不正に対する措置
スキャナ保存でも、電子帳簿等保存と同じく税務署長への事前承認が不要になりました。タイムスタンプとは、電子データに改ざんがないことを示すために用いられます。かつてはスキャンした際には速やかなタイムスタンプの付与が求められました。一方、法改正後には、タイムスタンプの付与期限が延長されています。また、必要な要件を満たすクラウドシステムを利用すれば、タイムスタンプが必須でなくなったことも大きなポイントです。
電子データの検索要件は、かつては書類によって異なる検索項目が要求されていましたが、改正後は「取引年月日」と「取引金額」、「取引先」の3項目のみに限定されました。また、不正防止を目的とした適正事務処理要件が廃止されました。不正に対する措置については、のちほど詳しく解説します。
電子取引
電子取引では、以下の内容が変更されました。
・タイムスタンプ要件及び検索要件の緩和
・取引情報に関する電子データ保存の義務化
・不正に対する措置
スキャナ保存と同様、タイムスタンプ要件および検索要件の緩和が認められています。また、メールやEDI取引、電子契約など、電子取引の取引情報は、原則として紙での保存が認められなくなった点に気をつけましょう。電子データ保存の義務化と不正に対する措置については、のちほど詳しく解説します。
電子取引における宥恕（ゆうじょ）措置とは？
前述の通り、電子取引における取引情報については、紙ではなく電子データでの保存が義務付けられました。ただ、当該義務化の措置については、社内システムの整備等、新たな要件への対応が必要な事業者への配慮として、宥恕（ゆうじょ）措置が追加されています。電子取引データの電子保存については、2023年12月31日までの2年間、一定の条件下において、従来通り電子取引データを紙で保存することも認める措置です。具体的には、「やむを得ない事情があると認められる」「電子取引データを印刷して適切に保存している」といった場合に限り、税務署長の判断により宥恕するか否かが判断されます。そのため、必ずしも特定の条件を満たせば宥恕が保証されるとは限りません。
2年間の宥恕措置が追加されたものの、原則2022年1月から電子取引データの電子保存が求められていることには変わりがないため、必要な準備を進めておきましょう。
詳しい改正内容については、国税庁の資料もご確認ください。
2021年度の電子帳簿保存法改正における注意点
2021年度の電子帳簿保存法改正について、企業が特に注意すべき点を解説します。
ペナルティが強化されている
法改正により、帳簿や書類の電子化へのハードルは下がりました。一方で、要件を満たさない電子保存など不正に対するペナルティは強化されています。
特に、スキャナ保存と電子取引について要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合には、重加算税が10％上乗せされてしまいます。なお、重加算税とは、意図的に実際の納税額よりも少ない額を申告した場合に課されるペナルティです。
電子取引においての紙保存は廃止されている
前述の通り、電子取引においては、原則として紙保存が廃止された点に注意しましょう。電子取引のデータを紙に印刷して保存している企業では、すぐに社内の運用ルールの見直しに取りかかる必要があります。
なお、もともと紙で受領する書類については電子化する義務はありません。そのため、法改正以降も紙での保存が認められます。
2021年度の電子帳簿保存法改正において企業がとるべき対応
ペナルティの回避と職場のデジタル化に向けて、環境を見直しましょう。電子帳簿保存法改正について、企業がとるべき対応を解説します。
業務フローの改善・設計を行う
2021年度の電子帳簿保存法の改正に伴い、企業には業務フローの改善・設計が求められます。特に早急に対応すべきは、電子取引における電子データの保存です。宥恕措置はあるものの原則紙での印刷は廃止されたため、大幅に業務フローの変更を迫られる企業も多いと考えられます。
また、法改正をきっかけに、電子化する書類の選別や整理も必要です。電子帳簿等保存・スキャナ保存については、電子化が義務ではありません。管理業務の効率化や適正化、コスト削減のため、業務に支障をきたさない範囲で、電子化を取り入れましょう。
要件を満たしたシステムの導入を行う
電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムを導入しましょう。たとえば、検索機能を確保できる、タイムスタンプを付与できる、取引年月日・取引金額及び取引先を検索条件に設定できる、などの要件を満たしたシステムが推奨されます。
適格なシステムを導入し、電子帳簿保存法を遵守しましょう。
2021年度の電子帳簿保存法改正に対応したシステムなら「MakeLeaps」がおすすめ
電子取引をしている企業は、改正電子帳簿保存法の要件に沿った対応が必要になります。電子取引への対応には、クラウド型請求管理システム「MakeLeaps（メイクリープス）」の導入がおすすめです。
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電子帳簿保存法に対応した機能
「MakeLeaps」は、改正電子帳簿保存法が電子取引に対して定めた保存要件に対応しています。アナログな管理方法で保存要件を満たすのは難しいですが、書類発行者側の電子保存要件に対応した「MakeLeaps」であれば、法律に沿った請求書等の作成・発行が可能です。
法律に沿った電子保存ができることはもちろん、電子化による郵送コスト削減や、請求業務の効率化など、さまざまなメリットがあります。
まとめ
2021年に法改正された電子帳簿保存法では、要件緩和とともにペナルティの強化がなされました。電子帳簿保存法を守るためには、業務フローの改善・設計や、要件を満たしたシステムの導入が求められます。
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