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[非表示]発注書や注文書を郵送やFAX、メールなどで送る場合、書類のみを送るのではなく、文章を添えることが一般的です。発注書などに文章を添える場合には、書き方のポイントを押さえて、添える文章を考えましょう。この記事では、発注書や注文書に添える文章を考える際のポイントや、例文を紹介します。ぜひ参考にしてください。
発注書(注文書)を送る時は郵送・FAX・メールどれが良いの？
発注書や注文書を送る場合、郵送・FAX・メールなど、どの方法で送ればよいのかわからない人もいるでしょう。基本的には、発送方法はどれを選んでも構いません。発送方法に民法による決まりは特になく、「申し込み」と「承諾」さえあれば成立するとされています。そのため、口約束でも発注は成立しますが、トラブルを避けるために発注書を発行することが一般的です。
双方で同意されている方法であれば、どのような発注方法でも構わないため、自社や取引先に合った方法を選ぶとよいでしょう。
下請法では親会社が発注書(注文書)を発行する必要がある
前項では、口約束でも発注は成立すると記載しましたが、下請法(下請代金支払遅延等防止法)が適用される取引の場合は例外です。下請法が適用される取引の場合には、親会社は必ず発注書を発行しなければいけないと定められているため、注意しましょう。
下請法では、親事業者は「下請事業者の給付内容」「下請代金の額」「支払期日および支払方法」の3点を記載した発注書を発行しなければいけないと義務付けられています。
発注書(注文書)を送る際の添え状やメール文とは
発注書や注文書を送る場合、発注書のみで送ってしまうと素っ気ない、丁寧ではないといった印象を与えてしまいます。そのため、挨拶の意味も込めて郵送なら添え状を、メールで送る場合には簡単な文章を添えるのが一般的です。
また、添え状には、発注書の内容をしっかりと確認してもらえるように促すという意味もあります。そのため、添え状には挨拶だけでなく、送付する書類の種類や内容などを記載して一緒に送ったほうが親切です。
発注書(注文書)を送る際の添え状やメール文を書くポイント
ここでは、発注書や注文書を送る際の添え状やメール文を書く際のポイントを押さえましょう。以下では、添え状やメール文を書くポイントを解説します。
シンプルで丁寧な文体を心掛ける
発注書や注文書の添え状やメール文は、シンプルかつ丁寧な文体にしましょう。ビジネスシーンでのやり取りとなるため、くだけた文章だとマナーがなっていないと思われてしまう可能性もあります。フランクな付き合いをしている取引先が相手であっても、文体は丁寧になるように心がけましょう。
もっとも大切な内容は発注書に記載してあり、添え状などはあくまでも挨拶や確認のためのものです。そのため、できる限りシンプルでわかりやすく、読みやすい内容にしましょう。
メールに添付する場合はPDF形式にする
発注書データをエクセルやワードで受け取っている場合もあるでしょう。その場合には、PDF形式に変換してから添付します。エクセルやワードなどは、記入内容を再編集できます。そのため、改ざんなどのトラブルが起こってしまう可能性もあるでしょう。PDF形式に変換しておけば、記入内容を再編集できません。
信頼関係がある取引先や、付き合いの長い取引先であっても、不正等が発生する可能性がゼロとは言い切れません。改ざんによるトラブルを防ぐ意味でも、発注書データはPDF形式にして添付しましょう。
メールに添付する際は事前に相手方へ確認する
メールに発注書を添付して送るケースもあるでしょう。取引先によっては、メールでの注文書を受け付けていないケースもあります。そのため、メールで発注書を送る前に、相手側がメールでの注文書を受け付けているのかどうか、メールでの対応は可能かをあらかじめ確認しておくことが重要です。
企業によっては、FAXなどを中心に発注書を受けている場合もあります。その場合は、メールを見逃すなどのトラブルもあるため、FAXにしたほうが無難でしょう。過去に取引のある相手でも、担当者によって異なるケースがあるため担当者が変わるたびに確認が必要です。
発注書(注文書)を郵送する際に添付する文例
発注書や注文書を郵送する際の添え状には、どのような内容を記載すればよいのでしょうか。以下では、郵送で発注書を送る際の添え状文例を紹介します。
拝啓(頭語) 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。(時候の挨拶)
先日お見積りいただいた○○の件ですが、社内で検討した結果、貴社へ発注させていただくこととなりました。
つきましては、発注書(注文書)を同封しておりますので、ご確認ならびにご手配のほどよろしくお願いいたします。
ご不明な点等ございましたら、お手数ではございますが担当○○までご一報くださいませ。
敬具(結語)
記
発注書 〇通
以上
事前に納品日などについての話し合いが済んでいる場合は、「大変恐縮ではございますが、〇月〇日までに納品いただけますよう、よろしくお願いいたします」などの文章を添えても構いません。
発注書(注文書)をメールで送る際に添える文例
発注書をメールに添付して送付する際に添える文章は、どのような内容にすればよいのでしょうか。ここでは、メールで発注書を添付する際に添える文章の文例を紹介します。
○○株式会社
△〇部 〇□様
お世話になっております。□株式会社の○○です。
先日お見積りいただいた〇〇の件ですが、社内で検討した結果、貴社へ発注させていただくこととなりました。
つきましては、発注書(注文書)をPDFデータで添付させていただいておりますので、ご確認ならびにご手配のほどよろしくお願いいたします。
ご不明な点や、添付ファイルが開けない等ございましたら、お手数ではございますが担当□(mail：○○＠～)までご一報くださいませ。
【添付内容】
発注書(PDF) 〇通
□株式会社
△△部
(住所)
TEL：〇〇-〇〇〇〇
FAX：〇〇-〇〇〇△
E-mail：〇〇＠～
タイトルは他のメールに埋もれないように、「○○発注の件について」など一目で発注書だとわかるようにします。
メールで発注書(注文書)を送付する際のタイトル例
メールで発注書や注文書を送る場合のメール文としては、タイトルを簡潔でわかりやすくすることが重要です。タイトルから発注書であることがわからないと、他のメールに埋もれてしまい気付いてもらえない場合もあるため、注意しましょう。
件名で重要度を判断して、メールの優先順位を付ける人も少なくないため、タイトルには「発注」や「注文」などの言葉を含めて、一目で発注関連であることがわかるようにします。メールで発注書を送る場合のタイトル例は以下のようなものが挙げられます。
・【発注のお願い】〇〇の注文について
・○○の発注書を送付します
・【発注書】○○発注につきまして
・【重要】○○発注書を添付【ご確認下さい】
発注に不安がある場合には電話確認もおすすめ
初めて取引する企業だったり、取り決めが不十分で不安要素があったりするケースもあるでしょう。発注でトラブルがあると、納期が守れなくなるなどさまざまな影響が出てしまうため、不安がある場合には、発注後に電話で確認するのもおすすめです。
発注したからといってそのまま放置してしまうと、発注ミスなどのトラブルに後々発展するリスクもあります。返信が翌日中にこないようなら、確認のために担当者に直接電話して確認するとよいでしょう。また、メールを利用した発注であれば送信履歴を残せます。そのため、メールであれば送った・送っていないというトラブルを防ぐことも可能です。
まとめ
発注書は郵送またはメールのどちらで送っても構いません。発注書を送付する際には、挨拶や送付内容の連絡の意味を込めて、添え状やメール文を添えるとよいでしょう。しかし、発注書作成や送付は手間がかかり、業務負担が重くなりがちです。
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