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[非表示]多くの企業が請求書による支払いを利用しています。請求書払いを導入すれば、取引先とよりスムーズにやり取りできるでしょう。
この記事では、請求書による支払いを検討している企業に向けて、請求書払いの概要や方法などを解説します。メリットやデメリットについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
請求書による支払いとは？
請求書による支払いとは、商品やサービスを先に提供し、購入代金を後日支払ってもらう方法です。企業同士の取引は、請求書による支払いが一般的になっています。そのため、スムーズに取引を進めるには請求書による支払いに対応する必要があるでしょう。請求書による支払いは、料金後払いや掛け払いとよばれる場合もあります。
請求書による支払いを受ける際の流れ
請求書による支払いに対応するときは、最初に与信審査を行います。先に商品やサービスを提供した場合、後から確実に代金を支払ってもらえるか確認するためです。取引先に直接依頼して与信審査に必要な資料を提出してもらう場合もあります。また、信用調査を専門に請け負っている業者へ調査を依頼する方法もあります。
与信審査の結果に問題がなければ、実際に請求書による支払いに対応しましょう。請求書を作成して送付し、期日までに入金されたかどうかチェックします。
請求書による支払いを認める与信基準とは？
請求書による支払いは後払いであるため、取引先の支払い能力をあらかじめ確認しなければなりません。そのために実施するのが与信調査です。また、与信調査では、与信基準に基づいて審査を行います。問題がなければ結果に基づいて与信枠を設定し、その範囲内で請求書払いに対応します。
請求書に含めるべき項目
請求書にはさまざまな項目を含める必要があります。以下で具体的に解説します。
発行者の情報
請求書の発行者が誰なのかわかるよう、基本的な情報を記載します。自社の会社名、担当者の氏名、住所、電話番号などの情報を記載しましょう。取引先から請求書について問い合わせが入る可能性もあるため、正確に記してください。
請求先の情報
請求書を送付する相手の情報についても、正しく記載しましょう。会社名、部署、担当者名などの情報を記載します。組織名には「御中」、個人名には「様」をつけ、相手に対して失礼がないようにしましょう。
発行日
請求書には発行日も記載します。請求書を作成した日付ではなく、実際に取引先に対して発行した日付を記載するのがポイントです。
取引の内容
その請求書で代金を請求したい取引について、内容をくわしく記載します。金銭を請求する根拠がわかるよう、商品名、単価、数量などを具体的に記しましょう。特に、数字についてミスが生じないよう注意が必要です。
請求金額
請求書で商品やサービスの代金を請求するには、請求金額を明確に記す必要があります。取引の内容で示した内訳の金額を合計し、実際にいくら振り込んでもらいたいのかわかるようにしましょう。3桁ごとにカンマを入れるのが一般的です。
振込先の情報
請求金額を振り込んでもらう振込先の情報を記載しましょう。具体的には、銀行名、支店名、預金種別（普通預金または当座預金）、口座番号、口座名義などを記載します。
支払いの期限
請求書に記載している金額を、いつまでに振り込んでもらいたいのかを示します。支払いの期限は一方的に決めるではなく、取引先に確認をとったうえで記載するのがマナーです。請求書を発行する前に合意をとりましょう。
【請求側】請求書による支払いのメリット・デメリット
請求書による支払いにはメリットとデメリットの両方があります。ここでは、請求側のメリット・デメリットを解説します。
メリット
請求書で商品やサービスの代金を請求すれば、振込みなどによりスムーズに代金を回収できます。特に、たくさんの相手と取引している場合、管理がしやすくなります。
デメリット
請求書による支払いは、商品やサービスの代金が後払いになります。そのため、取引先の経営が悪化すれば、未回収になるリスクもあります。未回収を防止するには適切な与信基準を設けたうえで、定期的に取引先の状況を確認することが大切です。
【支払側】請求書による支払いのメリット・デメリット
ここでは、支払側にとっての請求書による支払いのメリット・デメリットを解説します。
メリット
請求書払いが可能であれば、商品やサービスを購入するたびに都度代金を支払う必要がありません。まとめて代金を支払えるため、支払業務を効率化できます。
デメリット
請求書による支払いは後払いであり、請求書の処理を忘れると、支払いの遅延が発生する可能性があります。その場合、取引先からの信用が低下し、その後の取引にも悪影響が及ぶリスクがあります。
請求書作成において注意するポイント
請求書を作成するときは気をつけたいことがあります。ここでは、注意したいポイントを具体的に解説します。
印鑑を捺印する
請求書には、捺印するのが一般的です。法律的には印鑑は必須ではないものの、捺印すれば偽造防止や信頼アップにつながるためです。なかには捺印されていない請求書は経理処理ができない企業もあります。そのため、請求書にはあらかじめ捺印しておいたほうが無難です。
税額をわかりやすく表示する
請求書を作成するときは、税額をわかりやすく示すことも大切です。記載方法は、内税と外税のどちらでも構いません。税額がいくらなのか明確に記載し、誤解を招かないようにしてください。ルールを統一し、自社が発行する請求書はすべて同じ表記方法になるようにしましょう。
振込手数料をどちらが負担するか決めておく
請求書に記載している請求金額を振り込んでもらうときは、振込手数料がかかります。振込手数料は、支払いをする側が負担するのが一般的です。ただし、取引先によっては、異なる認識をもっている可能性もあります。振込手数料をどちらが負担するかについても、あらかじめ取引先と相談して決めておきましょう。
支払い期限を事前に確認する
すでに触れたとおり、支払い期限についても取引先と話し合ったうえで決めるべきです。取引先の経理業務の流れにも配慮したうえで、適切な支払い期限を定めましょう。支払い期限は、「月末締め翌月末払い」や「月末締め翌々月末払い」などが一般的です。双方が合意すれば、独自の支払い期限を設定しても構いません。
未回収の場合も適切に対応する
請求書による支払いを受ける場合、期限までに請求金額が支払われないケースも出てくる可能性があります。その場合は、段階的に適切な対処をすることが大切です。
まずは、自社で確認漏れが生じていないか改めてチェックしましょう。振り込みを確認できなければ、取引先へ電話して催促します。その後も入金が確認できない場合は、催促状を送付します。催促状では効果がないなら、督促状も送付してください。法的措置に移行するのは、あくまでも最終手段です。
請求書の発行を効率化するなら請求管理サービスの利用がおすすめ
請求書を手作業で発行している場合、どうしてもミスが起きやすくなります。ミスが起きると再発行が必要になるため、経理業務の効率が低下します。
請求書の発行を効率化するためには、請求管理サービスの利用がおすすめです。請求管理サービスを利用すると、ミスのない請求書をよりスムーズに発行できるようになります。たとえば、クラウド型請求管理サービスの「MakeLeaps」は、見積書から請求書まで各種書類を簡単に作成・共有できます。請求管理サービスを活用して請求書の発行を適正且つ効率的に進めましょう。
まとめ
多くの企業が請求書による支払いに対応しています。取引を円滑に進めるためには、請求書の作成を適切かつスムーズに進めることが重要です。ポイントを押さえて適切な請求書を作成しましょう。
請求管理サービスを活用すれば、業務効率化やコスト削減につながります。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」なら、書類をクラウド上で簡単に作成・共有できます。請求書による支払いを適切に進めるために、ぜひ活用してください。
