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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
昨今は、請求書をPDFで発行する企業が増えています。この記事では、これから請求書をPDFで発行したいと考えている企業に向けて、その具体的な方法を解説します。PDFで請求書を発行するメリット・デメリット、保存方法、押さえておきたいポイントなどについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
請求書の役割
請求書は、自社が取引先に対して、販売した商品やサービスの代金を請求する目的で発行します。取引先が請求書を受け取ると、その内容に基づいて支払いのための手続きをしてくれます。
また、請求書の発行により、取引先がうっかり支払いを忘れたり、支払いが遅れたりするリスクも防げます。
万が一、取引先が支払いに応じない場合や取引について認識の違いが生じた場合も、請求書が自社の主張を裏付ける根拠になります。請求書には、商品やサービスの代金として請求する金額、取引の内容、振込先などを記すことが大切です。
請求書はPDFで送付しても問題ないか？
請求書は、PDFで発行しても問題ないのでしょうか。以下で詳しく解説します。
PDF化した請求書の法律上の有効性
取引先へ請求する内容を客観的にわかるように示せば、請求書は紙とPDFのいずれの形式であっても法律上有効です。法律上の取り扱いについて、形式による違いは特にありません。請求書に限らず、見積書、納品書、領収書などの書類もPDFで発行できます。
そもそも請求書の発行は、法律で義務付けられているわけではありません。ただし、請求書を発行すれば保存義務が発生します。法人の場合、請求書の保存期間は基本的に確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。発行後すぐにデータを削除しないように注意し、適切に保存しておきましょう。
PDFの請求書の注意点
請求書をPDFで電子保存するためには、客観的に可視性が認められることが大切です。誰が見ても請求書に記されている内容を正確に読み取れることが推奨されます。
たとえば、画像が粗くて内容を判別できなければ、請求書としての役割を果たせない恐れがあります。紙の請求書をスキャンして読み取る場合、文字を正しく読み取れなかったり、エラーが生じて空白になったりするケースもあるでしょう。後から請求書を確認した際に無効と判断されないためにも注意が必要です。
必要な記載項目
国税庁によると、請求書等への記載事項は、以下の5つです。
1.書類作成者の氏名または名称
2.取引年月日
3.取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
4.税率ごとに区分して合計した税込対価の額
5.書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
請求書がPDFである場合も、フォーマットや書き方に特別なルールはなく、紙の請求書と違いはありません。
※引用：No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた｜国税庁
PDFで請求書を発行するメリット
PDFで請求書を発行すると、コスト削減や作業の迅速化につながります。ここではPDFで請求書を発行するメリットを解説します。
コスト削減・工数削減につながる
PDFで請求書を発行することで、作成した書類を印刷する必要がないため、インク代や用紙代が節約できます。また、メールやクラウドサービスで送信できるため、郵送費も節約できます。印刷や封筒への封入作業など、請求書を発行するためにかかる手間を減らし、工数削減や人的コストの削減も可能です。
作業を迅速化できる
PDFをメールに添付して送付すると、取引先へ即座に請求書を届けられます。郵送すれば先方に届くまでに数日間のタイムラグが発生しますが、PDFはリアルタイムの共有が可能です。請求書の修正や再発行を依頼されても、その場ですぐに対応できます。従来の方法と比べて、作業の迅速化とスムーズな対応が可能です。
データ参照する際に検索しやすい
過去のデータを参照したい場合、ファイル名の検索をかけるだけですぐに該当する請求書を見つけられます。紙の請求書のように、大量の書類から探し出す必要はありません。メールで送る場合は送信履歴が残るため、容易に確認が可能です。システムのなかには「メールが開封されたか」「PDFをダウンロードしたか」が確認できるものもあります。
簡単に改ざんできない
PDFデータは外部からの修正・改ざんが難しいファイル形式で、簡単に変更できません。変更した場合は履歴が残ります。ExcelやWordで作成した請求書は、簡単に内容変更ができることと比較して、不正対策として機能します。発行側・受取側の双方で同じデータを確認でき、郵送で紛失するリスクも減らすこともメリットです。
PDFで請求書を発行するデメリット
PDFで請求書を発行するためには、社内の業務フローを作り直す必要があります。また、PDFで請求書を作成できる専用のシステムの導入も検討しなければなりません。システムによっては初期費用もかかるでしょう。
また、請求書を紙からPDFに切り替える際は、取引先への確認も必要です。なかには、PDFの請求書に対応できず、引き続き紙の請求書の発行を希望する企業も存在するからです。PDFの請求書の発行を取引先から拒否された場合は、その企業のみ個別に紙の請求書を発行する必要があるでしょう。
請求書のPDF保存に関する要件
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、データで受け取った書類を、紙に印刷して保存する方法は原則認められなくなりました。したがって、請求書をPDFなどのデータで受け取った場合は、電子帳簿保存法の定める要件に則り、電子データのまま保存します。
また、請求書をデータとして保存する際は、真実性を確保することが大切です。具体的には、請求書にタイムスタンプを付与したり、データ訂正・削除できないシステムを利用したりすることが推奨されます。
PDFで請求書を発行する方法
PDFで請求書を発行する際に知っておきたい、PDFの書き出し方法と押印の対応について解説します。
