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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
請求書を受け取った際には、確認したことを伝えるためのメールを送信することが一般的です。メールの文面には丁寧な印象を持たせるために、「拝受」の言葉を使うことが望ましいとされています。本記事では請求書の返信メールにおける「拝受」の使い方を、具体例とともに解説します。請求書を受け取った際の対応に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
請求書を受け取ったらメールを送信するべき？
そもそも、「請求書を受け取った際に、メールを送信するべきなのか分からない」という人も多いです。以下では、請求書を受け取ったらメールを送信すべきなのか解説します。
請求書を受け取ったらなるべく早く返信することが望ましい
取引先から請求書を受け取ったら、なるべく早くメールで返信することが望ましいです。返信がないと、取引先は請求書メールが届いていない可能性を排除できず、対応に困る可能性があります。再び請求書を送付する手間をかけさせるケースもあるため、受け取ったことを伝えるメールを送信するのが望ましいでしょう。
スムーズに受領メールを送信できるように、テンプレートを作成しておくこともポイントです。
請求書の受領メールを送信するメリット
請求書の受領メールを送付することには、相手との信頼関係の構築につながるなどのメリットがあります。丁寧に対応してくれる相手だと感じてもらえれば、その後の取引もスムーズにいく可能性が高まります。信頼関係を築く上で、請求書の受領メールは丁寧かつ迅速な送付がおすすめです。
請求書の受領メールに使われる「拝受」の意味とは？
請求書の受領メールには、「拝受」という言葉が使われます。「拝受」は受領メールのなかで形式化しているため、その意味を知らない人も珍しくありません。以下では、請求書の受領メールにおける「拝受」の意味を解説します。
「拝受」とは「受けること、受け取ること」をへりくだっていう際に利用される
「拝受」とは、「受けること、受け取ること」をへりくだっていう際に使われる表現です。「拝」には「崇める」「頭を下げる」といった意味があり、丁寧さを強調するために使用されるケースが多いです。ビジネスシーンにおいては、取引先からの請求書など各種書類や、メールの受信に対する返信などに用いられる言葉として定着しています。
「拝受」と「受領」の違いとは？
「拝受」に似た言葉として、「受領」という言葉があります。「受領」には「物や金を受け取ること」という意味があり、丁寧な言葉遣いであるため、請求書の受け取りに対する返信メールに使用しても、問題ない言葉として認識されています。また、「受領」は目下の人や同等の立場の人に対しても、使用できる言葉となっています。
一方で、より丁寧な言葉遣いを意識する際には、「受領」よりも「拝受」が望ましいとされています。
拝受を使ったメールの具体例
受領メールで「拝受」を正確に使うには、具体例を参考にすることがポイントです。以下では、拝受を使ったメールの具体例を2つ紹介します。
「拝受」を使った文章例
| 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇 様お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 先ほど、お送りいただいたメールを拝受しました。 今後ともよろしくお願いいたします。 |
受領メールでは、上記のような形で「拝受」を使用します。そのほか、以下の表現を使用することが可能です。
・「〇〇に関するメールを確かに拝受しました」
・「〇〇を拝受し、内容を確認いたしました」
・「〇〇を拝受しましたので、ご報告申し上げます」
請求書を受け取ったことを伝える具体的な例文
| 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇 様平素より大変お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 先ほど◯◯の請求書を拝受しました。 ◯月◯日までに振込みいたします。 取り急ぎ、請求書拝受のご連絡となります。 |
拝受の間違った使い方に注意
拝受を使用する際には、間違った使い方をしないように注意が必要です。以下では、拝受の間違った使い方について解説します。
「拝受いたしました」は間違った使い方
「拝受いたしました」は丁寧な言葉遣いに感じられますが、文法上は間違った使い方になります。「いたしました」は「する」の謙譲語であるため、同じく謙譲語である「拝受」と合わせると2重敬語として間違った文章になってしまいます。「拝受いたしました」ではなく、「拝受しました」と表現する必要があります。
