請求業務のフローを詳しく解説｜請求書業務を効率化する方法とは

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。商品やサービスを提供したら、請求書を発行して購入者に対して代金を支払うように求める「請求業務」を行う必要があります。この記事では、経営者や経理担当、営業担当など請求書業務を行う方に向けて、請求書業務のフローについて解説するので、請求書業務のフローを見直したいと考えている人は、ぜひ参考にしてください。

請求書業務とは

請求業務とは、販売者が提供した商品・サービスに対して、対価である代金の支払いを購入者に求める業務です。企業間における取引は後払いが一般的であり、請求書を発行して後から代金を回収します。請求書は金銭のやり取りに関わる重要な書類であり、毎月発行するため、内容にミスがないように注意しなくてはいけません。取引先が多いと業務が膨大になってしまうため、経理担当者の大きな負担となってしまいます。

請求書はなぜ必要なのか

請求書が必要とされる理由の1つは、取引内容の証明書として機能するからです。そのため、支払いに関するトラブルの予防や、払い忘れ防止などに役立ちます。請求書を発行しなくても取引自体は可能ですが税務調査においては必須の書類なので、実質的には請求書の発行が必要とされます。

請求書業務のフローを解説

請求書業務のフローを順番に解説します。それぞれの詳細は下記の通りです。

請求方法を確定する

請求書を作成する場合に最初に行うのが、請求金額と方法を確定させることです。請求方法は2種類あり、それぞれ「締め請求」と「都度請求」と呼ばれています。締め請求では、締め日までの取引で発生した代金をまとめて請求します。都度請求は、取引が発生する度に代金を請求する方法です。自社がどちらの請求方法を用いているかを確認して、正しい請求金額を算出しましょう。

請求書の支払いサイトを確認する

取引における締め日から、支払い期日までの期間である「支払いサイト」を確認します。最もメジャーなのは末締めで請求書を発行し、翌月の末に支払う30日サイトです。支払いサイトに関する認識の相違はトラブルの原因になりやすいため、金額や期限などの確認は重要です。また、トラブル予防のために、取引が決まったらあらかじめ書面に記載することも多くあります。

請求書の作成に取り掛かる

請求金額が確定したら、請求書の作成・発行に移りましょう。請求書に記載する必要がある項目は下記の5つです。 

・請求書発行元を明確にする自社の情報・商品・サービス名、数量、単価などの請求明細・取引の金額・支払いの期日・請求書宛先を明確にする請求先情報

なお、請求先の事業者名に、様や御中などを書き忘れないようにしましょう。

発行した請求書を承認する

請求書の作成が完了したら、取引先に送る前に社内で承認してもらう必要があります。承認フローは、確認漏れや担当者の不在などで進行が滞る場合がありますが、取引先への発送は、全ての承認作業が終わってからの作業となります。

郵送か電子発行で請求書を送付する

発行した請求書が社内で承認されたら、郵送やFAX、電子発行などで取引先に送付します。特に、昨今ではメールや請求書発行ソフトを用いた送付が増えています。理由は、タイムラグがなかったり受け取り側も事務処理が進めやすかったりなど、メリットが多いためです。しかし、メールでの送付は宛先を間違えやすいため、確認作業を怠らないようにしましょう。

入金確認や催促をする

請求書の発行・送付が完了したら、期日までに入金されているかの確認をします。入金の有無だけではなく、正しい金額が入金されているか確認することも重要です。入金に関して問題がないことを確認できたら、入金伝票を作成して売掛金の回収処理に移ります。期日を過ぎても取引先からの入金が確認できない際は、取引先に代金を支払うように催促しましょう。

請求書を受領する側のフロー

請求書を受領したら、支払い期日や金額、振込先などを確認しましょう。内容に誤った点がなければ、期日までに入金をして完了です。内容が間違っていた場合は、取引先に連絡して認識に相違がないか確認します。なお、入金が完了しても請求書は最低7年間保存する必要があるので注意が必要です。

