目次
[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
請求書はビジネスシーンに欠かせない重要な書類の1つです。請求書の書き方は、企業の経理担当者だけでなく、個人事業主（フリーランス）の方にも必要な知識といえます。この記事では、請求書の書き方やポイント、作成方法について解説します。請求書に記載すべき項目についても解説するので、参考にしてください。
請求書とは？
請求書を取り扱う際には、まずは概要を理解しましょう。ここでは、請求書の概要と、見積書との違いについて解説します。
請求書の概要
請求書とは、取引先に対して商品やサービスの対価を請求する際に発行する書類のことです。取引先は、請求書に明記されている内容や金額を確認して、支払いの手続きを進めます。
請求書と見積書の違い
請求書や見積書は、どちらも取引先に提出する書類ですが、役割は異なります。見積書は取引前に発行する書類で、取引先は見積書の内容や金額を見て、契約の可否を判断します。一方で、請求書は取引後に発行する書類で、取引先に料金を請求するために必要となります。
請求書には明確なルールがない？
請求書には明確なルールが定められておらず、法律で定められた形式・フォーマットは存在しません。以下では、請求書の法的根拠と記載すべき事項をご紹介します。
請求書の法的根拠とは
請求書の発行義務はないため、請求書を発行せずに取引することも可能です。ただし、請求書を発行しない場合、税務上で法的根拠を証明するのが難しくなるため、注意が必要です。
請求書に記載すべき事項
請求書には明確なルールは存在しませんが、請求書に明記するとよいといわれている項目はあります。国税庁の「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」では、請求書に記載すべき事項を示しています。以下は、国税庁による、請求書への記載事項です。
・書類作成者の氏名または名称
・取引年月日
・取引内容
・税込対価の金額
・書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
※参考：No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた｜国税庁
請求書の項目・書き方をチェック【企業で発行する場合】
企業で請求書を発行するときに必要な項目や、書き方をご紹介します。請求書に記載する主な内容は以下の通りです。
・タイトル…「御請求書」や「○月分御請求書」などと記載します。
・請求番号…社内で請求書の管理に用いる通し番号です。
・宛先…取引先の会社名・住所・担当者名を記載します。
・発行日…締日の日付を記載しても構いません。
・作成者…一般的には、会社の角印を捺印します。ただし、発行者の会社名と住所が記載されていれば、印鑑は必ずしも必須ではありません。
・請求明細…商品名・単価・数量・消費税率・消費税額・合計金額・備考などを記載します。
・振込先…振込先の口座情報や支払期限を記載します。振込手数料を相手に負担していただく場合は、「誠に勝手ながら、振込手数料はお客様のご負担でお願いいたします」と記載しましょう。
・支払期限…相手の社内規定により期限を定めます。
また、一般的な請求書のテンプレートには、担当者の検印欄が設けられています。
印鑑は請求書に必須の項目ではないため、主に社内での確認用という位置づけになります。そのため、特に社内で規定がなければ、検印欄はあってもなくても構いません。
ただし、以前に交わした書類上に、検印がない場合に内容が無効となる旨の注意書きがある場合には、印鑑が必要であるためご注意ください。
請求書の項目・書き方をチェック【個人事業主（フリーランス）の場合】
個人事業主（フリーランス）の方が請求書を発行するときに必要な項目や、書き方をご紹介していきます。
・タイトル…「御請求書」などと記載します。定期的に発行する場合は「○月分御請求書」と記載しても構いません。
・請求番号…個人で請求書を管理するための番号です。番号が重複しないこと、今後のために桁数に余裕をもって置くこと、何度も取引する相手には取引先コードを入るなど、後から探しやすい番号を付けます。
・宛先…取引先の会社名・住所・担当者名を記載します。
・発行日…請求書を発行した日付を記載します。
・作成者…個人の氏名・住所・連絡先を記載します。
・請求明細…商品名・単価・数量・消費税率・消費税額・合計金額・備考などを記載します。
・振込先…振込先の口座情報や支払期限を記載します。振込手数料を相手に負担していただく場合は、「誠に勝手ながら、振込手数料はお客様のご負担でお願いいたします」と記載しましょう。
・支払期限…相手の社内規定により期限を定めます。
・源泉徴収額…必須ではありませんが、対象となる報酬があれば記載すると取引先が内容を理解しやすくなります。
法人が個人事業主（フリーランス）に報酬を支払う場合、支払う側は取引金額に応じて源泉徴収を行う義務があります。給与所得以外に、契約金や賞金などの料金も源泉徴収の対象です。
請求書でチェックすべき印鑑・消費税・封筒の書き方
ここでは、請求書の書き方で注意すべきポイントについてご紹介していきます。
特に気をつけたい印鑑の種類・消費税の書き方・封筒のサイズと書き方について、順を追って確認していきましょう。
請求書のポイント①印鑑の種類
請求書に捺印する印鑑は、法律上は必須の項目ではありません。押印のない請求書であっても、法的には有効な書類とみなされます。
ただし、取引先の企業によっては請求書に捺印を求められるケースがあります。そのような場合には、社内の書類作成の規定や改ざん防止の観点から、印鑑が使われています。
請求書に捺印する場合、法人であれば会社名の入った正方形の角印を、個人事業主（フリーランス）は普段使っている印鑑を押すことが一般的です。
請求書に押す印鑑についての詳しい解説は、以下の記事をご覧ください。
▶請求書に印鑑は必要？押す位置や種類についても解説！【フリーランス必見】
請求書のポイント②消費税の書き方
