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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
確定申告で経費精算をする際には、領収書が必要となります。しかし、条件を満たせば請求書でも、経費精算は可能です。本記事では確定申告における経費精算で請求書を代用する方法と、注意点について解説します。領収書がなくて経費精算ができない際には、請求書を使った方法を選択するのも1つの方法です。
請求書の役割について
そもそも請求書にどのような役割があるのかを、正確に把握することが重要です。以下では、請求書の基本的な役割について解説します。
請求書は支払いを求める際に発行する書類
請求書は、商品やサービスの提供にともなって、代金の支払いを求める際に発行する書類です。請求書を発行することで、請求する内容や金額を明確にできます。確実な代金回収をするために、請求書は欠かせない存在となっています。その性質から請求書は、支払いの前に発行する書類となります。
一方で、請求書には発行の義務がないため、仮になくても取引を成立させることは可能です。しかし、請求書がないと取引先から請求の事実を承認してもらえない可能性があるため、基本的に発行は必要な作業となります。
領収書は支払いが完了した際に発行する書類
領収書は、支払いが完了した際に発行する書類です。代金の受け取りと引き換えに、領収書を発行して契約を終了する流れが基本となります。支払いしたことを証明する書類になるため、すでに終わった取引の入金を、再度依頼されるといったトラブルを未然に防げます。領収書の発行を基準に、取引を完了させることがポイントです。
確定申告時に経費計上をする方法
確定申告時の際には、事業に使用した各種経費を計上します。以下では、確定申告時に経費計上をする基本的な方法を解説します。
経費計上には基本的に領収書が必要
事業で使用した経費を計上する際には、基本的に領収書が必要です。そのため受け取った領収書はすべて保存し、経費の精算に備える必要があります。企業は経費計上に備えて、領収書の管理方法を確立することも重要です。領収書は年間を通して大量に受領する書類であるため、管理方法が曖昧だと、経費としてすべて計上できなくなる可能性もあります。
事前に領収書を適切に管理する方法・システムを構築し、確定申告の際に問題が発生しないように備えましょう。
領収書を紛失した場合には？
領収書を紛失したとしても、基本的に再発行はできません。領収書が再発行できてしまうと、経費の二重計上が可能となってしまうためです。そのため領収書が紛失したからといって、取引先に再度発行してもらうことは困難です。万が一領収書を紛失した際には、別の方法で経費計上する必要があります。
確定申告時に請求書は領収書の代わりになる？
確定申告で経費精算を実施する際には、領収書の代わりに請求書を使う方法も考えられます。先に解説したように、領収書は紛失時に再発行が難しい書類です。そのため請求書を代用書類として、経費精算に使う方法も検討する必要があります。以下では、確定申告で請求書を経費精算に使う方法を紹介します。
請求書と明細書がそろっていれば代用可能
確定申告では、請求書と明細書がそろっていれば、領収書の代わりに経費精算の書類として代用可能です。もし領収書がみつからない場合には、請求書と明細書をそろえて、経費精算を行います。一方で、請求書だけでは領収書の代わりにはなりません。明細書もセットである必要があるため、代用書類として使用する場合には、2種類の書類を準備することを忘れないようにしましょう。
銀行振込やカード払いでは請求書＋明細書が基本
銀行振込やカード払いでは、領収書が発行されません。銀行振込やカード払いにおける支払い内容は、インターネットなどで確認するケースがほとんどです。そのため経費精算する場合には、請求書＋明細書のセットが基本となります。先にも解説したように、請求書だけでは経費にできないため、必ず明細書も準備することがポイントです。
仕入税額控除では請求書が使えない
領収書の代わりとして使える請求書ですが、仕入税額控除の書類としては使用できません。仕入税額控除に利用できる書類は、領収書のみとなっているため、万が一紛失した場合には代用書類を用意できません。以下では、仕入税額控除における必要書類について解説します。
仕入税額控除では領収書が必要
仕入税額控除では、原則として領収書が必要です。経費精算のように請求書による代用はできないため、事前に制度の違いを理解しておくことが重要です。領収書の紛失は、仕入税額控除をする企業にとって大きな損失となるため、正しく管理する方法を社内に構築することがポイントです。
