請求書の再発行を依頼されたときの対応方法は？注意点や送付状の例文など詳しく解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。

発行した請求書の紛失や不備が見つかると、再発行が必要になるケースが多いです。しかし相手から依頼された場合、対応に迷うケースもあるでしょう。請求書の再発行に関して適切な対応ができるように、知識をつけておくと安心です。

この記事では、請求書を再発行する手順や対応方法、注意点について紹介します。ぜひ参考にしてください。

そもそも請求書とは

まずは、請求書の役割と記載する事項、請求書と領収書の違いについて解説します。

請求書の役割

請求書は提供した商品やサービスの代金を設定した期日までに支払うことを求める書類です。請求書は、金額や取引内容、振込先などの重要事項を記載するため、請求忘れや支払い金額の誤りを防ぐことができ、収支の証明にも便利です。

他にも取引において「見積書」「納品書」「領収書」といった書類がありますが、いずれも重要な書類であり、発行によって安心して取引ができる点がメリットといえます。

請求書に記載する項目

請求書のフォーマットに決まりはありませんが、最低限必要な項目として下記が挙げられます。

・宛名
・発行日
・請求者の氏名
・取引年月日
・取引内容
・取引金額

・振込先（金融機関名・支店名・口座番号・口座名義・口座の種類）
・振込期限
・振込手数料の負担

請求先は、法人と個人によって敬称が異なります。法人に請求する場合は「御中」、個人に請求する場合は「様」と記載しましょう。また、請求書を紙で郵送している場合、請求書をPDF化してメールで送る必要があるかどうかも、あらかじめ確認しておくとスムーズです。

請求書と領収書の違い

請求書は代金の回収が目的です。商品やサービスの代金支払いを求めるために発行します。一方、領収書は、請求書に記載した代金を回収した旨を証明する書類です。現金の授受を証明するものであり、相手から領収書を求められた場合は発行の義務が生じます。

また、請求書に収入印紙の貼付は不要ですが、領収書の記載金額が5万円以上になると、金額に応じた収入印紙が必要です。ただし、請求と同時に支払いが行われ「請求書兼領収書」として発行する場合は、収入印紙が必要になるケースがあります。

請求書の紛失による再発行の対応

請求書の紛失により、相手から再発行を求められた際の手順と、送付状の書き方を解説します。

再発行の手順

紛失により請求書を再発行する手順は、次の通りです。

1.取引データを確認する
2.請求書を再作成する
3.再作成した請求書と送付状を送る

まずは、再発行するために実際の取引データを確認します。そして、取引データをもとに再度請求書を作成・送付します。再発行した請求書には、「再発行」と明記しておくとわかりやすくなります。送付状は必ずしも必要ではありませんが、マナーとして添えるのが好ましいでしょう。

送付状の例文

再発行した請求書を送付する場合、送付状にはどのようなことを記載するのでしょうか。以下に例文を紹介します。

請求書内容の誤りに気付いたときの再発行の対応

請求書の内容が間違っていたケースも考えられます。この場合に請求書を再発行する手順と、送付状について説明します。

再発行の手順

請求書の内容に不備があった際の手順は、次の通りです。

1.速やかに相手に連絡して謝罪する
2.訂正して再発行することを伝え、誤りのある請求書の破棄をお願いする
3.訂正した請求書を再作成する
4.送付状を同封して、送付する

相手へ連絡し、請求書の内容に不備があったことを伝えます。連絡が遅くなるとトラブルにつながる恐れがあるため、できるだけ早い対応が望ましいでしょう。謝罪した上で、正しい内容の請求書を再発行する旨を伝えてください。

送付状の例文

まずは請求書の不備について謝罪します。以下は例文です。

請求書内容の誤りを指摘されたときの再発行の対応

請求書内容の誤りを指摘された場合は、とくに迅速な対応を心がけましょう。再発行の手順と同封すべき送付状について説明します。

再発行の手順

請求書内容の不備を指摘された際の手順は、次の通りです。

1.指摘された請求内容を確認する
2.不備がある場合は、速やかに謝罪する
3.訂正した請求書を再発行する
4.不備のある請求書の破棄をお願いする
5.訂正した請求書と送付書を送る

請求書の控えまたは取引データを元に、指摘された箇所を確認します。指摘の通りに不備がある場合は謝罪した上で、早急に請求書を再発行しましょう。

送付状の例文

前項と同様に、まずは請求書の不備について謝罪します。以下は例文です。

請求書を再発行するときの注意点

請求書を再発行する際には注意すべきことがあります。注意点を確認し相手に失礼がないよう、スムーズに再発行できるようにしましょう。

二重請求にならないようにする

請求書を再発行した際は、二重請求にならないように注意が必要です。二重請求はトラブルのきっかけになることに加えて、「信用を失う」「契約更新がされなくなる」など今後のビジネスにも大きな影響を及ぼしかねません。二重請求を防ぐためには、次のような方法が有効です。

・「再発行」を明記する
・管理番号をつける
・クラウドツールで管理する
・請求したことが確認できるようにマニュアルを作る

あらかじめルールを決めておくと、担当者以外でも対応しやすくなります。

請求書の再発行には早急に対応する

請求書に不備があった際の対応は信用に関わるため、できるだけ早急に再発行しましょう。締め日や支払期日が迫っているケースが多いため、双方に不利益が生じる可能性があります。また、自社が誤って記載した請求書により代金が支払われた場合には、後処理が発生することも考えられるでしょう。

もし、請求書の再発行に時間がかかる場合は、あらかじめ先方へ伝えておくと安心です。郵送では配達されるまでに数日を要するため、PDFで送付するまたは直接届けるなどの対策が好ましいでしょう。

ルールに従って訂正する

請求書に不備があった際には、原則として再発行が望ましいといえます。メールや電話にてお詫びし、再発行する旨を伝えましょう。二重線によって訂正する方法もありますが、請求書では避けることが好ましいです。

修正ペンや修正テープを使って訂正することも避けましょう。また、請求書は取引を証明する「証憑書類」とされ「信書」扱いとなるため、メール便や宅配便ではなく普通郵便で送付することが推奨されます。

発行日は再発行前の請求書と同じにする

請求書を再発行するときの発行日は、再発行前と同じにすることが大切です。もし、再発行日にする場合は、欄外に最初の発行日を明記しておきましょう。

また、支払期日を過ぎていたときにも日付は変更せず、最初に請求書へ記した支払期日を記載します。支払期限を延長する場合は、送付状で伝えましょう。

取引先のミスであっても丁寧に対応する

請求書を再発行する理由が紛失など、先方のミスや責任であっても丁寧に対応することが大切です。

相手のミスだと思っていても、確認してみると自社のミスだったというケースも考えられます。自社のミスによる再発行の場合は、請求書に同封する送付状にミスの内容を、わかりやすく記載することが好ましいです。

請求書の発行にはWebがおすすめ

請求書はWebでの作成・発行がおすすめです。請求書に不備がある、あるいは内容の変更が必要なときでも、Webなら再発行がスムーズに行えます。業務効率化やミス防止にもつながるでしょう。

紙の請求書では印刷代・封筒代・切手代・郵送代といった経費が発生しますが、ペーパーレス化によりコスト削減も期待できます。大量の請求書を管理するスペースも不要になるため、管理コストの削減も実現できるでしょう。さらに請求書をメールに添付して送れるため、やり取りがスムーズです。

まとめ

請求書の再発行にはさまざまなケースが考えられますが、いずれも迅速・丁寧な対応が求められます。二重請求や発行日などに注意し、ルールに沿って請求書を再発行することが、今後のスムーズな取引にもつながります。

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