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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
経理業務は多岐にわたるため、業務量が多く大変と感じている人も多いかもしれません。しかし、ルーティン化している業務も多く改善しやすい業務でもあります。この記事では、経理業務の課題を抱えており改善したいと考えている経営者や担当者に向けて、経理業務を改善する方法やメリット、手順などを解説します。ぜひ参考にしてください。
経理業務とは
経理業務とは、企業におけるお金や取引の流れなどを記録して管理する業務です。経理業務は多岐にわたり、経費計算や帳簿記入、請求書の発行や送付、決算などさまざまな業務を担当します。
経理業務の種類
経理業務は大きく分けて、日次業務・月次業務・年次業務の3つに分けられます。ここでは、各業務について詳しく解説します。
日次業務
日次業務とは、日々のお金や取引などを管理する業務です。たとえば、現金の出納管理や伝票の起票整理、売上の集計、従業員の立替経費精算といった業務が挙げられます。また、棚卸資産の購入や受入処理、新規取引先を選定する際の相手方の信用調査なども経理業務に含まれています。
月次業務
月次業務とは、月単位の財務状況の取りまとめや会計処理などのことです。たとえば、社会保険料の納付や給与計算、支払いなどがあります。また、取引先に対する請求書や領収書の発行・送付、取引先への支払いや回収といった買掛金・売掛金の管理なども月次業務です。また、月次決算や予算分析なども業務のうちです。
年次業務
年次業務とは、1年間の経営活動や財政状況などをまとめるための業務です。年次決算は経理業務のなかでも重要な業務であり、煩雑になりがちです。具体的には、現金や預金残高を帳簿とすり合わせたり、在庫や資産の計上を行ったりします。また、減価償却や引当金の計算など多くの業務があるため、年次決算には約2か月かかります。
年次決算が完了した後は、税務申告や会計監査に対応する必要があるため、経理にとって年度末はもっとも忙しい時期です。
経理業務が抱える課題
経理業務にはどのような課題があるのでしょうか。ここでは、経理業務が抱える3つの課題を解説します。
属人化しやすい
経理業務は、簿記などの専門知識が必要になります。経理業務に携われる人材が限られてくるため、属人化しやすいことは大きな課題でしょう。人材不足から、同じ従業員が長く経理業務を担当しているケースも珍しくありません。特定の従業員しか把握できない、担当できない業務が増えることでブラックボックス化する恐れもあります。
オーバーワークになりやすい
経理業務は直接利益を生み出す「コア業務」ではありません。そのため、経理担当の人員数を抑える企業が多く、従業員1人あたりの業務負担が重くなりがちです。また、コア業務ではないもののお金を扱う業務であるため心理的負担も大きいです。オーバーワークになりやすいため、退職のリスクが高くなります。
紙の使用が多い
請求書や納品書、伝票など、業務の多くを紙でやり取りする企業も多いでしょう。経理業務ではさまざまな書類を扱うことになるため、紙の使用が多くなりがちです。紙ベースでのやり取りには手間がかかります。資料を印刷して添え状を作成し封筒に入れ送付するなど、多くの工程が必要で煩雑になりがちです。
経理業務を改善する4つのメリット
経理業務を改善することで、4つのメリットが得られます。ここでは、経理業務改善のメリットを詳しく解説します。
経理担当者の負担が軽減する
経理業務は時期によって非常に忙しくなります。たとえば、決算月の前後などは日次業務に加えて年次決算も行わなければいけないため業務負担は大きいです。残業や休日出勤が多くなり、従業員の不満が溜まることもあるでしょう。業務改善すれば業務負担が軽くなるため、従業員満足度の向上が期待できます。
ヒューマンエラーを軽減できる
業務改善によって、ヒューマンエラーの防止につながることも大きなメリットです。経理業務を手作業で行うと、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが起こりやすくなります。しかし、業務改善によって自動化を進めればヒューマンエラーの軽減につながるでしょう。担当者の心理的負担も軽くできます。
コア業務に力を入れられる
