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[非表示]労務管理をいかに効率よく、かつローコストで実行するかは、企業にとって常に大きな課題です。
煩雑でスピードが求められる労務管理を推進するツールとして、近年、クラウド型の労務管理システムが提供されるようになっています。そこで本稿では、労務管理システムを導入するメリットと、おすすめのサービスについてご紹介します。
労務管理とは
労務管理とは、主に以下のような、従業員の労働条件や労働環境を整備し管理する業務のことを指します。
- 勤怠管理
- 給与計算
- 入退社手続き
従来これらの作業は、紙と人の手によって管理されてきました。しかし、近年ではWebシステムを導入することで、煩雑な労務管理に要する時間とコストを大幅にカットできるようになっています。
システム導入により効率化できること
労務管理システムの導入により、以下のようなことが可能になります。
勤怠管理や給与計算を効率化する
勤怠を紙のタイムカードで管理している場合、出勤日数や残業時間などを給与計算シートやエクセルなどに人の手で転記する必要があります。この際、転記ミスによる計算間違いが起こり得ます。
一方、多くの労務管理システムでは、Webシステム上でタイムカードを打刻するため、実働時間のデータは自動的に計算され、勤務時間と給与体系が連動します。転記という作業自体が不要になるため、転記ミスを防ぐことができます。また、転記にかかる時間や人件費を削減できます。
頻繁な入退職にも対応可能
近年では、終身雇用でひとつの企業に勤めるのではなく、転職によってキャリアを重ねる人が増え、雇用の流動化が進んでいます。そのため、企業側においても常時、入退社に関わる手続きが増える傾向にあります。入退社時に発生する手続きは、以下のように多岐に渡ります。
- 労働条件通知書
- 社会保険の手続き
- 扶養控除等異動申告書
- 給与口座の手続き
- 通勤経路の確認
- 社員証の発行
労務管理システム導入により、これらの煩雑な手続きをシステム上で一元管理して実行できるため、時間と労力、そしてコストを低減できます。
社員の勤務状況をリアルタイムに把握できる
紙のタイムカードでは、各社員の勤務状況や残業時間などを、月末の集計によって把握しています。しかし、労務管理システムを導入すると、毎日の打刻をクラウド上で確認できるため、残業時間の管理をリアルタイムで行うことができます。さらに、残業時間が規定よりも多い社員に対して、アラートを発信する機能を備えた労務管理システムもあります。
不正防止
紙のタイムカードでは、他の人間が代わりに打刻するなどの不正を防ぎ切ることはできません。しかし、労務管理システムであれば、社員に個々のユーザーアカウントが付与されるため、代わりに打刻するということは不可能です。
労務管理システム比較のポイント
数ある労務管理システムの中から自社にとって最適なシステムを導入する際には、いくつかのチェックポイントがあります。
対象範囲のマッチした労務管理システムを選ぶ
労務管理システムは、サービスによって対象の企業規模や企業形態が異なります。具体的には、以下の要件を確認の上で、自社に対応可能な労務管理システムを選定することが肝要です。
- 企業規模・社員数
- 業界・業態
- 本社・工場・店舗などの拠点数
- シフト制に対応する必要があるか否か
就業規則への対応
多くの企業では、就業規則を設定しています。その就業規則に沿った機能を提供できる労務管理システムを導入することが望ましいです。
有給休暇を例に挙げると、労働基準法に遵守していれば、入社半年後に10日間の有給休暇を付与することになっています。しかし、付与のタイミングを早めることは法律上問題がないため、企業によっては入社後すぐに有給休暇を付与することも可能です。こういった場合にも対応している労務管理システムであれば、手続きがスムーズです。
また労務管理システムによっては、標準機能にはない機能を追加実装できるカスタマイズ開発に対応していることもあるので、確認すると良いでしょう。
費用体系
労務管理システムは、一般に利用する社員数に応じて利用料金が変動します。社員が増えればコストが加算されるため、中長期的なコスト試算も必要です。
また労務管理システムによっては、初期費用が発生するケースもあるので、予算に組み込むことを忘れないようにしましょう。
おすすめ労務管理システム
それは、おすすめの労務管理システムを紹介しましょう。
ジョブカン
- 企業規模…企業規模問わず
- 業界・業態…業界業態問わず
- 本社・工場・店舗などの拠点数…不明
- シフト制への対応…対応可能
- 機能
・出勤管理
・シフト管理
・休暇管理
・申請管理
・工数管理（単独利用不可） - 費用形態…200円/ユーザー（月額）
※最低利用価格2,000円/月?
