目次
[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
請求書を取引先に送付する場合、近年はメールや郵送といった方法を使うのが一般的です。しかし、取引先の要望次第では、FAXを使って送るケースも少なからずあります。
本記事では、請求書をFAXで送信してもいいのか、原本はどうなるのかといった基本をチェックしつつ、送付の方法や注意点を解説します。
請求書をFAXで送ってもいいのか？
請求書は信書にあたるため、原本を郵送するのが基本となっています。そのため「FAXで送ってもいいのか？」という疑問を持つケースも多く、対応に困ることもあるでしょう。
まず結論として、請求書はFAXでも送付できます。取引先がFAXでの送付を希望している場合には、要望通りに対応しても問題ありません。取引先が早めに請求書の金額を確認したいケースなどは、FAXでの送付を依頼されることもあるでしょう。一方、近年は同様のケースでもFAXではなくメールで代替されることが増えています。メールの方が手軽になるため、取引先にメールへの切り替えについて確認してみるのも良いでしょう。
請求書をFAXで送付する場合の作成方法とは？
請求書をFAXで送付する場合、その書式には基本的な形式があります。以下では、FAXで請求書を送付する際の基本的な書式および必要項目を紹介します。
宛先
宛先では、請求書を送付する相手である「取引先の情報」を記載します。例えば会社名・担当部署の名称・担当者の氏名などを記載します。宛名を詳細に記載することで、受け取った側も誰に渡すべき請求書なのかすぐに把握可能です。
宛名を間違えると、失礼なことはもちろん取引先を混乱させることにもなりかねないため、FAXの送付前に内容はしっかりと精査しましょう。
送信日
FAXで送付した日付も、請求書に記載するのが基本です。メールなどのように自動で日付が記録されないため、日付の記載がないといつの請求書なのか分からなくなる可能性があります。
月日だけではなく年も記載し、日付を明確にするのがポイントです。
送信者情報
FAXを送信した側である自社の情報も、請求書に記載します。基本的に会社名・担当者の氏名に加えて、電話番号とFAX番号を記載してすぐに連絡が取れるように配慮します。
請求書の内容に不明点があったり、間違いがあったりする場合でも、すぐに連絡を受けて修正が可能です。
件名
件名には、どんな人でも一目で内容が分かるようにするのがポイントです。請求書の場合には、「そもそも何のFAXなのか」「何月分のものなのか」を明確にする必要があります。
例えば「〇〇年〇月分 請求書」といった形で記載し、すぐに内容が判別できるようにします。
請求書の概要文
FAXおよび請求書の概要を説明するための文章を、冒頭部分に記載します。概要文は一般的な挨拶と、請求書の確認を依頼する文章で構成します。
送付状の文例について
FAXで請求書を送付する際には、テンプレートを作成しておくとスムーズに対応が可能です。以下で紹介する例文を参考に、FAXで請求書を送ることになっても問題なく対応できるように備えましょう。
＜FAXで請求書を送付する場合の例文＞
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【送付先】
株式会社〇〇（会社名） 〇〇事業部（事業部名） 〇〇 〇〇様（フルネーム）
送信日：令和〇年 〇月 〇日
【発信元】
△△株式会社（会社名）
〒△△△-△△△△
東京都〇〇区１丁目１番１号（会社の住所）
TEL：:XXX-XXX-XXXX FAX：XXX-XXX-XXXX
（連絡先となる番号）
△△事業部（事業部名） △△ △△（フルネーム）
拝啓 毎々格別のお引き立てにあずかり厚くお礼申し上げます。
下記の書類を送付致します。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
送付書類：〇月分請求書 1通
送信枚数：2枚（本紙を含め）
以上
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
請求書をFAXで送付する場合の注意点
請求書をFAXで送付する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。
送付状も合わせて送る
FAXで請求書を送付する際には、「送付状」も一緒に送ります。送付状とは、FAXを送信した日付や送信者などの情報をまとめて記載した用紙です。請求書を送付する際には、一般的なビジネスマナーの一環として送付状を同時に送付します。
送付状を送信する主な目的は、取引先への配慮です。ただ請求書をFAXで送るだけでは、無愛想なやり取りになってしまい、心象を悪くする恐れがあるでしょう。そこで送付状を合わせて送信し、丁寧な印象を与える必要があります。
また、「受信後すぐ連絡がほしい」など伝えたいことがある場合には、送付状にその旨を記載することもあります。
誤送信に注意する
請求書をFAXで送信する際には、誤送信に十分注意をしましょう。FAX番号は普段使用する機会が少ないため、連絡先に登録していないケースもあるでしょう。番号を手打ちで入力する場合は、番号の入力ミスによる誤送信が発生しやすくなります。
別会社に送信してしまうインシデントが懸念されることから、番号の再確認や複数人での重複チェックなどを実施するのがポイントです。
送信後に連絡を入れる
請求書をFAXで送信した後には、取引先の担当者に連絡をして届いたことを確認する必要もあります。FAXは送信側では、きちんと受信されたのか、エラーが起きたのかなどの確実な確認を取ることができません。万が一送信ミスが起きている場合には早急に対応する必要があるため、早めに取引先に連絡を入れるのがポイントです。
請求書のFAXについて確認を入れる場合には、メールではなく電話を使うのがおすすめです。メールでは取引先が気付けないケースがあったり、返信まで時間がかかったりします。電話ならすぐに確認が取れるため、すぐにトラブルを把握可能です。
請求書をFAXで送った場合「原本」はどうなるか
請求書をFAXで送信する場合、「原本」の取り扱いにも注意が必要です。
法的に原本として認められるものとは
請求書は信書に該当するため、原本は原則郵送する必要があります。一般的には郵送時に請求書の原本をそのまま送付しますが、FAXで請求書を送信した場合には別途原本のみを郵送する流れになります。
基本的にはFAXで請求書が取引先に届いたことを確認した上で、原本を郵送する流れになります。
原本を郵送する
請求書など証憑書類は、法律上7年間の保存が義務となっています。証憑書類として認められるのは原本であると指定されているため、FAXで請求書を送付したとしても、紙の原本は取引先に郵送する必要があるのです。
一方、電子帳簿保存法の電子データの要件を満たしていれば、原本がなくても問題ありません。2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」では、電子データによる請求書なども原本として認められています。そのため電子帳簿保存法に対応した環境が整っているかどうかで、原本を郵送すべきかどうかは変わる点に注意が必要です。
まとめ
請求書を取引先に送付する際に、FAXを使用するケースもまだあります。取引先の要望次第ではFAXを活用する機会があるため、この機会にFAXで請求書を送付する方法や注意点を確認しておきましょう。
FAXで送付する場合も含めて、請求書をスムーズに作成して送信できる環境の整備が求められています。素早く請求書を作成して送信できる環境が整っていれば、業務負担の軽減と効率化を実現できるでしょう。
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」を活用すれば、テンプレートに沿ったデータ入力により簡単かつミスのない請求書作成が可能です。また「郵送代行サービス」を活用することで、郵送の手間を大幅に削減できます。この機会にメイクリープスのご利用により、請求書を簡単に作成・発送できる環境を整えてみてはいかがでしょうか。