業務改善によって経理の通常業務の負担が軽くなれば、コア業務に集中できるようになります。コア業務とは利益に直結する業務のことで、経理の業務なら株主総会などで発表する各種報告書の作成などがコア業務に当たるでしょう。会社の利益向上につながる業務に力を入れられるようになることで、業績アップが期待できます。
コストが削減できる
業務改善によって、コスト削減も可能です。業務改善を行えば、従業員の業務時間を短縮できるため人件費の削減につながるでしょう。また、業務改善によるペーパーレス化やデジタル化によって、紙代や印刷代などの経費を削減できることもメリットです。紙ベースでなくなることで、管理コストも削減できます。
経理業務を改善するための4ステップ
経理業務を改善するにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、経理業務改善の流れを解説します。
1.経理業務を「可視化」する
まずは、経理の業務内容を洗い出して可視化しましょう。すべての業務を洗い出して内容を把握することで、非効率の原因や不要な業務などを特定しやすくなります。どのような業務があり、誰がどの業務と担当しているのかなどを可視化することで、属人化している部分やそれぞれのプロセスにかかる時間なども把握できます。
2.業務フローを作成する
経理業務を可視化した後は、経理業務全体の業務フローを作成しましょう。この際、責任者がそれぞれの業務の担当者に確認をしながら、業務全体の流れやお金の流れなどを可視化していくことが重要です。
3.課題を特定し改善案を検討する
業務の可視化と業務フローの作成によって、自社の課題を特定しましょう。たとえば、特定の業務において属人化が起こっている、ITツールを導入しているが上手く活用できていないなどです。課題が特定できたら、どのような改善策が有効かを検討していきましょう。
4.改善案を実行する
具体的な改善案を検討して、実行する案を決定したら実行していきましょう。改善案は実行して終わりではありません。実行した後に、定期的なチェックをすることも重要です。改善案を実行してチェック、改善というPDCAサイクルを回すことを意識しましょう。また、重要度などによって優先順位をつけて改善案を実行することも大切です。
経理業務を改善するための4つの方法
経理業務を改善するにはどのような方法があるのでしょうか。ここでは、経理業務を改善する方法を詳しく解説します。
キャッシュレス化を進める
現金の取り扱いがあると、時間がかかってしまいその分人件費も多くかかります。キャッシュレス化を進めれば現金を扱うケースが減るため、効率化につながるでしょう。また、現金の伝票作成などを毎日行っているとヒューマンエラーが起こりやすくもなります。現金の取り扱いを減らすことで、煩雑な業務がなくなりミスの軽減に役立つでしょう。
社内のフォーマットを統一する
社内フォーマットを統一することも業務改善に役立ちます。たとえば、伝票や請求書などを部門ごとに異なるフォーマットで作成している場合、経理での処理が煩雑になってしまいます。社内で使用する書類のフォーマットを統一することで分りやすくなり、経理での処理がしやすくなるため業務負担の軽減が可能です。
ペーパーレス化を進める
前述したように、紙でのやり取りにはさまざまな手間やコストがかかります。ペーパーレス化を進めることによって、紙でのやり取りを省くことができるため、業務負担の軽減につながるでしょう。また、電子帳簿保存法の改正によって、国税関係の帳簿や書類のデータ保存が必要です。ペーパーレス化することで、法改正にも容易に対応できます。
ITツール・サービスの導入で自動化を進める
ITツール・サービスの導入も業務改善には効果的です。経理の業務は多岐にわたるため、ITツールなどを導入して経理業務を自動化することで、業務負担を大幅に軽減できます。また、自動化によって手入力などの作業が自動化できるため、ヒューマンエラーの軽減にもつながるでしょう。税制改正による書類の様式変更などにも自動アップデートで対応可能です。
まとめ
経理業務は多岐にわたるため、担当者の負担軽減のためにも業務改善が求められます。業務改善の方法としては、ペーパーレス化やITツール・サービスの導入、キャッシュレス化などが効果的です。
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