請求書をわかりやすくファイリングする方法とは｜書類整理を効率化する管理ツール

請求書などをファイリングして整理する必要性とは

請求書などはしっかりと整理することが重要です。請求書は取引の証拠となる書類で、法律によって保存が義務付けられています。

請求書が多くなったとしても所定の期間は保存しなければならず、勝手に捨てることは認められていません。そのため、管理しやすいようにファイリングして整理しておくことが重要です。

なお請求書の保存期間は、法人か個人事業主かによって異なります。法人の場合には原則7年、個人事業主の場合には5年の保存期間が定められています。

請求書などをファイリングして管理する方法を解説

請求書などはどのように管理すればよいのでしょうか。ここでは、ファイリングして管理する方法を解説します。

支払いと入金とに分ける

企業が管理する請求書は2種類に分けられます。仕入先などから受け取る請求書と、顧客に送る請求書です。受け取る請求書と顧客に送る請求書を分けて管理するとよいでしょう。どちらもまとめて保存しておくと、混同しやすくなりミスにつながりやすくなります。

仕入先などから受け取る請求書の管理を怠っていると、支払い漏れなどが起こるリスクが高くなります。支払いが滞ったことにより、仕入先からの信頼を失ってしまう恐れもあるため注意しましょう。

顧客に送る請求書の控えについては、未入金・入金済に分けておくとわかりやすくなります。

受け取った請求書のファイリング方法

仕入先などから受け取った請求書は、支払前か支払後かによって分けてファイリングすることが基本です。

支払前の請求書は、まず内容を確認します。内容に間違いがなければ、支払期限が早いものから順番にファイリングしましょう。支払期限の近いものが上にくるようにファイリングすることで、支払い漏れなどを防ぎやすくなります。

支払いが終わったらその旨を請求書に記載し、支払後のファイルに整理します。支払後の請求書をファイリングする際には、ATMの利用明細書や振込請求書などもあわせて添付しておくと、後からでも確認しやすくなります。また、支払後の請求書は請求書の日付順にファイリングするとよいでしょう。

未入金の請求書のファイリング方法

顧客に発行する請求書は、原本を顧客に送ってしまうため控えを保存します。請求書を発行したら、請求書控えをファイリングしましょう。この際、支払期限の順番にファイリングしておくと、確認しやすくなります。支払期限になると、入金されているかどうかをチェックします。

入金が確認できたら、入金済みのファイルに移し替えましょう。入金済であることが一目でわかるように、入金済の印を押す、もしくは手書きで記入する方法もおすすめです。また、入金日も一緒に記載しておくと、後から確認する際にわかりやすくなります。

入金済の請求書のファイリング方法

入金が済んだ請求書は月ごと、もしくは得意先ごとに分けてファイリングしておくとわかりやすくなります。

月ごとにファイリングするメリットは、毎月の取引が確認しやすくなる点です。発行日順にファイリングするため、取引状況がわかりやすくなります。ただし、取引先が多い場合には探しにくくなってしまうため、確認しにくいデメリットがあります。

得意先ごとにファイリングするメリットは、後からでも探しやすいことです。発行日順に得意先のファイルに保存するため、確認が必要な場合も探しやすくなります。ただし、ファイリングには手間がかかるため、担当する社員の負担は大きくなりがちです。

どちらの方法にもメリット・デメリットがあるため、自社の取引先数や請求書の数などに応じて、ファイリング方法を選ぶとよいでしょう。

利用頻度で分ける

ここでは、請求書以外の書類のファイリング方法について解説します。

決算期には関係ないが重要な書類、決算期単位で保存が必要な書類、暦年単位で保存が必要な書類の3つに分けて、ファイリング方法を解説するため参考にしてください。

決算期に関係はないが重要な書類のファイリング方法

決算期に関係はないが重要な書類は、以下のような書類が挙げられます。

・設立・届出関係：登記簿謄本や税務署などに提出した届出書類の控えなど
・議事録関係：株主総会議事録や取締役会議事録など
・契約関係：貸借契約書や売買契約書など
・社会保険・労働保険関係：社会保険定期用通知書など
・保険証券：生命保険や損害保険など
・借用書：借入金返済予定表や借用証書など