部下に対して「拝受」は使わない
部下からのメールなどに対する返信には、「拝受」は使わないのが基本です。「拝受」はへりくだった言葉になるため、部下に対して使うと違和感のある表現になります。部下への返信時には、先ほど挙げた「受領」を使うと良いでしょう。
請求書を受け取った際の基本的な流れ
請求書を取引先から受け取った際には、メールの返信以外にもやるべきことがあります。以下では、請求書を受け取った際の基本的な流れについて解説します。
請求書を受け取った後の流れ1.請求書を受領した旨を伝えるメールを送信する
請求書を受け取ったら、受領した旨を伝えるメールを早めに送信します。先に紹介した例文などを用いて、丁寧な言葉使いで伝えることがポイントです。請求書の内容に間違いがあった場合には、受領メールにてそのことを伝えます。あらためて修正された請求書が届いた際には、受領メールも再び送付します。
請求書を受け取った後の流れ2.未処理の請求書として管理・保存する
受け取った請求書は、まだ支払いが済んでいない「未処理の請求書」として管理・保存します。請求書は7年間の保存義務があるため、適切な管理体制を構築して保存することが求められます。処理が完了しても保存を継続する必要があるため、適切な管理システムを準備することが望ましいです。また、請求書に捺印が必要な場合には、担当者に回した上で保存します。
請求書を受け取った後の流れ3.期日までに支払いを完了させる
請求書を受領したら、記載されている期日までに支払いを完了させます。取引先ごとに支払いタイミングが異なる可能性があるため、事前にスケジュールを確認して関係者と共有することがポイントです。支払いが済んだ請求書は、「処理済みの請求書」としてまとめます。「未処理の請求書」と分けることで、その後の混乱を防ぐことが可能です。
請求書は紙媒体でなくても問題ない
請求書は、紙媒体でなくても問題ありません。例えば電子メールを使った方法で、請求書を受け取ることも可能です。以下では、紙媒体を使わない請求書の受領方法について解説します。
請求書をメールで送受信するメリットとは
請求書をメールで送受信することで、郵送にかかる手間の削減が可能となります。またメールであれば、送受信の結果がスムーズに確認できるため、トラブル時もスムーズに対応できます。例えば請求書が届いていない場合、メールで素早く確認可能です。請求書のやり取りを効率化するために、電子化がおすすめです。
請求書および各種書類の電子化は難しくない
請求書および各種書類の電子化は、ツールなどを使うことでスムーズに実現できます。専用ツールを使うことで、経理業務の負担を軽減可能です。請求書の管理・保存状態の改善にもつながるため、電子化はおすすめの手段となります。請求書および各種書類の管理・保存が煩雑になっている場合、業務に支障が出る可能性もあります。この機会に電子化を進めて、管理・保存体制を見直してみるのもおすすめです。
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」で請求書を電子化する
クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」を使うことで、請求書などの書類を簡単に電子送付することができます。「メイクリープス」では、見積書 / 発注書 / 注文請書 / 作業報告書 / 納品書 / 検収書 / 請求書 / 領収書などに対応できるため、業務に必要な書類の電子化をまとめて進められます。電子送付した書類データはクラウド上で管理できるため、紛失などの心配がなくなります。
クラウド上の書類にアクセスする権限を自由に付与可能なので、複数人での管理も容易です。また、「メイクリープス」ではインボイス制度の要件に対応した書類の作成もできます。インボイス制度に向けた準備の一環として、ご利用をぜひご検討ください。
まとめ
請求書を受領した際には、受け取ったことを伝えるための返信メールを送付する必要があります。返信メールには「拝受」の言葉を使用して、丁寧な対応を行うことが重要です。取引先との関係を良好なものとするためにも、「拝受」を適切に利用することがポイントです。この機会に請求書を受領した際の返信メールの内容と、「拝受」の意味や使い方をあらためて確認してみてください。
請求書および各種書類を電子送付することで、保存・管理を一元化することもおすすめです。クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」であれば、スムーズに書類を電子送付できます。請求書だけでなく、そのほか9種類の書類に対応可能です。
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