消費税を記載する場合、「内税（うちぜい）」と「外税（そとぜい）」の2種類の記載方法があります。どちらを選んでも構いませんが、内税と外税のどちらで記載されているか明らかであり、かつ消費税額がわかる書き方をすることが大切です。
一般的には、請求書の請求明細欄に、小計・消費税・合計金額をそれぞれ記載します。なお、消費税の計算では小数点以下の端数は切り捨てとなるのが一般的です。また、軽減税率の対象となる商品にわかりやすい印を付け、合計金額欄の下部に消費税率8％と10％の商品それぞれの消費税額を分けて記載します。
請求書のポイント③日付の書き方
請求書の発行日は、請求書の作成日や印刷した日ではなく、取引先の締め日を記載するのが一般的です。取引先によって締め日は異なるため、請求書を発行する前に取引先に確認しておきましょう。発行日を誤った場合、取引先の経理処理に影響を与え、トラブルが発生する恐れもあるため、十分に注意しましょう。
個人事業主（フリーランス）への請求書を作成する場合は、請求書を発行した日を記載する場合もあります。
請求書のポイント④封筒のサイズと書き方
請求書を送付するときに使う封筒のサイズは、「長形3号（長3）」または「角形2号（角2）」を選ぶのが一般的です。
長形3号は120mm×235mmの形式であり、A4サイズの書類を三つ折りで入れられます。一方の角形2号は240mm×332mmの形式であり、A4サイズの書類を折らずにそのまま入れられる大きさです。
通常通り封筒の宛名を作成したら、青色または黒色で「請求書在中」と記載し、資格で囲みます。縦書きの場合は表面の左下、横書きの場合は表面の右下に記載しましょう。
請求書を送付する封筒の詳しい書き方については、以下の記事でご紹介しています。
▶「請求書在中」封筒への書き方まとめ！スタンプや手書きのルールも解説
なお、メールで請求書を送付する方法や注意点は、以下の記事でご確認ください。
▶請求書はメールで送付しても大丈夫？郵送とは違う注意点や例文を解説
請求書の作成方法
請求書の作成方法は、大きく分けて3つあります。ここでは、請求書の作成方法をご紹介します。
1.クラウド型請求管理サービスで作成する
請求書は、クラウド型請求管理サービスで作成できます。クラウド型請求管理サービスとは、請求書の作成や発送を効率的に行えるシステムのことです。請求書の作成・発送業務の効率化を図れることはもちろん、作業のミスを減らす効果もあります。
2.ExcelやWordで作成する
請求書は、ExcelやWordで作成することも可能です。ただし、別のパソコンで開くとレイアウトが崩れる場合があるため、注意しましょう。自分でフォーマットから作成するのではなく、Web上に公開されている請求書の雛形を使用するのも一つの手です。
3.請求書用紙で作成する
請求書用紙を使い、手書きで作成する方法もあります。請求書用紙は、文房具店やホームセンターなどで購入できます。請求書用紙で作成する場合は、手書きで作成する必要があるため、手間がかかるというデメリットがあります。
請求書の送り方
請求書を送る方法は、郵送やメール以外にもあります。ここでは、請求書の送り方をご紹介します。
1.郵送
請求書を郵送で送る企業は、まだまだ多いのが現状です。請求書を郵送する際には、請求書のみを封入するのではなく、添え状も必要です。請求書と添え状を三つ折りにして封筒にいれるのが一般的です。
2.FAX
早急に請求書を送る必要があるときには、FAXで請求書を送付する場合もあります。FAXで請求書を送る際には、取引先の了承を得てから送信する必要があります。FAX用の送付状も、忘れずにつけましょう。
3.メール
メールで請求書を送る際には、改ざんを防ぐためにPDFで送付するのが基本です。FAXで送付する際と同様に、取引先の許可を得てから送りましょう。また、誤送信には十分に注意しましょう。
4.クラウド型請求管理サービス
クラウド型請求管理サービスを活用して、請求書を送付することも可能です。サービスによって異なりますが、請求書の作成から郵送まで、PC上の操作で完結できるものもあり、請求業務の手間が省けます。
請求書を送付する際の注意点
請求書は信書に分類されるため、メール便で送付してはいけません。請求書を郵送する際は郵便で送付するのが基本です。郵便法に則って郵送しなかった場合、取引先の信用を失うことはもちろん、罰則を受ける恐れもあるため十分に気をつける必要があります。
請求書を作成するなら、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」がおすすめ
請求書を効率的に作成したいのであれば、クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」の利用がおすすめです。以下では、サービス内容や特徴をご紹介します。
クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」とは
「メイクリープス」は、見積書・請求書・領収書など9種類の書類を作成でき、Web上で一元管理できるクラウド型請求管理サービスです。導入することで、従来の請求業務時間の8割程度を削減することが期待できます。
クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」の特徴
「メイクリープス」を利用すれば、簡単にミスすることなく、請求書・見積書などを作成できます。請求書の発送はワンクリックで完了するため、発送業務の手間も省けます。発送方法は、メール送付と郵送代行の2つから選択できます。
まとめ
請求書はビジネスにおいて重要な書類ではありますが、明確なルールは定められていません。従来、請求書はExcelやWord、請求書用紙などで作成されていましたが、昨今クラウドサービスを利用する企業が増えています。
クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」は、書類発行業務を効率化するクラウドサービスです。請求書の作成や発送を効率化したいという方は、まずは無料の製品紹介資料をご覧ください。
