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[非表示]2021年1月から、改正電子帳簿保存法が施行されました。大幅な要件の緩和が行われたことで、多くの企業が書類のデジタル化に取り組みやすくなりました。ただし、罰則もあるため内容を理解しておくことが大切です。
この記事では、電子帳簿保存法の概要や電子帳簿保存法の改正について解説していきます。具体的な変更点や違反した場合の罰則なども詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、帳簿や書類を電磁的記録によって保存する方法について定めた法律です。1998年から施行開始となっている法律で「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」が正式名称です。この法律は、企業・個人事業主問わずに適用されます。
電子帳簿保存法が必要とされる背景
多くの企業はあらゆる分野において電子化を進めており、様々な面で業務効率改善が必要とされてきています。経理システムや販売管理システムなど、多くのサービスの導入が進んできました。
電子帳簿保存法は、こういったペーパーレス化に対応し、納税者の国税関係帳簿書類の保存に関わる負担を減らすために必要とされる法律です。
電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存法の対象となる書類は以下の3点です。
・総勘定元帳などの帳簿
・決算関連書類
・取引関係書類
帳簿の内訳としては、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金・買掛金元帳固定資産台帳、売上・仕入帳などが挙げられます。同様に、決算関係書類としては棚卸表、貸借対照表、損益計算書が、取引関係書類としては契約書、領収書、請求書などが書類の内訳です。
上記の書類はすべて、電子データでの保存が認められています。
電子帳簿保存法で重要な「タイムスタンプ」とは
電子帳簿保存法は、取引関係書類を電子データで保存することを認めた法律です。しかし、電子データの運用において懸念される点は「データの改ざん」です。
この懸念点を払拭するため「タイムスタンプ」が導入されています。タイムスタンプは、ある時刻に当該電子データが存在していたこと、あるいは、それ以降改ざんされていないことを証明する技術のことです。これによって、そのデータはいつ誰によって作られたのかが明らかになり、データの信頼性が高められます。
法改正された電子帳簿保存法は2022年1月から施行
2021年に行われた税制改正によって電子帳簿保存法も内容の見直しが行われ、2022年1月1日から施行されました。この改正により、企業が電子帳簿保存法に対応する難易度が大きく下がったと言われています。
これまでにも複数回にわたり改正
電子帳簿保存法は、1998年の施行開始以来、複数回にわたって改正が行われてきました。2005年には取引先から紙で受領した取引書類(請求書や領収書など)のスキャナ保存が認められ、2015年には金額や電子署名などの要件が撤廃されています。さらに2016年には、デジタルカメラやスマートフォンで撮影した画像使用も認められるようになりました。
しかし、これらの法改正にも関わらず企業での導入はなかなか進んでいないのが現状の課題として挙げられています。
法改正による変更点
ここからは、今回の法改正による変更点を解説していきます。2022年1月1日から施行されたため、内容を正確に抑えてスムーズに運用していけるように体制を整えておきましょう。
・事前承認制度が廃止
・タイムスタンプ要件が緩和
・検索要件が緩和
・スキャナ保存での適正事務処理要件が廃止
・電子データによる保存の義務付け
上記の4点について内容を解説します。
事前承認制度が廃止
従来は、電子帳簿等保存やスキャナによる保存を行う際には、法の適用を受けるために、3カ月前までに管轄地域の税務署に届け出を出して承認を得る必要がありました。しかし、今回の法改正によって、2021年1月1日以降の電子帳簿等保存やスキャナによる保存については、事前承認が廃止されています。
タイムスタンプ要件が緩和
タイムスタンプとは、電子文書を作成した時刻などを証明する仕組みです。従来は領収書など国税関係書類を保存する場合には、3営業日以内のタイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、今回の法改正以降、タイムスタンプの付与期間は最長2ヶ月に延長されています。ただし、データの修正や削除の履歴が残る、または修正や削除ができないクラウドサービス等を使用する場合、タイムスタンプは不要となりました。
検索要件が緩和
従来は、書類によって要求される検索項目が異なっていました。しかし今回の改正によって「年月日」「取引金額」「取引先名」の3つのみに限定され、検索要件が大幅に緩和されました。
スキャナ保存での適正事務処理要件が廃止
従来、スキャナ保存をするには、改ざん防止の観点から以下の適正事務処理要件を満たす必要がありました。
・相互けん制(不正防止のために相互にけん制する体制を構築する)
・定期的チェック(最低1年に1回以上の定期検査を行う体制を構築する)
・再発防止策(問題点が発見された場合、再発防止に向けた原因究明や対応策を講じるための体制が必要)
しかし、今回の改正によって上記3点の要件が廃止され、管理がよりスムーズなものとなりました。
電子データによる保存の義務付け
従来、メールやEDIなどの電子取引で送受信されたデータは、プリントアウトして紙で保存するといった「書面による保存」が認められていました。その措置が今回の法改正によって廃止となり、電子取引で発行・受領したものに関しては、電子データで保存することが義務付けられました。
当該義務化の措置については、社内システムの整備等、新たな要件への対応が必要な事業者への配慮として、宥恕（ゆうじょ）措置が追加されています。電子取引データの電子保存については、2023年12月31日までの2年間、一定の条件を満たす場合に、従来通り電子取引データを紙で保存することも認める措置です。宥恕措置が認められるためには、「やむを得ない事情があると認められる」「電子取引データを印刷して適切に保存している」といった条件を満たす必要があります。2年間の宥恕措置が追加されたものの、原則2022年1月から電子取引データの電子保存が求められていることには変わりがないため、必要な準備を進めておきましょう。
改正後の電子帳簿保存法に違反したときの罰則
ここからは、改正後の電子帳簿保存法に違反した場合に課される罰則について解説をしていきます。
・追徴課税が課される
・青色申告取り消し
上記2点の内容を解説していきます。
追徴課税が課される
データの改ざんなどによって電子帳簿保存法に違反した場合には、通常課される重加算税の額にさらに10%が加算されます。
さらに、データの改ざんが発覚した際には、他の国税関係帳簿書類も適正に保管されていないとみなされる可能性があります。他の書類にも不備があった場合には、さらに追徴課税が課される可能性も出てくるでしょう。
青色申告取り消し
電子帳簿保存法に違反した場合には青色申告が取り消しとなる可能性があります。これにより、会社としての信用も大きく失うという点には注意をしておきましょう。
電子帳簿保存法を遵守するためのポイント
最後に、電子帳簿保存法を遵守するために会社が抑えておくべきポイントについて解説します。まず大切なことは、適正なシステムを導入して処理フローを確立させるという点です。今回の改正の背景には、企業による電子データ保存の活性化やデータ活用を真剣に検討する企業を増やしていこうとする当局の方針があります。
こういった時代の流れのなかでスムーズに帳簿や書類を管理していくためには、様々なサービスを利用して効率的に電子化を進めることが重要です。また、社内コンプライアンスの強化も大切です。社員一人ひとりの情報管理意識を向上させるため、情報ガバナンスを確立させる・研修を行うなど必要な措置を適宜取っていきましょう。
まとめ
この記事では、2022年1月1日から改正された電子帳簿保存法の内容や罰則について解説してきました。電子帳簿保存法に対応し、スムーズに電子化を進めていくためには社内システムを整えていくことが重要なのは先にも触れたとおりです。
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