※無料プラン・無料トライアル有り - その他…LINEやSlackで打刻
ジョブカンは株式会社Donutsが提供する労務管理システムです。基本的な勤怠管理機能が一通り揃っており、幅広い業種に対応できることが強みです。LINEやSlackでの打刻や工数管理など、他社にはあまり見られない機能も搭載されています。初期費用不要で、多様な機能を考えると料金は比較的割安です。
SmartHR（スマートHR）
- 企業規模…企業規模問わず
- 業界・業態…業界業態問わず
- 本社・工場・店舗などの拠点数…複数の事業所に対応
- シフト制への対応…外部サービスとの連携によって対応可能
- 機能
・人事情報の管理活用
・電子申請対応手続き
・明細の発行
・配布
・アカウント管理
・外部サービス連携
・カスタマイズ など - 費用形態…月額価格は要問い合わせ（無料トライアルあり）※社員30名まで無料で利用可能
- その他…社員プロフィールページに基づく社員名簿を社内に限定して公開する機能など
SmartHRは株式会社SmartHRが提供する労務管理システムです。SmartHRは社員の入退社の手続きに対応しており、雇用契約書や社会保険関係の書類を発行できます。また多言語表示に対応しているので、外国人社員のいる企業におすすめです。 なお、SmartHRには勤怠管理、給与計算機能はなく、外部サービスとの連携によって対応することができます。
jinjer労務（ジンジャー労務）
- 企業規模…企業規模問わず
- 業界・業態…業界業態問わず
- 本社・工場・店舗などの拠点数…複数の事業所に対応（jinjer勤怠）
- シフト制への対応…対応（jinjer勤怠）
- 機能
・勤怠管理
・人事管理
・給与計算
・ワークフロー
・経費精算
・コンディション管理
・労務管理 など - 費用形態…利用する機能によって価格が変動
・勤怠管理 300円/ユーザー（月額）
・人事管理 500円/ユーザー（月額）
・給与計算 500円/ユーザー（月額）
・経費精算 500円/ユーザー（月額） - その他…労働時間・残業時間に対してアラート通知が可能
jinjer 労務は、株式会社ネオキャリアが提供する労務管理システムです。jinjerの特徴は、機能単位で課金する点です。必要な機能を選んで導入することができるので、無駄なく活用できます。
オフィスステーション
- 企業規模…企業規模問わず
- 業界・業態…業界業態問わず
- 本社・工場・店舗などの拠点数…複数の事業所に対応
- シフト制への対応…機能なし
- 機能
・年末調整
・Web給与明細
・労務手続
・有休管理
・マイナンバー - 費用形態…利用するユーザー数が増えるほど、ユーザーあたりの単価は下がる価格設計
・オフィスステーション労務 900円/ユーザー（月額）?
・オフィスステーション年末調整 400円/ユーザー（月額）
・オフィスステーションWeb給与明細 50円/ユーザー（月額）
・オフィスステーション有休管理 100円/ユーザー（月額）
・オフィスステーションマイナンバー 3,000円/企業（月額） - その他…対応帳票数118種類
オフィスステーションは、株式会社エフアンドエムが提供する労務管理システムです。オフィスステーションは、必要とするサービスごとに契約できます。勤怠管理と給与計算は、外部サービスとの連携が必要です。
オフィスステーションの最大の特徴は、対応帳票の種類が豊富なことです。オフィスステーション単体で対応している帳票種類数は118種類あり（2020年6月9日現在）、社会保険や労働保険、雇用保険などの申請書類群に対応しています。詳しくは対応帳票・イベントのページをご覧ください。
sai*reco（サイレコ）
- 企業規模…企業規模問わず
- 業界・業態…業界業態問わず
- 本社・工場・店舗などの拠点数…対応
- シフト制への対応…機能なし
- 機能
・年末調整
・会社管理
・組織図
・従業員管理
・過去情報
・利用者設定
・権限管理
・申請承認管理
・分析
・アラート
・タイムライン
・情報入力
・給与明細 - 費用形態
・システム導入費用 200,000円（初回のみ）
・180円/ユーザー（月額）※利用ユーザー100名以下の場合18,000円/企業（月額）
・システムメンテナンス費用 1,000円/月 - その他…ホールディングス制の関連企業に対応
sai*recoは、株式会社アクティブ アンド カンパニーが提供する労務管理システムです。sai*recoの特徴は、子会社や関連会社などの情報を登録できる点です。ホールディングスの企業グループや、社内に事業所が複数存在する企業（工場や店舗など）などの労務管理に向いています。
勤怠管理と給与計算は、外部サービスとの連携が必要です。
Arrow（アロー）
- 企業規模…小規模?中規模
- 業界・業態…飲食業など
- 本社・工場・店舗などの拠点数…対応
- シフト制への対応…対応
- 機能
・シフト勤怠管理
・シフト登録
・タイムカード打刻
・給与計算
・給与明細
・書類への転記機能
・申請と認証
・スマホ・タブレットからのアクセス など - 費用形態…1,980円/店舗（月額）※1店舗での利用IDの上限は100名まで
- その他…外出先からスマートフォンでシフトの確認が可能
Arrowは、株式会社Ｓ&Ａが提供する労務管理システムです。Arrowは、シフト制で勤務する企業の労務管理に向いており、主にアルバイトを中心とした店舗業務のある企業に最適化されています。シフトを設定すると、勤怠入力から給与計算まで一気通貫で対応できる点が強みです。
まとめ
ご紹介した労務管理システムの特長をまとめました。
- 勤怠管理→ ジョブカン、jinjer
- 入退社手続きに対応→ SmartHR、jinjer、オフィスステーション
- グループ企業全体で導入する場合 → sai*reco
- シフト制の勤務に対応する場合 → Arrow
本記事を参考に、自社に最適な労務管理システムを選定してください。
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