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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
取引先企業の経費を、一時的に自社が立て替えた場合、「立替金請求書」を発行する必要があります。立替金請求書を発行することで、自社が立て替えたお金を、正式な形で回収することができます。本記事では立替金請求書の作成方法や注意点、仕訳方法などを解説します。立替金が発生した場合に備えて、この機会に詳細の確認がおすすめです。
「立替金」の基本について
立替金請求書でお金を回収するためには、そもそも「立替金とは何か」という基本を理解する必要があります。以下では、立替金の意味について解説します。
立替金とは、「一時的に負担した代金」のこと
立替金とは、「一時的に負担した代金」のことを指します。取引先との契約時に、自社が一時的に相手企業の経費を負担するケースがあります。その場合、「一時的に負担した代金」として、立替金による処理をすることが求められます。一時的に負担した代金を相手企業から正しく回収するためにも、立替金の意味を理解したうえで、立替金請求書を作成する必要があります。
自社の従業員が購入するものを会社が負担するケースも立替に含まれる
取引先だけでなく、自社の従業員の支払いを一時的に支払うケースも立替に含まれます。例えば個人が使う備品などをまとめて発注する場合、会社側が支払いを立て替えることがあります。立替金は後日、従業員の給与から天引きすることが多いです。社内で処理方法を確立しておくことで、スムーズな立替と備品などの確保が可能となります。
取引先の経費を立て替える事例
取引先の経費を立て替えるケースには、さまざまなパターンが想定されます。以下では、取引先の経費を立て替える事例について解説します。
出張費を立て替えるケース
遠方から出張してくる取引先の宿泊代や交通費を、一時的に自社で立て替えるケースがあります。この場合には出張が完了してから、のちに支払った立替金を回収する形になります。
取引先に物品の購入等を依頼されるケース
取引先から必要となる物品等の調達を依頼されるケースもあり得ます。その際にも一時的に代金を立て替えて、のちに回収する流れが一般的です。長く取引をしているなど、信頼できる企業相手には、善意で立替対応をするケースも考えられます。
立替金は「立替金請求書」で回収する
立替金が発生した際には、「立替金請求書」を発行して回収する必要があります。以下では、立替金請求書の基本について解説します。
立替金請求書の概要
「立替金請求書」とは、立て替えをした取引先に発行する書類です。立替金請求書を発行することで、正式に立替金の回収が可能となります。立替金請求書には具体的な金額や支払い内容を記載し、明確な取引として処理する必要があります。
立替金請求書と立替金支払依頼書の違い
立替金請求書は、「立替金支払依頼書」とも呼ばれます。立替金請求書と立替金支払依頼書に明確な違いはありませんが、企業によって使う名称が異なるケースも多いです。
立替金請求書と立替経費精算書の違い
「立替経費精算書」とは、従業員が会社の経費を一時的に支払った際に必要となる書類です。従業員が負担した立替金を、自社があらためて支払うためには、立替経費精算書の発行が必要となります。立替金請求書と立替経費精算書は目的や発行先が異なる書類であるため、違いを正確に把握しておく必要があります。
立替金請求書の作成方法
立替金を正しく回収するためには、立替金請求書の作成方法を理解しておくことがポイントです。以下では、立替金請求書の作成方法について解説します。
立替金請求書はいつ作成する？
立替金請求書は、請求金額が明確になった段階で作成することが望ましいです。立替金が増える可能性がある場合は、可能な限りまとめて請求するのが効率的です。取引先に立替金についての話し合いをして、相手側の都合に合わせることも1つの方法です。取引先と事前にすり合わせておくことで、トラブルの発生を回避することが可能です。
立替金請求書に記載すべき項目
立替金請求書の作成時には、以下の項目の記載が必要となります。
・発行者（自社）情報
・請求先（取引先）情報
・請求書の発行日
・支払いに関する内容
・請求金額
・振込先情報
・支払期日
上記の情報を記載した立替金請求書を発行することで、立替金の請求が可能となります。支払いに関する内容には、品名・数量・単価などの情報を記載します。また、支払い日は取引先と相談したうえで、適切なタイミングを設定する必要があります。
立替金請求書には送付状を添付する
立替金請求書を送付する場合、送付状も添付する必要があります。立替金請求書のみを送付するよりも、丁寧な印象になります。丁寧な文章で送付状を作成し、立替金請求書と一緒に送付することをおすすめします。
立替金請求書の作成時における注意点
立替金請求書の作成時には、さまざまな注意点があります。以下では、立替金請求書の作成における注意点を解説します。
立替金として認識されないケースがある
立替金の回収期間が長すぎると、税務調査で「貸付金」とされるケースがあります。貸付金に認定されると、適切な利率で計算した受取利息を請求する必要があります。立替金を回収する目的で立替金請求書を発行している場合、受取利息は請求しないのが基本です。そのため貸付金として判断された場合、追徴課税につながるリスクが懸念されます。
回収した立替金は売上に計上できない
回収した立替金は、売上として計上できない点に注意が必要です。取引先から入金があった場合、売上と勘違いして処理してしまうケースも考えられます。事前に関係者に対して立替金があったことを周知させ、売上として処理しないように注意を促すことがポイントです。
立替金を仕訳する方法
立替金が発生した際には、仕訳方法を把握しておく必要もあります。以下では、立替金を仕訳する基本的な方法について解説します。
立替金の仕訳は「立て替えた時点」で記帳する
立替金は、「立て替えた時点」で帳簿に記帳する必要があります。そのため立替金を支払った日付を確認し、速やかに記帳を済ませることが重要です。立替金の具体的な仕訳方法は、以下の形になります。
「立替金／10,000円｜現金／10,000円」
上記の仕訳方法を参考に、実際の金額を当てはめて記帳します。
立替金を回収した際の仕訳方法
立替金の入金を確認し、回収が完了した際には、以下の形で仕訳を行います。
「普通預金／10,000円｜立替金／10,000円」
万が一取引先から立替金を回収できなかった場合には、以下のように「雑損失」で仕分ける必要があります。
「雑損失／10,000円｜立替金／10,000円」
立替金の回収の成否に関わらず、上記の方法で仕訳する必要がある点に注意しましょう。
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まとめ
取引先企業の経費を立て替えた際には、立替金請求書を作成・発行して立替金を回収する必要があります。立替金請求書の作成方法や、立替金の仕訳方法を確認し、適切な対応が可能な体制を整えることがポイントです。立替金が発生した場合のことを考慮して、この機会に立替金請求書の基本について確認してみてください。
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