インボイス制度においては「適格請求書」の発行が必要
2023年10月から開始するインボイス制度においては、請求書ではなく「適格請求書」の発行が必要となります。仕入税額控除の適用を受けるには、取引先と事前に話し合い、「適格請求書」を受け取って管理する準備が必要です。適格請求書には決まった形式があるため、自社でも発行できるように、詳細を確認しておくことが重要です。
請求書の保存義務について
事業において発行された請求書には、保存義務が発生します。企業は一定期間、請求書を保存して適切に管理する必要があります。以下では、請求書の保存義務の詳細を解説します。
請求書と領収書は7年間の保存が必要
請求書と領収書には、7年間の保存義務があります。そのため経費精算に使用した後も、各種書類は破棄せずに保存することが求められます。従業員の勘違いで廃棄しないように、事業における書類を扱う関係者には、事前に保存義務についての注意を促す必要があります。保存義務を守らずに、書類を廃棄してしまうと、税務調査が入った際に問題となります。
保存義務について今一度詳細を確認し、会社内で共有することがポイントです。
請求書などの保存方法を確立することがポイント
請求書を適切に保存するには、管理方法を確立し、紛失などのトラブルを避ける対策が重要です。職場で明確なルールづくりやシステム構築を実施し、スムーズに書類を管理・保存できる環境を整備することがポイントです。保存方法を明確にすることで、担当者の負担も軽減されるため、業務効率化につながる可能性があります。
領収書の代わりに請求書を使う際の注意点
請求書は領収書の代わりに経費精算に利用できますが、その際にはいくつかの注意点があります。以下では、領収書の代わりに請求書を使う際の注意点を解説します。
「収入印紙」の貼付が必要
請求書を領収書の代用として使用する際には、収入印紙の貼付が必要なケースがあります。領収書と同様に、5万円以上の取引では収入印紙を貼付し、印紙税の納付が求められます。事前に収入印紙の必要性を周知し、正しく利用する方法を社内に認知させることが重要です。
そもそも、領収書に収入印紙を貼付するルールを知らない従業員がいるケースを想定し、あらためて経費精算に使う書類の基本を説明する機会を設けるのも1つの方法です。
書類の保存期間は「確定申告書の提出期限の翌日」から計算する
書類の保存期間は発行日ではなく、確定申告書の提出期限の翌日から7年間となる点に注意が必要です。確定申告の提出期限を軸に保存期間を計算し、書類ごとにいつまで保存すべきかを明確に管理することがポイントです。保存期間の計算方法を誤ると、まだ必要な書類を不要だと判断し、破棄してしまう可能性もあります。
書類の管理担当者はもちろん、関係する従業員すべてに、保存期間の計算方法を伝えることも考えられます。また、各種書類を保存期間ごとに分類し、間違って破棄しないための環境を整備することもポイントです。
請求書発行にはクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の利用がおすすめ
領収書や請求書の発行・管理には、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の利用がおすすめです。「メイクリープス」は各種書類を簡単に作成・発行できる機能があるため、必要に応じてスムーズに書類を用意できます。また、発行した書類はクラウド上で保存・管理できるため、紛失などの心配がありません。
従業員に権限を与えて複数人で管理することも可能なため、社内の環境に合わせて管理方法を確立できる点もメリットです。そのほか、「メイクリープス」はインボイス制度の要件に沿った書類を簡単に発行することができます。今後インボイス制度で使用する適格請求書を、発行・管理するケースは増えると予想されるため、「メイクリープス」で必要な環境を整えるのもおすすめです。
まとめ
確定申告での経費精算には、領収書ではなく請求書を使うことも可能です。万が一領収書を紛失しても、代わりに請求書を活用することで、経費精算が行えます。その際には請求書にプラスして、明細書も必要になります。領収書の代わりに請求書を使う場合には、明細書の準備も同時に行いましょう。
請求書は領収書の代わりに経費精算に利用できますが、仕入税額控除では代用書類となりません。そのため領収書は普段から大切に扱い、紛失や誤った破棄をしないように注意する必要があります。領収書や請求書を適切に管理・発行するには、クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」がおすすめです。
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