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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
取引先から請求書が届かない場合、催促メールを送ることが検討されます。催促メールは書き方や注意点を把握した上で、ビジネスに適した内容で送付する必要があります。
本記事では、請求書が届かない場合の対処法や、催促メールの作成ポイント・例文を紹介します。
請求書が届かない場合の対処法を確認
請求書が予定日になっても先方から届かない場合には、何らかのアクションを起こす必要があります。
以下では、請求書が届かない場合の基本的な対処法について解説します。
担当者に請求書が届いていないことを報告する
請求書が届いていない場合には、まず取引先の担当者に現状を報告します。早めに報告することで、その後の対応方法を素早く協議できます。
請求書が届いていないことを確認したら、なるべく早めに情報を共有しましょう。
取引先から連絡が来ていないか確認する
何らかの理由で請求書の発行が遅れている場合、先方から連絡が来ている可能性があります。メールやチャットなどを再度確認し、連絡の有無をチェックするのもポイントです。
連絡が来ている場合には状況を確認し、社内の経理担当に現状を報告する必要があります。
催促のタイミングを決める
期日を過ぎても請求書が届かない場合には、催促の連絡も検討します。送付を忘れている、何らかのトラブルで送付ミスが起きているといったケースでは、先方が請求書が届いていない事実に気づいていない可能性があります。
いつのタイミングで催促をするのかを事前に決めて、催促メールの準備をしておきましょう。
請求書がなくても支払いは必要？
請求書が届いていない状況でも、報酬の支払いが必要になるのか分からないケースもあります。
以下では、請求書がなくても支払いをするべきなのか解説します。
請求書が届かなくても支払いの義務がある
仮に請求書が届かない場合でも、取引をしている企業は期日通りに支払いを実行する必要があります。請求書が遅れている＝支払いを遅らせて良い理由にはなりません。
そのため支払い金額を確認し、通常通りに入金を済ませる準備が必要です。
請求書の催促はしても良い？
請求書がいつまでも届かない場合、催促の必要性が出てきます。しかし、取引先に催促をしても失礼にならないかと、不安を覚える担当者も多いです。
以下では、請求書が届かない場合に催促をしても問題ないのかについて解説します。
催促の連絡はビジネス上問題ない
結論として、請求書が届かない場合には催促の連絡をしても問題はありません。郵送中のトラブルやメールの誤送信など、相手側は請求書を送付済みと捉えている可能性もあるため、催促しなければそのまま対応してもらえないケースも懸念されます。
催促はビジネス上問題のない行為であるため、請求書が届かない場合には対策の1つとして考えておきましょう。
まずはメールで請求書の催促をする
請求書の催促をする場合には、まずメールを使って連絡を取ります。緊急性が高くない場合には、電話よりもメールの方が穏便に済ませられます。
また、メールなら相手の都合の良いタイミングで確認・返信してもらえるため、先方の業務を止めずに済む点もメリットです。
請求書の催促メールを作成するポイント
請求書の催促メールを作成する際には、いくつかのポイントがあります。ポイントから外れた内容になると、相手にとって失礼な文章になる懸念もあります。
以下を参考に、請求書の催促メールの作成方法を確認してみてください。
件名で請求書が届いていないことを伝える
催促メールでは、件名で請求書が届いていないことを伝えるのがポイントです。件名に記載がないと優先度が低いと判断され、内容の確認が遅れる可能性もあります。
受信側が請求書の問題であると一目で分かるように、「請求書送付のお願い」などと記載すると良いでしょう。
行き違いを想定してお詫びの言葉を添える
催促メールを送ってから、返信が来る前に請求書が届くケースもあります。すでに先方が請求書を送付していることを想定して、「本メールと行き違いがございました場合には、何卒ご容赦下さい」などとお詫びの言葉を添えておくのがポイントです。
トラブルの場合にはPDFで請求書を先に受け取る
トラブルによって請求書の発送が遅れる場合には、先に請求書の内容をPDFで送付してもらうのも1つの方法です。支払い金額などを正確に確認できるため、その後の入金をスムーズに行えます。
請求書は後から受領する形でも問題はないため、まずは支払いに関する情報を送付してもらいましょう。
請求書の催促メールを作成する注意点
請求書の催促メールを作成する際には、いくつかの注意点があります。
具体的な注意点を確認し、請求書の催促メールで問題が起きないように備えましょう。
メールでは丁寧な表現を心がける
催促メールは書き方次第で、相手に不快感を与えてしまうケースがあります。「請求書を忘れていませんか？」「届いてません」などの表現は、不快感を与える可能性があるため避けるべきです。
催促メールには「お手数をおかけいたします」など、柔らかい文章を適宜挟むのがポイントです。また、「重要」や「至急」といった言葉を件名に入れる場合も、相手次第で不快感の原因になり得るため注意が必要です。
確認ミスが発生しないようにする
多くの取引先と書類のやり取りをしている場合、こちらの確認ミスで請求書を見落としているケースも考えられます。先方に迷惑をかけないように、普段から請求書の管理方法を確立させておくのも重要です。
万が一こちらの確認ミスであった場合、催促メールを送付したことを謝罪するメール、もしくは電話での連絡が必要となります。
請求書の催促メールの例文を紹介
請求書の催促メールを作成する際には、例文を参考にすると良いでしょう。
以下では、請求書の催促時に使えるメールの例文を2点紹介します。
請求書の催促メールの例文1
＜1度目に送付する催促メールの例文＞
| 件名：〇月分請求書の件 株式会社◯◯ 平素より大変お世話になっております。 「〇〇」の案件ですが、弊社で請求書の到着が確認できておりませんので、 お手数をおかけいたしますが、状況をご確認いただけますと幸いです。 また、弊社の事務処理の関係で恐れ入りますが、 なお、本メールと行き違いがございました場合には、何卒ご容赦下さい。 今後ともよろしくお願いいたします。 |
請求書の催促メールの例文2
＜1回目の期日を過ぎてから再度送付する催促メールの例文＞
| 件名：〇月分請求書発送のご依頼 株式会社◯◯ 平素より大変お世話になっております。 以前〇月〇日にメールさせていただいた請求書の件ですが、 お手数ですが、至急ご確認の上ご送付いただきますようお願い申し上げます。 支払い処理の期限が迫っておりますので、よろしければ先にPDFをお送りいただければと思います。 なお、本メールと行き違いがございました場合には、何卒ご容赦下さい。 今後ともよろしくお願いいたします。 |
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まとめ
取引先から請求書が届かない場合には、催促メールを送付することも検討する必要があります。先方は請求書を送ったつもりでも、何かしらのトラブルが発生している可能性もあるため、早めの連絡で解決できる場合もあります。この機会に催促メールの書き方や注意点を確認し、請求書が届かない場合に備えてみてはいかがでしょうか。
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