フリー(無料)で請求書を作成できる？おすすめのテンプレートも紹介！

現在は多くの企業で請求書などの書類作成を電子化しています。その理由は、手書きに比べてメリットが多く存在するからです。そこで今回は、無料で利用できる請求ツールのメリットや注意点を、手書きによる請求書作成と比較しながら解説します。

フリーで請求書を作成できるメリットとは？

「計算間違いをして、誤った金額の請求書を取引先に送ってしまった」
「商品やサービスの項目が多すぎて、請求書作成に時間がかっている」

こうしたお悩みをお持ちの方は、ソフトウェアやテンプレートを利用した請求書の電子化をおすすめします。

電子化による一番のメリットは作業効率の向上です。ソフトウェアやテンプレートを利用することで、計算の効率化はもちろん、仕分けの計上から、その内容を基に請求書の自動生成機能、見積書・領収書への流用することができます。手書きでは面倒なうえに、記入漏れや誤字・脱字などミスが発生しやすい作業が、ツールを利用することで正確かつ簡単に処理できるのが特長です。

ほかにも、デザインのカスタマイズやPDFファイルでの送信など、電子請求書ならではのメリットもあります。また、物理的な保管場所に困らないというのも、メリットの一つです。

会計ソフトなどを用いる場合には、導入時や初期設定で専門的な知識が必要となり、ランニングコストがかかるため、なかなか導入に踏み込めないという声も少なくありません。その点、ソフトウェアやテンプレートであれば、設定も比較的簡単で、無料なものが多いので、費用を意識せずに請求書作成に活用できます。今後、請求書発行の電子化を目指すのであればぜひ検討してみましょう。

一方で、手書きと比べ初期設定に手間がかかる事や、パソコン自体のセキュリティが不十分な場合、情報漏洩の可能性があるため、フリーソフトを利用する場合は注意が必要です。

手書きで作成する場合のコストは？

手書きで書類を作成してきた企業の中では「請求書は手書きで十分だし、なによりそのほうが安いのでは？」という声もあります。

確かに、長年手書きで書類を作成してきた経理担当者や事務員が在籍している場合や、取引の数や作成する書類が多くない場合は、このような意見が出てきても不思議ではありません。ただ請求書の電子化は、さまざまな点で、作業効率化の向上や、コストの削減が見込めます。

たとえば手書きの請求書を100枚作る場合のコストですが、請求書用紙の相場は、50枚で250円程度で、1枚あたり5円かかります。次に郵送代です。切手代（84円）と封筒代を合わせると、郵送代は100円程度かかると考えられます。以上を踏まえ、請求書にかかる経費は1通当たり105円となり、100枚の場合、10,500円になります。

次に、人件費を考えてみましょう。企業ごとで違いはありますが、請求書の作成は、一般的には以下のようなフローで行われます。

1. 見積書や発注書等の書類の用意
2. 取引先の情報や内容、単価の転記
3. 金額計算
4. 請求日・支払日の確認
5. 特別な条件等の確認
6. 営業担当への確認
7. 上長からの承認
8. 送り状の作成
9. 封入作業
10. 投函

1枚の請求書を作成するだけでも、複数の行程があり、上記フローの1～5までは、慣れた人であれば5分程度の仕事内容です。しかし、100枚となれば単純に計算しても500分かかり、8時間以上の作業となります。さらにそこから、送り状の作成や封入作業があり、投函までに少なくとも1時間程度のリソースが割かれます。仮に事務員の時給が1,200円だとすると、9時間で10,800円の人件費がかかってきます。

先ほどの請求書の経費と合わせると、25,800円ものコストが請求書作業にかかる計算になります。

なお、この計算は、100枚の請求書をまとめて作成・郵送する場合のコストで、実際には他の業務と並行しながら書類を作成する事が多く、その場合は、より作業量が増え、コストが上がります。また、手作業で行う場合は、記入ミスが発生したり、書類のファイリングなどの管理があったりと、予想以上にコストを上げる要因が存在します。

ソフトウェアやテンプレートを利用することで、請求書作成の工数を減らすことができ、手作業で発生していた、入力ミスや書類の管理にかかる時間も削減できます。

フリーソフト等で請求書を作成する際の注意点

フリーソフトや無料のテンプレートを使って請求書を作成する場合にも、いくつか注意点があります。

一つは用意されているテンプレートのデザイン・項目です。請求書の内容は業種や企業によって大きく異なります。項目・単価・数量程度の項目でまとまっているシンプルなものから、繰越金額や値引き、源泉徴収などの細かい項目が必要なものまでさまざまです。

フリーソフトやテンプレートだと、こうした個別のニーズに応えられない可能性があるため、使用するツールを選ぶ際には、必要な記入項目を満たした請求書であるかどうかをはじめに確認必要があります。

次に、ファイルの形式です。ExcelやWordなどのファイルであれば、ほとんどのパソコンで閲覧・編集が可能ですが、PDFファイルの場合には別途、PDF編集ソフトを導入する必要があります。

また、インストール型のソフトウェアの場合にはPCの環境に依存するためMacOSで利用ができなかったり、WindowsのOSバージョン次第で利用ができなかったりするケースも考えられます。自身のPCや社内の環境を確認し、幅広いデバイスに対応できるかも、判断材料のひとつと言えます。

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手書きによる請求書の作成は手間やミスが多く、経費に加え人件費も予想以上にかかります。こうした場合には、請求業務の第一歩として、テンプレートやソフトウェアの利用がおすすめです。クラウド型ビジネス文書作成ツール「MakeLeaps」や、無料フォーマットなどを使って、ぜひ御社の請求業務を効率化してみてください。