決算期に関係なく、その都度ファイリングします。この際、穴を開けずに保存できるポケットリフィルなどを用いることがポイントです。また「設立・届出関係」「議事録関係」などのように、インデックスをつけておくと必要なときに探しやすくなります。

決算期単位で保存が必要な書類のファイリング方法

決算期単位での保存が必要となる主な書類と、ファイリング方法は以下のとおりです。

・取引先や金融機関などの現金領収書：月別、日付順
・納税領収書：種類別、日付順
・通帳コピー：金融機関別、日付順
・クレジットカード明細：クレジットカード会社別、支払日順
・売上請求書：得意先別もしくは月別、請求書発行日順
・仕入請求書：月別、日付順

これらの書類は、決算終了後にファイリングし保存しましょう。それぞれの項目で、金融機関別や取引先別などのように分ける必要がある場合には、インデックスをつけると確認しやすくなります。

暦年単位で保存が必要な書類のファイリング方法

暦年単位で保存が必要な書類は、以下のとおりです。

・年末調整関係：源泉徴収簿や賃金台帳、扶養控除申告書、年末調整計算に使用した資料など
・給与関係：給与明細書や給与計算に使った資料、支給控除一覧表など

これらの書類は、暦年ごとにファイリングし保存しましょう。年末調整関係は、種類別にファイリングします。給与関係は月別にファイリングして保存しておきましょう。利用頻度が低くなった書類は年度ごとに保存箱などを作り、ファイルを保存しておくと後からでも探しやすくなります。

請求管理サービスを利用するのも1つの方法

請求管理サービスとは請求書や納品書、領収書などの管理だけでなく、作成なども簡単に行えるサービスです。請求書や納品書の作成や管理は手間がかかるため、請求管理サービスを利用するのもよいでしょう。ここでは、請求管理サービスのメリットを解説します。

一元管理できる

請求書の作成から発行、承認、入金管理などを一元管理できます。紙の請求書の場合には、担当者が作成してから発行し、社内で承認をもらうなどのプロセスが必要です。手間も時間もかかりますが、請求管理サービスなら一元管理でき手間が省けます。

データを探しやすい

紙書類をファイリングしている場合、必要な書類を探すのに時間がかかります。しかし、請求管理サービスなら、相手会社の名前や日付などを指定して検索できます。このため該当する請求書をすぐに見つけ出すことが可能です。

リアルタイムで作業を進められる

クラウド型の請求管理サービスなら、インターネットがつながれば請求や入金に関する情報をどこからでも確認できるため、社内の社員と社外の社員が同じ情報を素早く共有できます。

別のソフトと連携できるものもあって便利

請求管理サービスの中には、販売管理システムと連携できるものもあります。販売管理システムと連携できれば、請求書データを手間なく取り込み、請求書を簡単に発送できるため、経理担当者の負担が減り業務効率化につながります。

請求管理サービスのおすすめの選び方とは

請求管理サービスを選ぶ際には、3つのポイントを比較しましょう。以下では、請求管理サービスの選び方を解説します。

選び方1：コスト

安さだけに注目せず、自社に必要な機能が揃っているかどうか確認した上で、コスパを比較して判断します。生産性を高められるかも重要です。

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、書類などのデータ保存について抜本的な見直しが行われました。紙媒体での保存にはコストがかかり、業務負担が大きいため、請求書の電子化が加速しつつあります。

選び方2：セキュリティ

請求管理サービスは、コンピューター上で請求書などの情報を管理します。情報漏えいのリスクを軽減するために、通信の暗号化やバックアップ体制などのセキュリティ面の確認は欠かせません。

特に、クラウド上で管理するクラウド型請求管理サービスの利用を検討している際には、セキュリティ対策はもちろん、サポート内容なども確認しておきましょう。

選び方3：機能性

社内や取引先にどのような機能が必要なのか、しっかりと検討しましょう。請求管理サービスはサービスによって搭載されている機能は異なります。自社のどのような業務を効率化したいのか、課題などを明確にし、必要な機能を絞り込みます。

また、請求書の電子化に取引先が対応してくれるかなども確認しておくとよいでしょう。

まとめ

請求書は受け取る請求書と顧客に送る請求書に分けて、ファイリングすることが重要です。しかし、請求書の管理には手間がかかり、エクセルなどによる書類作成はミスが起こりがちです。請求管理サービスで請求書を電子化すれば、コスト削減や業務効率化につながるでしょう。

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