ExcelやWordなどで作成している場合
請求書をPDFで発行する場合、ExcelやWordなどで請求書を作成し、そのままPDF形式でエクスポートします。書き出したPDFが正常に表示されていることを、送付前に確認しましょう。
押印は必要に応じて対応
請求書には押印することが一般的です。請求書への押印は義務ではないものの、多くの企業が商慣習として行っています。企業によっては押印がない請求書を処理できないケースもあるため、押印したほうが取引先内でスムーズに支払い処理できるでしょう。
PDFの請求書に押印する方法は、一度印刷して印鑑を押した後、スキャンにより改めてPDF化します。また、電子印鑑を作成すれば、印刷しなくても画面上で請求書に印影を反映できます。
PDFで請求書を発行する際のポイント
PDFで請求書を発行するときは、さまざまなことを意識する必要があります。ここでは、具体的なポイントを解説します。
PDF化について取引先に確認する
これまで紙で請求書を発行してきた場合は、請求書のPDF化について事前に取引先へ確認をとりましょう。確認をとらずPDFに切り替えると、取引先での確認が漏れて支払いが滞るなどのリスクがあります。取引先とうまく連携できないと不信感を抱かれる恐れもあるため、注意が必要です。
また、企業によっては、PDFの請求書では社内の手続きができない場合もあります。PDFの請求書に対応する企業は増えていますが、まだ準備が追いついていない企業があるのも事実です。そのため、事前に取引先へ相談し、請求書をPDF化しても問題ないか確認しておきましょう。
セキュリティを強化する
請求書をPDF化してデータとしてやり取りするうえでは、セキュリティに配慮することが大切です。送付時のミスにより、情報漏えいが発生するリスクを避けましょう。たとえば、PDF化した請求書をメールで送る場合はパスワードを設定し、後から別のメールでパスワードを通知するとセキュリティを強化できます。
なお、請求書の発行数が多いと手間がかかり、ミスが発生しやすくなります。しかし、請求書の電子発行に対応しているシステムを導入すれば、安全かつ効率的に請求書を送付できるでしょう。PDFで請求書を送付するメリットを活かすためにも、システムの導入により適切に対応できる体制を整えておくと便利です。
情報漏洩のリスクを理解する
PDFでの請求書送付は、セキュリティシステムやアクセス権限の管理体制等が脆弱な場合、情報流出のリスクがあります。リスクを理解し、社内・社外に対する対策を事前に整えましょう。
紙で受領した請求書の保存方法
電子帳簿保存法により、紙で受領した請求書の電子保存（スキャナ保存）が認められています。紙で受領した請求書を電子保存するには、従来は税務署長の事前承認が必要でした。しかし、2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、事前承認を受けなくても紙で受領した請求書を電子保存できるようになりました。
電子保存する際に満たすべき要件も緩和され、以前よりも手間をかけず対応できるようになっています。そのため、紙で受領した請求書の電子化に取り組みやすくなりました。
請求書の発送を電子化するなら「MakeLeaps（メイクリープス）」がおすすめ
請求業務を電子化する際は、「メイクリープス」がおすすめです。ここでは、機能の特徴を解説します。
書類を簡単に作成できる
請求書をはじめとした見積書、納品書、領収書といった9種類の書類をクラウド上で簡単に作成し、PDF化できます。PDF化した書類は電子送付や郵送代行により、ワンクリックで発送できます。従来の請求書業務に必要だった印刷・封入・切手貼付といった手間を省き、発送業務を効率化できる点が魅力です。
PDFをアップロードできる
有料オプションの「PDF一括送付」機能を使えば、販売管理など外部システムで作成した請求書をPDFでメイクリープスにインポートし、取引先へ送付できます。現在のフォーマットをそのまま使いたい場合に最適です。インターネット環境があれば、どこからでも送付が可能となるため、テレワーク中でも請求業務を進めることができます。
請求書業務を電子化した企業事例
請求書業務を電子化した企業事例について、3社紹介します。課題や導入後の効果を解説します。
株式会社トヨックス様
耐圧ホースと継手の専門メーカーとして、業界トップシェアを占める企業です。「請求書・納品書の郵送作業の効率化」「納品書の発送リードタイムの短縮」が課題でした。書類発送を電子化し、郵送作業の印刷・紙折り・封入作業がゼロになり、トータルの作業時間が約75％削減されました。発送リードタイムも大幅に短縮され、顧客満足度向上につながっています。
株式会社オフィスソリューションズ北九州様
各種オフィス機器、情報機器、什器等の販売から、セキュリティーシステムの構築や導入後のメンテンスサービスをワンストップで提供する企業です。「毎月丸1日かかる請求書郵送業務の効率化」「郵送により発生する到着までのタイムラグの短縮」が課題でした。電子化したことで、作業時間を約70%削減できました。また、請求書到着までの時差がなくなり、顧客満足度が向上しました。
あじさい税理士法人様
クライアント企業の創業・発展・継続をトータルにサポートするために、幅広い事業を展開する税理士法人です。自社の請求業務を電子化し、成功体験を作り、クライアント企業に向けたデジタル化の提案に活かすことが狙いでした。請求書発送の作業時間が1/3に削減し、コストダウンも実現できました。また、電子化についてクライアントから問い合わせがあるなど、クライアント企業の意識の変化や提案に活かせています。
まとめ
請求書はPDFでの発行が可能で、さまざまなメリットがあります。要件を満たす請求書をPDFで発行し、コストや手間の削減につなげましょう。業務効率化とヒューマンエラーの防止には、システムの活用がおすすめです。
クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」では、見積書から請求書までをクラウド上で簡単に作成・共有できます。作成した書類はワンクリックで電子送付が可能です。また、書類の印刷から封入、投函までを丸ごと代行できる郵送代行機能も備わっているため、一部電子送付が難しい取引先があっても安心です。PDFでスムーズに請求書を発行するために、まずは無料の製品紹介資料をご覧ください。
