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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
口座振替において、「領収書の発行義務があるのか分からない」というケースは意外に多いです。
そのため口座振替の導入時には、どのような手順・手続きを踏むべきなのか、所定の条件があるのかなどをしっかりと確認しておく必要があるでしょう。
こちらでは口座振替における領収書の発行義務と、発行手順について解説します。
口座振替時に領収書の発行は義務なのか？
口座振替の利用時には、領収書の発行が義務なのでしょうか。
領収書を請求されたら発行する義務がある
口座振替の利用時に相手から領収書を請求された場合には、企業として発行する義務があります。民法486条にて「弁済したものは、弁済を受領した者に対して受取証書の発行を請求できる」定められているため、請求に対しての拒否権はありません。一方、約定などを定め、事前に領収書の発行を行わない取り決めを両社で行っている場合はこの限りではありません。
そのため口座振替の利用を検討しているのなら、スムーズに対応できるシステムや流れを形作っておく必要があるでしょう。
クレジットカード払いの場合には領収書の発行義務がない
口座振替では相手からの請求に対して領収書の発行義務がありますが、クレジットカード払いの場合にはその要件が当てはまりません。クレジットカードでは直接金銭のやり取りが行われないため、義務化はされていないのです。
一方で、クレジットカード払いの際に領収書を出すこと自体は何も問題ありません。
クレジットカード払いには、金額に関わらず収入印紙は不要です。
引き落とし内容を証明するにはどうすればいいのか？
ここでは、引き落とし内容を証明する例として、「家賃引き落とし」のケースについて解説します。
家賃引き落としで、請求書・領収書などもらっていないケース
家賃引き落としで、請求書や領収書の交付がない場合に、引き落とし証明する方法について解説します。
このような場合は家賃の引き落とし記録は銀行の通帳のみになります。
国税庁のページでは以下のように回答しています。
課税仕入れに係る支払対価の額の合計額が3万円以上である場合において、請求書等の交付を受けなかったことにつきやむを得ない理由がある場合には、帳簿に法定事項に加えて当該やむを得ない理由及び当該課税仕入れの相手方の住所又は所在地を記載することを条件に、仕入税額控除を認めることとされています。
（中略）なお、この場合、帳簿には、やむを得ない理由として「口座振替のため」等と記載することで差し支えありません。
上記のように、口座振替のためと帳簿に記載することで、引き落としの証明ができます。
出典：https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/shohi/18/07.htm
そもそも領収書とは？
口座振替に領収書の発行義務があることは分かりましたが、実際に発行をするためには「領収書とは何なのか」把握しておく必要があります。
支払いにおける証明書となるもの
領収書とは、「支払いを行ったことを証明する書類」のことを指します。「受取人（企業）」が「支払者（顧客）」から代金を受け取ったことを、客観的に証明できるのが特徴です。
そのため企業は顧客の請求に対して、正しい領収書を発行する義務があるのです。
領収書の役割
領収書は、代金が支払われたことを裏付ける書類として使用されるのが一般的です。例えば、代金の過払いや二重請求など、取引上のミスや不正請求を防ぐことができます。
領収書がなければ、実際に代金を支払ったこと・受け取ったことを証明できない可能性があります。取引における重要性を理解し、発行義務に対応する仕組みづくりが必要です。
経費を証明するための証憑書類として使われる
領収書は会社の経費計上や年末調整、各種控除の申請などにも使われます。会社にとってはもちろん、従業員にも必要な証憑書類となるため、確実な発行と保存が求められるでしょう。
企業は顧客への領収書の発行義務に対応するのと同時に、自社で使用した経費を証明するために保存方法を確立する必要があります。
領収書は7年間保存しなければならない
企業は税法に従って、領収書を7年間保存しなければなりません。税務調査の際に提出ができないと、脱税の疑いをかけられる恐れもあります。
保存する流れを徹底して共有し、経理部全体で管理が行えるように備えましょう。
領収書の代わりになるもの