請求書業務が抱える課題

請求書業務は、その性質上発生する課題が多くあります。以下は、請求書業務が抱えがちな課題3つです。

請求書業務は横領が発生し得る

請求書業務は取引の隠ぺいや改ざんによる不正が発生しやすいといえます。特に、請求書業務がシステム化されていない場合は、横領が発生してしまう可能性もあります。逆にいえば、横領を防ぐには請求書業務をシステム化することが有効です。システム化が難しい場合は、定期的に担当者の業務内容や処理内容をチェックしたり、チームで業務をしたりするなどが効果的です。

請求書業務は承認作業でタイムロスしやすい

請求書業務が抱える課題として、請求書を紙ベースで作成する場合に、承認作業でタイムロスしやすいことが挙げられます。なぜなら、承認を担当している人が1人でも不在の場合、承認作業が進まなくなってしまうからです。請求書業務は定期的に発生するため、請求書の承認・発行のフローの調整をしないと長期的な生産性の低下を招いてしまいます。

請求書業務はリスク管理の徹底が必要である

請求書業務は金銭に関わる業務なので、さまざまなリスクが付きまといます。特に、一人の担当者で請求業務を行っている場合、指摘する人がおらずミスしていても気付かない可能性があり、後々大きな問題に発展しかねません。そのため、一部の担当者に任せっきりにせず、チームを作って業務にあたるなど対策をとりましょう。

請求書業務を効率化させる方法

請求書業務を効率化させる方法について解説します。下記でそれぞれの詳細を解説しているので、参考にしてみてください。

請求書の「発行システム」でデジタル化する

Web上で請求書を発行できる「発行システム」によって業務をデジタル化することで、大幅な効率化につながります。PDFなどの電子データへ変換した請求書は、メールへの添付やクラウドサービスなどの手段で送付できます。紙媒体の請求書よりも、作成や発送など一連の流れがスムーズになって人的リソースを圧迫しません。

システムを導入してデジタル化するメリット

システムを導入してデジタル化すると、さまざまなメリットを得られます。具体的なメリットとそれぞれの詳細は下記の通りです。

ヒューマンエラーの防止につながる

ヒューマンエラーの防止につながることが、システムを導入して請求書業務をデジタル化するメリットの1つです。人間による目視での確認や手計算などでミスを完全になくすのは、あまり現実的ではありません。しかし、システムを導入してデジタル化すれば、内容の誤りや計算ミスなどを大幅に減らす効果が期待できます。また、取引の隠ぺいや改ざんなど、手作業では発生しやすいリスクを抑えられるのも利点です。

請求書業務のフローを見える化する

システムを導入して請求書業務をデジタル化すれば、請求書業務のフローが見える化されます。請求書に関わった人や、承認・未承認などのステータスが分かりやすくなり、各種作業が効率的になります。やり取りがスムーズになり、承認を得るまでの時間が大幅に短縮されるでしょう。

業務負担やコストの削減につながる

業務負担やコストの削減につながるのも、システムを導入してデジタル化するメリットです。請求書発行を電子化すると、送付や受け取りの工程が短縮されてスムーズになり、経理担当者の負担を削減できます。また、電子データで取り扱えるため、請求の発生管理や未回収の督促などが簡単です。さらにコピー代や用紙代、郵送料などの削減にもなります。

まとめ

請求書業務は毎月対応が必要であり、取引先が多いと業務量も膨大になってしまいます。経理担当者の負担を軽減し、コストを削減するためには、効率的な対応ができるフローやシステムの構築が求められます。そこでおすすめしたいのが、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」です。書類は全てクラウド上で管理されるので共有や確認の手間が省ける他、ウェブ上での承認や書類確認ができるため効率的な請求書業務が可能です。請求書に関する業務を効率化したいと考えている企業の方は、ぜひメイクリープスの利用を検討してみてください。サービス紹介資料をダウンロードする（無料）