領収書は企業にとっても個人にとっても非常に重要なものですが、いくつかの書類で代用ができます。
クレジットカードの利用明細
代金の請求時にカード会社から送付された明細や、Webで確認できる請求明細書は、領収書の代わりとして利用可能です。ただし、利用明細は商品やサービスを購入した企業ではなくカード会社が発行しているものなので、同等には扱えないケースがあります。
預金通帳
口座振替は預金口座を使っての振込になるため、預金通帳の記録が領収書の代わりになります。預金通帳にきちんと記帳している場合には、それだけで証明が可能です。
毎回記帳することは手間になりますが、通帳への記入と保存を習慣化することは万が一の備えにもなります。
支払い内容の確認メール
商品やサービスを購入した際に送信されるメールも、領収書の代用書類として扱えます。金額や商品名、購入した日付などがきちんと記載されていれば、領収書と同じものとして活用可能です。
Web上で商品やサービスを販売する事業の場合には、メールのほかにも取引画面を保存しておくことでも対応できます。また、メールやWebの場合は、電子取引に該当するので、電子帳簿保存法に則り電子保存が必要になります。
レシート
購入金額がそれほど大きくない買い物の場合、レシートを証憑書類として使用可能です。ただし、事業に関係のない商品が記載してあるのなら、経費の金額のみを記載し直した報告書の作成が求められます。
後からまとめて報告書の作成を行うと、混乱して金額を間違えるリスクがあるため、その都度対応するのがおすすめです。
出金伝票
自分で作成した出金伝票だけでも、購入したという証明はできます。専用の出金伝票を使うだけでなく、エクセルなどを使って作成したものでも問題はありません。
ただし、金額しか書いていない出金伝票や、何に使ったのか分からない状態では、信憑性が低下する可能性があるため注意が必要です。口座振替の場合、引落結果通知が領収書相当になります。
請求書
クレジットカード払いや銀行振込など、現金以外の方法で商品・サービスを購入した場合には、請求書も代わりに使えます。相手側に発行を拒否された場合などには、請求書を代わりに保存することで対応が可能です。
一方で、現金での支払いの場合には明確な履歴が残らないため、請求書を支払いの証明には使えない点に注意しましょう。
領収書の再発行も義務なのか？
口座振替において領収書の発行は義務とされていますが、「再発行」の場合はどうなるのでしょうか。
領収書の発行者に再発行する義務はない
紛失などを理由に領収書の再発行請求があっても、対応する義務はありません。取引の終了後にある程度の時間が経過している場合には、拒否しても問題はないのです。
経費の水増しや二重請求など不正の可能性がある
領収書に再発行の義務がないのは、経費の水増しや二重請求など不正に使われやすい点が理由となっています。不正に加担しないように、怪しい請求の場合には再発行を拒否するのが企業としての基本姿勢です。
仮に、不正を強制されたとしても対応する必要はないため、丁重に断りを入れましょう。
領収書の再発行自体は可能
上記の通り再発行をする義務はありませんが、対応すること自体は可能です。
そのため、請求理由が明確な場合には、改めて提供することも考えられるでしょう。
再度作成した場合には、「再発行」と記載して不正を防ぐ必要があります。
専用サービスを導入して口座振替の領収書発行に備える
口座振替を利用するのなら、専用ソフトの導入がおすすめです。例えば、MakeLeapsの「口座振替連携」なら、請求書を取引先ごとに集計して、口座振替の請求データとして保存ができます。
正確な入金管理が簡単に行えるため、領収書の発行をスムーズに行える仕組みづくりに役立てられるでしょう。口座振替で商品やサービスを販売する際には、MakeLeapsなどの専用サービスを導入することも検討してみてください。
まとめ
口座振替の利用時に領収書の発行を依頼された場合、企業はそれに対応する義務があります。発行方法を企業内で確立し、スムーズに対処できるように備えておく必要があるでしょう。
口座振替における業務の簡略化を考えているのなら、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の導入がおすすめです。作成した書類はワンクリックで印刷・封入・投函が可能な上、全てのデータはクラウドで管理できます。
保存や共有が簡単に行えるため、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps」のご利用をこの機会にぜひご検討ください。
